Optimal vorbereitet

Quizfrage: Wie lautet der wohl teuerste Satz innerhalb eines Betriebes? Na? Sie kennen ihn nicht, sagen Sie? Ich wette doch! Nein, ich bin mir sogar sicher, Sie haben ihn schon einmal gehört oder sogar selbst benutzt: „Fahrt mal los Leute und fangt einfach an.“ Wieso Sie dieser kurze Satz eine beträchtliche Menge Geld kosten soll? Ganz einfach – der Ertrag, den Sie auf der Baustelle erwirtschaften wollen bleibt nur dann übrig, wenn Sie das Vorhaben im Vorfeld gut durchorganisiert haben. Wer allerdings seine Mannschaft ohne genauen Plan „schon mal los schickt“ hat bereits vor Beginn der eigentlichen Arbeit verloren.

Dieser Trick, durch eine bessere Organisation erfolgreicher zu wirtschaften, klingt simpel, ist in der Hektik des betrieblichen Alltags oftmals gar nicht so einfach umzusetzen – ich weiß. Gut also, wenn Sie eine Branchensoftware zur Hand haben, die Sie und Ihren Betrieb in dieser Hinsicht unterstützt. Darin werden sämtliche Daten übersichtlich zusammengefasst: Wohin die Mitarbeiter fahren müssen, welches Material auf der Baustelle gebraucht wird und wie viel davon geladen werden muss. Des Weiteren, was erledigt und was dabei beachtet werden muss und wie viel Zeit dafür eingeplant ist – dann wird nichts vergessen und unnötiges Fahren vermieden. So kann sich jeder Mitarbeiter eines Betriebes optimal auf seinen Part vorbereiten.

Hilfreich sind auch Begleitzettel für Materialien, die im gleichen Arbeitsgang ausgedruckt werden können. Darauf vermerken die Mitarbeiter, welche Materialien aus dem Lager entnommen wurden und was später wieder zurückgeht. Der große Vorteil: Anders als bei pauschaler Schätzung des Bedarfs können Fehlentwicklungen schneller erkannt werden. Nicht zu viel und nicht zu wenig bestellen: Auch das ist wichtig, damit der geplante Ertrag wirklich übrig bleibt. Ein geeigneter Software-Assistent sollte den kalkulierten Bedarf, den Lagerbestand und den Lieferanten für die benötigten Materialien für dieses Angebot aufführen und darüber hinaus vorschlagen, was aus dem Lager entnommen werden kann, was bestellt werden muss sowie die Materialliste für die Lagerentnahme liefern. Einige Farbhersteller, zum Beispiel Brillux, bieten hier besonders komfortable Lösungen. Es ist etwa möglich, das Material bereits unter Angabe der entsprechenden Projektnummer zu bestellen. Die digitalen Lieferscheine des Farbherstellers enthalten dann zu jedem Material die angegebene Projektnummer. Dadurch ist immer eine projektbezogene Abrechnung möglich. Diese automatische Zuordnung spart viel Zeit und hilft, den Überblick zu behalten. Gleichzeitig können Sie das Angebot der Hersteller nutzen und die aktuellen Versionen von Sicherheits- und Praxismerkblättern online im Programm herunterladen.

Eine immer wichtigere Rolle spielt auch das System der Arbeitspaketierung für die Baustellenorganisation. Sie gliedert den Auftrag in sinnvolle Einzelschritte und macht damit das Projekt zeitlich und leistungsmäßig messbarer. Abweichungen werden zeitnah analysiert und dann gegebenenfalls geeignete Maßnahmen ergriffen (zum Beispiel eine Änderung des Ablaufes, der Werkzeuge oder der eingesetzten Mitarbeiter). Auch hier können Sie von Ihrer Branchensoftware Hilfe erhalten. Ein ständiger Informationsfluss von und zur Baustelle sichert Ihnen jederzeit den Überblick.

Die mobile Zeiterfassung über Handys kann die Arbeitszeiterfassung bezogen auf die Arbeitspakete unterstützen. Ein Beispiel ist das System der WinWorker Software: Auf der Baustelle klickt der Mitarbeiter das entsprechende Arbeits- paket auf dem Display seines Mobiltelefons an – und schon läuft die Zeit mit. Beginnt er mit einem neuen Arbeitspaket, wählt er einfach die folgende Tätigkeit aus und die Zeiterfassung startet für das neue Paket. Die auf diese Weise erfassten Zeiten landen auf dem Rechner im Büro und können dort nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden. Die Daten aus der Zeiterfassung können auf Knopfdruck auch an eine Lohnbuchhaltungssoftware, wie DATEV, weitergeleitet werden. Und nicht zuletzt: Transparenz durch Arbeitspakete und selbstverantwortliche Auswertung auf der Baustelle führen zu hoch motivierten Mitarbeitern. Sie schaffen sich selbst Erfolgserlebnisse, indem sie Vorgaben unterbieten und so die Produktivität steigern.

Herr Oswald, Sie lassen seit einiger Zeit Ihre Stundenzettel nach Arbeits-paketen ausfüllen… Ja, praktisch jedes Projekt, das wir hier haben, wird in Arbeitspakete unterteilt. Das gehört einfach zur optimalen Baustellenvorbereitung und insgesamt zur Organisation dazu! Wir hatten hier und da noch einmal versucht, Leistungen mitzuschreiben, aber das ist nicht möglich. Wenn Sie sich vorstellen, wir hätten eine Leistungsposition, die „Gerüst“ heißt, und eine Zeitvorgabe von 33 Stunden. Dann sag ich meinen Mitarbeitern, sie sollen auf diese Leistung mitschreiben. Möglicherweise hat das zur Folge, dass sie mir ganz stolz berichten, dass sie nur 31 Stunden für Transport und Aufbau gebraucht haben. Dabei wird dann der Abbau vergessen! Es geht also nur mit Arbeits-paketen.

Wie detailliert haben Sie Ihre Projekte aufgeschlüsselt? Es gibt bei uns Projekte, die bestehen durchaus aus acht oder zehn Arbeitspaketen. Ich nenne mal als Beispiel eine Metallständerwand. Hier gibt es bei uns ein Arbeits-paket für den Transport der Materialien, für das Aufstellen der Konstruktion und eins für Beplanken mit

Trockenbauplatten auf der einen Seite. Dann eins für die Dämmung und eins für die zweite Seite … bis zum letzten Überschleifen der Oberfläche. Und wenn ich das in zwei unterschiedlichen Geschossen mache, dann gibt es möglicherweise noch einmal die gleiche Anzahl an Arbeitspaketen.

Wie kommen Ihre Mitarbeiter mit dieser Vorgehensweise zurecht?

Sehr gut. Dank der chronologisch aufgebauten Arbeitspakete konnten wir unseren Mitarbeitern einen regelrechten Fahrplan für ihre Arbeiten an die Hand geben. Dieses Vorgehen hilft ihnen, alles besser zu strukturieren.

Können Sie das System der Arbeitspaketierung auch für Ihre Kalkulation nutzen? Ja, natürlich. Wir nutzen auch intensiv die Materialmitschreibung und führen auf dieser Basis mit Hilfe unserer WinWorker Branchensoftware die Nachkalkulation durch. Ohne diese Instrumente könnte ich meinen Betrieb gar nicht führen. Und wir waren selbst ein wenig überrascht, welchen Effekt das auf unser Jahresergebnis hat: Seit ich die Arbeitspaketierung in der Software nutze, ist mein Jahresgewinn deutlich gestiegen!

Herzlichen Dank für das Gespräch.

Aus modernen Betrieben ist eine branchenspezifische Software zur gezielten Steuerung der Arbeitsabläufe heute kaum noch wegzudenken. Ohne sie wird es immer schwerer, noch zufriedenstellende Erträge zu erlangen.

Sander + Partner 47574 Goch Tel.: (02823) 4256-0/Fax: – 999 www.winworker.de

Malerbetrieb Adam Oswald

65366 Geisenheim

Tel.: (06722) 8234/Fax: 71898