Von den Handwerksunternehmen, die über zehn Mitarbeiter hinaus wachsen, schrumpfen die meisten nach kurzer Zeit wieder auf eine deutlich kleinere Mitarbeiteranzahl. Ein systematisiertes Vorgehen schafft hier rechtzeitig Abhilfe. Björn Foetsch, Prokurist beim Handwerksverbund ARTA, stellt verschiedene Perspektiven vor, die dem Unternehmer ermöglichen, seinen Betrieb von allen Seiten zu betrachten.
Die wichtigsten Unternehmenszahlen monatlich im Blick haben
Jeden Monat erhält der Unternehmer aus der Buchhaltung eine „Zwischenbilanz“: die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). An sich eine gute Sache, denn so weiß man ja genau, wo das Unternehmen wirtschaftlich gerade steht – oder besser: … stand. Denn tatsächlich erhalten viele Unternehmer ihre BWA erst sechs bis acht Wochen nach Monatsende. Die Ursachen liegen zum einen im Unternehmen selbst (Unterlagen nicht schnell genug verarbeitet) oder bei den Steuerberatern (weil die ihren Mandanten nicht ernst genug nehmen?). Aber: Was soll eine BWA zwei Monate nach Monatswechsel noch nützen? Wer sein Unternehmen unterjährig nicht nur nach Kontostand führen möchte, der muss seine Zahlen schneller einfordern. Definieren Sie einen letzten Stichtag, bis zu dem Buchungsunterlagen eingereicht werden können: Wochenzettel von den Mitarbeitern (besser gleich digital und tagesaktuell erfassen!), letzte Aus- und Eingangsrechnungen usw. Danach werden die Monate „geschlossen“ und die BWA kann erstellt werden; Korrekturen werden im Folgemonat gebucht (nie rückwirkend in den Vormonaten buchen!). Wer Mitte des Folgemonats seine Zahlen hat, ist gut aufgestellt.
Nun gibt es in vielen Unternehmen drei Positionen, die in der BWA unterjährig kaum eingearbeitet sind:
- 1) Die Abschreibungen, die Steuerberater oft erst in die Bilanz einarbeiten, 2) aufgebaute oder abgebaute Gutstunden und – ganz wichtig –
- 3) die halbfertigen Baustellen zum Monatsende. Was tun? Informieren Sie Ihren Steuerberater, dass die Abschreibungen auch unterjährig pauschal verbucht werden sollen. Legen Sie zweitens einen Stundenverrechnungssatz pro aufgebauter oder abgebauter Gutstunde fest und geben Sie diesen Wert Ihrem Steuerberater zur Abgrenzung in der BWA (aus Mittellohn + Sozialkosten). Und legen Sie drittens einfache Wege zur Ermittlung der halbfertigen Arbeiten am Monatsende fest.
Fazit:
Wer von allen Beteiligten eine schnelle und umfassende Bearbeitung der Buchhaltung einfordert, der weiß jeden Monat genau, wo sein Unternehmen steht und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen.
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