Alles im digitalen Fluss

Das riesige Gebäude am Ende des Gewerbegebiets in Ulmen in der Eifel ist beeindruckend. Neben der Lagerhalle und dem großen Fachmarkt befinden sich dort auch die Büroräume des Malerfachbetriebs Grötz. Hier läuft alles konsequent digital.

Bianca Wege

Thomas Grötz ist ein Macher, immer daran interessiert, seinen Malerbetrieb weiterzubringen. Schließlich führt er das Traditionsunternehmen mit 25 Mitarbeitern bereits in dritter Generation. Er hat es in den letzten Jahren geschafft, den Betrieb in ein neues, digitales Zeitalter zu führen. „Und das hat nur Vorteile für alle Beteiligten.“
So präsentiert er stolz seine „Handytankstelle“ im Lager des Betriebs. Die Smartphones reihen sich da fein säuberlich sortiert in ihre Ladestationen und warten nur darauf, von den Mitarbeitern abgeholt zu werden.
Digitaler Stundenzettel
Eine perfekt durchdachte Sache, denn Grötz setzt auf den digitalen Stundenzettel und nutzt daher die digitale Zeiterfassung CATSbauzeit von C.A.T.S.-Soft. Jeder seiner Mitarbeiter bucht bereits auf der Baustelle die einzelnen Arbeitsschritte in ein Smartphone. Damit diese stets aufgeladen und einsatzbereit sind, stellt Grötz die „Handytankstelle“ zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen nun keine Stundenzettel mehr schreiben, erklärt er, auch für das Büro bedeutet es Entlastung.
Baustellensteuerung
Ehefrau Tina pflichtet ihm bei, musste sie doch früher alle Stundenzettel von Hand bearbeiten. „Es ist eine extreme Erleichterung, denn alles kommt automatisch bei uns im Büro an“, sagt sie und erinnert sich an vergangene Zeiten: „Wenn ich daran denke, wie viel Zeit ich früher mit dem Erfassen dieser Zettel beziehungsweise der Hinterherlauferei der Mitarbeiter vergeudet habe. Jetzt müssen keine Daten doppelt erfasst werden und das spart so viel Zeit.“
Die konsequent digitale Arbeitsweise, mit der Grötz seine Baustellen und das Büro organisiert, liefert ihm zu jeder Zeit den perfekten Überblick über alles, was im Unternehmen passiert. Dafür muss er nicht auf den Baustellen vor Ort sein. „Weil bei uns alles vernetzt ist, wir die Zeiten digital erfassen, kann ich immer sehen, was auf welcher Baustelle läuft“, sagt der Malermeister.
Auf Knopfdruck
Im Büro hat er mit dem Chef-Informationssystem seiner betriebswirtschaftlichen Maler-Software Waricum ein Steuerungsinstrument zur Hand, mit dessen Hilfe auf Knopfdruck alle relevanten Informationen auf den Baustellen abrufbar sind. „Ich sehe, wenn Regiearbeiten, also Mehrarbeiten anfallen, die im Angebot gar nicht vorgesehen waren, oder Arbeiten länger dauern, als von mir kalkuliert und andere noch gar nicht begonnen wurden. Ich sehe einfach immer, wo wir gerade stehen“, erklärt er stolz.
Den Überblick zu haben – das ist für Grötz heute wichtiger denn je. Immerhin betreibt er neben dem Malerbetrieb auch einen großen Fachmarkt, den er mit dem Ladenmodul des Herstellers organisiert.
Optimiert
Von seinem Chefsessel aus hat er Malerbetrieb und Fachmarkt im Blick. Sein Unternehmen ganzheitlich im Griff zu haben, hat für Thomas Grötz oberste Priorität. Das bedeutet nicht nur, den Kunden mit hochwertigen Leistungen und Produkten zufriedenzustellen, sondern auch viele kleine Stellschrauben im Betrieb so zu optimieren, dass mit der digitalen Steuerung völlig neue Potenziale erschlossen werden können. Und so zieht sich die digitale Vernetzung im Malerbetrieb Grötz durch viele verschiedene Bereiche. Zahlungseingänge werden zum Beispiel digital verbucht. Wenn ein Kunde einen Rechnungsbetrag für eine geleistete Arbeit bezahlt, wird diese Einzahlung automatisch und digital im System erfasst. Auch hier empfindet Tina Grötz eine extreme Entlastung. Während sie früher Dutzende Kontoauszüge sichten musste, um den entsprechenden Zahlungseingang von Hand zu erfassen und der Rechnung zuzuordnen, erledigt das heute ihre Software automatisch. “
Alles auf einen Blick
Ich spare hierbei so viel Zeit und Nerven. Zahlendreher oder Fehlbuchungen sind garantiert ausgeschlossen“, erklärt sie. Bei dieser Methode wird der elektronische Kontoauszug, der vom Onlinebanking-System generiert wird, ganz einfach und schnell in die Offene-Posten-Verwaltung der betriebswirtschaftlichen Software Waricum eingelesen und dort automatisch verbucht. Tina Grötz kann so sofort sehen, welche Rechnungen bereits beglichen sind oder wo noch offene Forderungen bestehen.
Generationswechsel
Die nächste Generation steht bereits in den Startlöchern. Die Söhne Nico und Lucas arbeiten schon seit einigen Jahren mit und wollen den Malerbetrieb und den Fachmarkt einmal übernehmen. Die beiden werden die Reise in eine digitale Zukunft Schritt für Schritt weitergehen und wie ihr Vater die besten Werkzeuge nutzen, um das Unternehmen wettbewerbsfähig und erfolgreich zu führen.