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Mitarbeiterbesprechungen

Profi-Tipp Nr. 13
Mitarbeiterbesprechungen

Mitarbeiterbesprechungen
Björn Foetsch, Prokurist Handwerksverbund ARTA, bjoern.foetsch@arta.de
Von den Handwerksunternehmen, die über zehn Mitarbeiter hinauswachsen, schrumpfen die meisten nach kurzer Zeit wieder auf eine deutlich kleinere Mitarbeiteranzahl. Ein systematisiertes Vorgehen schafft rechtzeitig Abhilfe. Björn Foetsch, Prokurist beim Handwerksverbund ARTA, stellt verschiedene Möglichkeiten vor, die dem Unternehmer erlauben, seinen Betrieb von allen Seiten zu betrachten.

Rituale einführen:

Besprochen wird in Unternehmen vieles und vielfach. Die Information „im Block“ und in Abstimmung mit mehreren Personen ist wichtig.
Sie ist auch sehr kostspielig, denn Arbeitszeit (insbesondere die der Führungskräfte) ist teuer. Deshalb lohnt es sich, feste Rituale im eigenen Unternehmen festzulegen. Das beginnt mit der frühen Festlegung aller geplanten Besprechungstermine im Jahr – dann können sich alle beteiligten Mitarbeiter auf diese Termine einstellen und ihre Wochen- oder Urlaubsplanung darauf abstimmen. Wer festen Ritualen folgt, hat es hier noch einfacher: „Betriebsversammlung immer freitags in KW 3“, „Quartalsbesprechungen zu den Unternehmensergebnissen immer am zwanzigsten des Folgemonats“ und „Wochenplanungen immer am Donnerstagnachmittag ab 14:00 Uhr“. Bei Besprechungen, deren Inhalte dem Umfang nach bekannt sind, ist ein verbindlicher Besprechungsablauf mit Zeitplan eine Hilfe, um konsequent beim Thema zu bleiben. Ist der Umfang nicht vorher abzusehen, stellen Sie sicher, dass kein Teilnehmer Anschlusstermine vereinbart, dadurch die Teilnahme vorzeitig abbrechen muss und so kein abschließendes Resultat erzielt werden kann.
Einige Spielregeln helfen, damit aus Besprechungen keine „Schwatzrunden“ werden. „Andere ausreden lassen“, „keine Nebengespräche führen“ und „das Handy vorher bei der Sekretärin abgeben“ sind einfache Regeln, die auf jeder Agenda oben stehen sollten, um den Teilnehmern (auch dem Chef) Disziplin abzuringen. Am Ende gibt es ein Protokoll oder eine Aufgabenliste mit klaren Terminen.
Fazit:
Wer Besprechungen ritualisiert, stellt sicher, dass Termine nicht so leicht „vergessen“ werden. Mit klarer Aufgabenstellung und Vorbereitung der Teilnehmer auf eine Besprechung können dann beste Ergebnisse erzielt werden.
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