Unter einer Auftragsbestätigung versteht man die Mitteilung über die Annahme eines Auftrages. Als kaufmännischen Bestätigungsschreiben gilt die schriftliche Fixierung mündlicher Vereinbarungen. Hier ist Vorsicht geboten, da einem solchen Schreiben bei Abweichungen von der ursprünglichen Vereinbarung unverzüglich widersprochen werden muss.
Ist noch kein Vertrag zustande gekommen und wird der Vertrag erst durch ein schriftliches Schreiben wirksam, dann handelt es sich um eine klassische Auftragsbestätigung, oder anders ausgedrückt, um die schriftliche Form einer Willenserklärung. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Kunde ein Angebot eines Malerbetriebes auf einem beiliegenden Antwortschreiben unterzeichnet und (ohne Änderungen) zurückschickt.
Beim kaufmännischen Bestätigungsschreiben dagegen handelt es sich um ein Schreiben unter Kaufleuten, mit dem ein bereits erfolgter Vertragsabschluss bestätigt wird. Es reicht allerdings aus, wenn der Bestätigende von einem bereits abgeschlossenen Vertrag ausgeht und mit diesem Schreiben das Ergebnis vorausgegangener Vertragsverhandlungen verbindlich festlegen will. So gelten beispielsweise Verhandlungsprotokolle als schriftliche Fixierung mündlicher Vereinbarungen als kaufmännische Bestätigungsschreiben und nach einem neueren BGH-urteil auch Baustellenprotokolle.
Vorsicht ist geboten, wenn der Vertragspartner eines Handwerkers in einem Bestätigungsschreiben vom Angebot und den getroffenen Vereinbarungen abweicht. Es gilt nämlich der Grundsatz, dass der Empfänger eines solchen Schreibens diesem unmittelbar widersprechen muss, wenn er dessen Inhalt nicht gegen sich gelten lassen will. Nun mag der Maler, Fahrzeuglackierer oder Stuckateur mit ein oder zwei Gesellen einwenden, dass er ja kein Kaufmann im Sinne des HGB sei. Dazu hat die Rechtsprechung jedoch klar festgestellt: „Adressat kann auch ein Nichtkaufmann sein, der ähnlich einem Kaufmann am Geschäftsleben teilnimmt“ (OLG Oldenburg). Wer also in erheblichem Umfang am Geschäftsleben teilnimmt, muss sich die widerspruchslose Annahme kaufmännischer Bestätigungsschreiben zurechnen lassen. Eine Ausnahme gibt es nur bei groben Abweichungen von der ursprünglichen Vereinbarung. Die Gerichte haben jedoch in Einzelfallentscheidungen die Grenze für grobe Abweichungen relativ weit gezogen. So musste ein Handwerker nach einem neueren Urteil des OLG Dresden einen Nachlass von vier Prozent auf alle Einheitspreise und zusätzlich Skonto von zwei Prozent gegen sich gelten lassen, weil er dem entsprechenden Bestätigungsschreiben nicht unmittelbar widersprochen hatte. Im Schreiben hatte sich der Auftraggeber auf ein Telefonat bezogen, in dem nach Meinung des Handwerkers jedoch keine entsprechenden Vereinbarungen getroffen wurden.
Die Anwendung des Grundsatzes „wer schreibt, der bleibt“ wird zwar den Handwerker oftmals vor unliebsamen Überraschungen schützen, kann aber im Einzelfall auch gegen ihn verwendet werden, wenn er die nötige Sorgfalt im Umgang mit Bestätigungsschreiben der Auftraggeberseite vermissen lässt.
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