Baustellenbesprechungen können in verschiedenen Besetzungen und zu verschiedenen Anlässen stattfinden. So muss vor jedem Beginn eines Auftrags eine ausreichende Einweisung der Gesellen erfolgen. Dazu zählen nicht nur fachliche Aspekte der Leistungsausführung, sondern vor allem auch Informationen zum Objekt und zum Kunden. Bei größeren Baustellen sollte die Führungskraft mit dem Baustellenleiter (Vorarbeiter) schon vorab die Baustelle besuchen, um alle Problemfelder vor Ort zu besprechen. Es gibt kaum einen größeren „Produktivitätskiller“wie den, wichtige Fragen erst bei Arbeitsbeginn auf der Baustelle zu klären. Viele Betriebe haben für diese Informationen eigene Formblätter entwickelt, auf denen alle wichtigen Informationen zur Baustelle und zum Kunden festgehalten werden. Diese erleichtern zugleich die Planung des Auftrages selbst, da sie als Checkliste eingesetzt werden können. Natürlich müssen auch alle notwenigen Informationen von der Baustelle rechtzeitigzurück zur Führungskraft. Dies geschieht bei Großbaustellen am besten durch regelmäßige Baustellenbesprechungen zu festgelegten Terminen.
Baustellenbesprechungen finden auch zwischen den Kunden (Auftraggebern) und den Handwerkern (Auftragnehmern) statt. Je komplexer und umfangreicher ein Auftrag ist, umso häufiger sind solche Besprechungen notwendig. In jedem Fall ist die schriftliche Fixierung solcher Besprechungen sinnvoll. Bei der Abwicklung von Aufträgen mit Verbrauchern oder bei kleineren Aufträgen mit anderen privaten Auftraggebern liegt es im Interesse des Auftragnehmers, die Ergebnisse von Besprechungen schriftlich festzuhalten und von der anderen Seite gegenzeichnen zu lassen. Dazu sollten im Auftragsordner vor Ort entsprechende Formulare vorliegen.
Bei Großbaustellen gibt es oft wöchentliche Baubesprechungen, Jour fixe Termine und im Bedarfsfall auch Besprechungen mit einzelnen Gewerken. Die Ergebnisse dieser Besprechungen und auch Anweisungen der Bauleiter werden meist in Protokollen festgehalten und per E-Mail versendet. Da auf mündlich besprochene und in Baustellenprotokollen schriftlich fixierte Sachverhalte die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens anwendbar sind, ist besondere Vorsicht geboten. Der Auftragnehmer muss dem Inhalt eines von der Auftraggeberseite erstellten Protokolls unverzüglich widersprechen, wenn er mit dessen Inhalt nicht einverstanden ist. Dies gilt auch für einen Handwerksmeister mit einem oder zwei Gesellen. Unverzüglich sind in diesem Zusammenhang drei bis maximal fünf Arbeitstage gemeint. Schweigt der Auftragnehmer, dann werden die im Protokoll getroffenen Vereinbarungen – beispielsweise über Nachträge und verbindliche Termine – wirksam. Dies gilt auch dann, wenn die schriftlich festgehaltene Vereinbarung von der mündlichen Version abweicht. Durch den fehlenden Widerspruch kommt nämlich eine neue Vereinbarung zustande. Dasselbe gilt natürlich auch für vom Auftragnehmer an gewerbliche Auftraggeber verschickte Protokolle. Auch dieser muss sich deren Inhalt zurechnen lassen, wenn er ihnen nicht widerspricht. Beim Privatkunden sollte man jedoch im Zweifel Vereinbarungen immer schriftlich festhalten und von diesem unterschreiben lassen.
