Immer mehr kleine und mittlere Firmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Wege. Der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt einige steuerliche Fallstricke, warnt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. Unternehmen sollten jetzt die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen oder Bußgelder. Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Daher sollten Unternehmen den für die Rechnungsprüfung verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.
Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit.
Quelle: WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH, www.wws-gruppe.de
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