Wie Sie Dämme gegen die Reizüberflutung bauen. Hier sind unsere Tipps für Sie:
Es gibt diese fürchterlichen Tage, an denen man zehn Stunden oder mehr im Dienste des Betriebs war und doch das Gefühl hat: Ich habe nichts hingekriegt. Das ist nicht dramatisch, solange diese Tage Einzelfälle bleiben. Doch wenn sie sich häufen oder gar die Regel werden, muss sich etwas ändern. Dabei ist es wie immer: Man muss nicht sein ganzes Leben ändern, sondern nur das Ändern leben. Liegt der Grund für solch zerfahrene Arbeitstage am Mangel an Konzentration, fängt das Ändern an genau dieser Stelle an. Das Ziel ist eine Atmosphäre der Konzentration statt Reizüberflutung. Und die will in Zeiten der kommunikativen Dauererreichbarkeit und des medialen Trommelfeuers erst geschaffen werden.
Elf Minuten
Internet, E-Mail, Mobiltelefonie – ja, sie erleichtern das Arbeitsleben an vielen Stellen. Doch sie fordern auch ihren Preis. Der bemisst sich in chaotisch verbrauchten Minuten, in Ablenkung, in Unterbrechung und unterm Strich in einem Schwund an Zeit fürs Wesentliche. Die University of California hat sich 2009 die Mühe gemacht, in einer Studie herauszufinden, wie dies konkret aussieht. Demnach haben Bürotätige gerade einmal elf Minuten, bevor sie aus ihrer Konzentration gerissen werden, weil dann wieder irgendetwas (das „Ping“ der E-Mail, eine Info auf dem Smartphone) oder irgendjemand (ein Telefonat, eine Rückfrage von Kollegen) unterbricht. Das kann nicht effektiv sein. Eine weitere Studie, dieses Mal vom King’s College in London, macht das noch deutlicher. Die Forscher ließen insgesamt 1.000 Probanden in zwei unterschiedlichen Testgruppen Büroaufgaben erledigen. Die eine Gruppe wurde währenddessen laufend mit E-Mails beschickt. Bei der zweiten Testgruppe herrschte E-Mail-Stille, doch dafür konsumierten alle Probanden währenddessen Marihuana. Das Ergebnis? Die Teilnehmer, die Drogen genommen hatten, schnitten bei der Erledigung ihrer Aufgaben besser ab als die E-Mail-infiltrierten Probanden. Soviel zur Beweisführung. Doch wie macht man das – sich nicht ablenken lassen, effektiver und befriedigender in diesen modernen Zeiten arbeiten? Am besten erledigt man eins nach dem anderen.
Zeitfenster schaffen
Als Betriebsinhaber hat man vielerlei Aufgaben und Tat-Orte – vom Büro bis zur Baustelle. Damit möglichst wenig Zeit und Konzentration auf der Strecke bleibt, empfiehlt sich Folgendes:
- Gruppieren Sie Ihre Aufgaben in einem täglich gleichbleibenden Gerüst.
- Legen Sie Zeitfenster für die Tagesbereiche fest, in denen Sie auf Baustellen sind, Kundenberatungstermine vergeben und Büroarbeit erledigen.
- Innerhalb Ihrer Bürozeiten gruppieren Sie noch einmal: Wann sind Telefon-zeiten, wann brauchen Sie Ihre Ruhe für Angebotsausarbeitung und Rechnungsstellung, wann sind die Zeiten für Besprechungen?
- Beachten Sie dabei auch Ihre persönliche Leistungskurve: Aufgaben, für die Sie am meisten Konzentration benötigen, legen Sie in Ihre leistungsstärksten Zeiten, während Sie rund ums Mittagsloch nur Routineaufgaben anpacken sollten.
Diese Struktur hat einen dreifachen Effekt: Sie müssen Ihre Arbeitstage nicht ständig neu erfinden. Sie arbeiten in den jeweiligen Zeitfenstern konzentrierter. Und Ihre Kunden und Mitarbeiter werden sich durch diese Transparenz schnell daran gewöhnen, wann von Ihnen Gespräche und Auskünfte zu erwarten sind – und wann Sie eben ungestört sein wollen.
Nicht terrorisieren lassen
Eine E-Mail ist nur ein Brief in elektronischer Form? Stimmt nicht. Während vor dreißig Jahren noch kein Mensch eine sofortige Antwort auf einen per Post versendeten Brief erwartet hat, wird heute eine sofortige Rückmeldung auf die Mail vorausgesetzt. Hier hat die digitale Kommunikation eine Eigen- dynamik entwickelt. Sie haben die Freiheit, sie zu brechen:
- Rufen Sie Ihre E-Mails nur noch dreimal am Tag – morgens, mittags und abends – ab, und beantworten Sie sie in den Zeitfenstern, die Sie sich vorgegeben haben.
- Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungssignale ab oder schließen Sie Ihr E-Mail-Programm komplett. Denn sobald ein „Ping“ ertönt oder ein Fähnchen auf dem Bildschirm auftaucht, werden Sie abgelenkt sein.
- Wenn Sie von Kunden oder Mitarbeitern mit mehreren E-Mails pro Tag bombardiert werden – stellen Sie das ab. Hintergrund ist meist, dass diese Menschen unsicher sind oder nach Aufmerksamkeit heischen. Geben Sie Mitarbeitern die Verantwortung, die anstehenden Entscheidungen selbst zu treffen. Suchen Sie mit Kunden das persönliche Gespräch, um Fragen zu klären und ihnen die gewünschten „Streicheleinheiten“ zukommen zu lassen.
Die Elektropost haben Sie jetzt im Griff. Doch was ist mit den restlichen elektronischen Unterbrechern?
Der erste Blick am Morgen und der letzte Blick vor dem Zubettgehen gilt dem Smartphone – das ist keine Angewohnheit, die nur der jungen Generation zu eigen ist. Das Mobilgerät taktet den Tag, ohne lebensnotwenig zu sein. So kann das Werkzeug, das einem eigentlich dienen soll, einen schnell versklaven. Steuern Sie dagegen:
- Stellen Sie SMS, What’s App und alle weiteren Benachrichtungsdienste auf stumm. Rufen Sie die Nachrichten nur während des Zeitfensters ab, das Sie bestimmt haben.
- Schützen Sie Ihre Privatsphäre, indem Sie ein geschäftliches und ein privates Handy einführen. Bei Arbeitsschluss muss das geschäftliche Gerät schweigen.
Alles schwierig? Probieren Sie es aus, und genießen Sie die Zeit, die Sie gewinnen.
Nur gezielt besuchen
Schnell mal ins Internet gegangen, um ein bestimmtes Produkt und seinen Preis zu finden? Dann einen interessanten Link gesehen? Ihm gefolgt – und schwupps waren wieder 20 Minuten in den weitläufigen Untiefen des Internets verschwendet? Das ist menschlich – wenn es aber Tag für Tag zur Routine wird, ist das garantiert ein Konzentrationskiller.
Sie ahnen, was zu tun ist:
- Machen Sie sich vor jeder Recherche im Internet klar, was Sie genau suchen. Wenn Sie dies gefunden haben, schließen Sie die Seite wieder. Sofort!
- Vermeiden Sie es grundsätzlich, Internetseiten am Bildschirm offen zu lassen. Sie werden grundsätzlich beim Wechsel zwischen Dokumenten daran hängen bleiben und wieder versucht sein, abzuschweifen.
Medien gezielt auswählen
Endlich Zeit zum Durchatmen auf der Fahrt zum Kunden. Endlich Feierabend. Doch jenseits von Online & Co. ist hier meist auch keine medienfreie Zone. Im Auto läuft irgendein Radiosender, zu Hause warten das Sofa und die zum Zappen einladende TV-Fernbedienung. Nichts davon ist schlecht. Doch es gibt Alternativen, mit denen man sich auch bei dieser Mediennutzung seine eigene Entscheidungsfreiheit gegen die Fremdbestimmung zurück- erobern kann. Zum Beispiel damit, dass die derzeitige Lieblings-CD im Wagen läuft. Oder man sich schon auf den Film oder die Sendung freut, die man sich bewusst für diesen Abend ausgesucht hat. Und wenn es mal ganz ohne geht – auch gut! Einfach Stille, privateGespräche, ein Spaziergang oder eine Joggingrunde entspannen nachhaltig und tun gut. Auch dem Konzentrationsvermögen.
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