Der Begriff „Controlling“ ist längst auch im Handwerk kein Fremdwort mehr. Dennoch ist er oft noch negativ besetzt, weil er mit Überwachung, Einsparung oder gar Arbeitsplatzabbau assoziiert wird. Doch Controlling meint natürlich viel mehr als nur die unzureichende Übersetzung mit dem deutschen Wort Kontrolle. Der Begriff Controlling leitet sich aus dem englischen „to control“ ab und bedeutet sinngemäß Beherrschung, Lenkung und Steuerung von Prozessen und Systemen. Als Instrument zur Steuerung eines Unternehmens umfasst das Controlling die Planung, die Informationsbeschaffung, -verarbeitung und -auswertung sowie die Koordination betrieblicher Abläufe und Prozesse. Die wichtigsten Instrumentarien sind das Rechnungswesen, die Kostenrechnung auf Voll- und Teilkostenbasis (Deckungsbeitragsrechnung) und die Kennzahlenberechnung. Die operative und strategische Planung sollte diese Basisinstrumente ergänzen. Natürlich sind dann die geplanten Zielgrößen auch an der Realität zu überprüfen. Ein Betrieb, der keine Planungen vornimmt, hat auch wenig zu kontrollieren. Und wer weder plant noch kontrolliert, der kann sein Unternehmen auch nicht in eine bestimmte Richtung lenken. Kontrolle ist deshalb eine wichtige Voraussetzung, um zukunftsweisende Entscheidungen zum Wohle des Unternehmens und der Mitarbeiter/-innen zu treffen.
Strategisches und operatives Controlling: Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Unterscheidung zwischen strategischem und operativem Controlling. Diese Unterscheidung beschränkt sich nicht allein auf den Betrachtungszeitraum, sondern ergibt sich vor allem aus den unterschiedlichen Aufgabenstellungen. Gerade im Handwerk mit seiner engen Verzahnung von Controlling und Unternehmensführung gehört zum strategischen Controlling die Analyse der Umwelt und des Unternehmens genauso wie die Planung von Zielen und Strategien. Es geht um die Bewertung von Chancen und Risiken, um Entscheidungen über die Kundenstruktur und das Leistungsprogramm und um Investitionen in Mitarbeiter und in alte oder neue Geschäftsfelder. Das strategische Controlling soll also einerseits den Erfolg des Unternehmens absichern und andererseits die Schaffung neuer Erfolgspotenziale vorbereiten und realisieren.
Das operative Controlling konzentriert sich vorwiegend auf quantifizierbare Größen als Grundlage für den Steuerungsprozess. Es umfasst neben der Bereitstellung und Bewertung vergangenheitsbezogener und aktueller Kennzahlen die kurz- und mittelfristige Planung. Der Fokus liegt auf der Effizienz betrieblicher Prozesse. Zwischen operativem und strategischem Controlling besteht eine große Wechselwirkung, denn einerseits basieren die operativen Planungen auf bestimmten Zielen und Strategien und andererseits liefert das operative Controlling Informationen für die Planung, Kontrolle und Korrektur von Strategien und Unternehmenszielen.
BWA als Controllinginstrument: Wichtiges Hilfsmittel des operativen Controllings ist die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die i.d.R. monatlich vom Steuerberater zur Verfügung gestellt wird. Leider ist diese meist wenig aussagekräftig, da wichtige Ertrags- und Kostengrößen fehlen. Steuerberater werden diese nur auf Initiative des Unternehmers hin berücksichtigen. Neben den erfassten Erlösen ist mindestens der Wert der halbfertigen Erzeugnisse aufzunehmen. Bei Malerbetrieben sind das insbesondere die angefangenen aber noch nicht endgültig abgerechneten Baustellen und Aufträge, denn die entsprechenden Löhne und Materialaufwendungen wurden als Kosten bereits erfasst. Außerdem sind die Abschreibungen und bei Einzelunternehmungen auch der kalkulatorische Unternehmerlohn monatlich zu buchen. Weitere kalkulatorische Kosten wie die fiktive Miete in den selbstgenutzten Betriebsräumen (kalkulatorische Eigenmiete) können noch hinzukommen. Bei hohen Einmalzahlungen an die Mitarbeiter und Gesellschafter (Tantiemen, Weihnachtsgeld, Prämien) sollte kalkulatorisch eine entprechende monatliche Belastung berücksichtigt werden. Je detaillierter unterjährig anfallende Kosten auf die monatlichen Auswertungen verteilt werden, umso aussagekräftiger ist das ausgewiesene Ergebnis. Mindestens quartalsweise sollte auch in kleineren Handwerksbetrieben eine Überwachung mithilfe der BWA erfolgen.
Gerade im Maler- und Lackiererhandwerk spielt das operative Controlling im Rahmen der Baustellenüberwachung und -auswertung eine große Rolle. Es lohnt sich, in der nächsten Ausgabe einen genaueren Blick darauf zu werfen.
