Betrieb & Markt

Analog in digtialen Zeiten

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BU Foto: Fotolia/Andriy Bezuglov
Echte Beste-Wünsche-Post zu Festtagen garantiert Aufmerksamkeit – je digitaler die Zeiten werden, umso mehr! Wie der Versand reibungslos gelingt? Was beim Datenschutz zu beachten ist? Die fünf wichtigsten Tipps.

Autor: David Recker

Wer schreibt, der bleibt. Ein schöner Reim. Besonders viel Wahrheit hat er im Bereich der Kundenbindung. Schriftliche Grüße halten Kontakt zu Bestandskunden zwischen zwei Aufträgen, rufen den Betrieb in Erinnerung und knüpfen am Band der Sympathie. Wirkungsvoller als E-Mails ist Post zu Weihnachten, zu Ostern oder zum Frühlingsbeginn, wenn sie ihren Empfänger noch auf einem echten Stück Papier erreicht. Doch viele Betriebe scheuen mittlerweile den Aufwand. Andere fragen sich, ob solche geschäftliche Grußpost aufgrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) überhaupt noch erlaubt ist.

Die gute Nachricht: Es geht tatsächlich – stressreduziert und datenschutzkonform. Mit diesem Hintergrundwissen und diesen fünf unterschiedlichen Herangehensweisen:

Tipp 1: Empfängerpool bestimmen

Denkt man an Kundengrußpost, denkt man reflexhaft an Grußpost für alle Kunden in der Bestandsdatei. Da kommen schnell ein paar Hundert Adressen zusammen. Auch das ist zu bewältigen, sofern die Adressdaten das ganze Jahr über fleißig gepflegt werden – und nicht kurz vor dem Versandtermin noch ein Großreinemachen in der Datenbank dazukommt. Doch darf man in Zeiten wie diesen, in denen die Auftragslage gut ist, auch mal umdenken? Man darf. Nutzen Sie in diesem Fall Ihre Grußpost dazu, mit schriftlichen Grüßen Ihre bevorzugten Wunschkunden noch enger an sich zu binden. Dann wird diese Werbemaßnahme zu einem Instrument, Ihren favorisierten Markt jetzt und in Zukunft zu steuern. Dasselbe gilt für die Vermarktung Ihrer Wunscharbeitsgebiete. Ist z. B. das Fassadenauftragsbuch im Februar noch nicht voll genug, kann ein Frühlings- oder Ostergruß an genau die Bestandskunden, bei denen Fassadenbedarf wahrscheinlich ist, die Aufmerksamkeit in Ihre Richtung lenken. In beiden Fällen heißt dies, dass Sie aus Ihren Kontakten die jeweils relevanten Adressaten auswählen. Dann geht die Grußpost an vielleicht 50 Kunden – und nicht an mehrere Hundert.

Tipp 2: Grußkarten mit Malerbezug

Zu Recht predigen Marketing-Experten, dass der Erfolg von Grußpost entscheidend von der grafischen Qualität der Karten und einem professionellen Eindruck der Firmendaten abhängt. Von Karten „Marke Eigenbau“ wird abgeraten – dafür gib es mit Grafikern schließlich ebenfalls Fachhandwerker. Als Alternative zu einer gänzlich individuell gestalteten Grußkarte – die einiges an zeitlichem und monetärem Einsatz bedeutet – empfiehlt sich ein Blick in den Brillux Werbemittelshop (www.brillux.de/werbemittelshop). Hier stehen für jahreszeitliche Anlässe wie Weihnachten oder Ostern unterschiedliche Motive und Kartenformate zur Auswahl. Sie alle stellen einen Bezug zum Malerhandwerk her. Außerdem lassen sie sich online konfigurieren und sogar mit Ihrem Firmenlogo und den entsprechenden Kontaktdaten versehen. Zu kleinen Kosten kommen die Wunschkarten dann fix und fertig gedruckt ins Haus – schon ab einer Auflage von 50 Stück.

Tipp 3: Grüßen ist erlaubt

Seit gut einem Jahr ist die DSGVO in Kraft und sorgt nach wie vor für Unsicherheit – was darf man dem Kunden unter welchen Voraussetzungen noch schicken? Tatsächlich fällt Grußpost im Sinne des Gesetzgebers unter Werbung. Man darf sie per Post an Bestandskunden verschicken, wenn – Achtung, Paragrafendeutsch – ein sogenannter Erlaubnistatbestand besteht. Im Falle von postalischen Grüßen kommt hier der Erlaubnistatbestand des „berechtigten Interesses“ zum Zuge. Diese Lesart hat sich mittlerweile etabliert. Berechtigtes Interesse eines Unternehmens ist es demnach, seine Beziehungen zu Kunden mit Grußkarten zu pflegen. Allerdings: Sobald ein Kunde widerspricht und verlangt, fortan keine Grußpost mehr erhalten zu wollen, müssen Sie den Versand dieser und sonstiger Werbung an den Kunden auf dem Postweg einstellen. Außerdem sollten Sie sich unbedingt mit einem Hinweis auf den Grußkarten absichern: Er informiert die Empfänger darüber, dass Sie die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verwenden und der Adressat dem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft an die genannte Kontaktadresse widersprechen kann. Ein Link zur firmeneigenen Datenschutzerklärung rundet die rechtliche Absicherung ab.

Tipp 4: Gutes Timing

Der Feind jedes entspannten Grußpost-Versands ist die Hektik. Und die kommt auf, wenn erst vier Wochen vor Weihnachten oder einem anderen gesetzten Termin mit den Vorbereitungen gestartet wird. Ganz relaxt sieht es aus, wenn die Weihnachtspost bereits im Oktober vorbereitet wird. Im ersten Schritt umfassen die To-dos das Vorbereiten der Adressen, die Festlegung der benötigten Kartenanzahl sowie das Aussuchen und Bestellen des Kartenmotivs. Einmal als Drucksache eingetroffen – das sollte spätestens Mitte November der Fall sein – hat man dann noch gut drei Wochen Zeit, um die Grüße zu konfektionieren, Umschläge mit Adressen zu bedrucken oder sie handschriftlich zu beschriften (das wirkt noch persönlicher), für wichtige Kunden noch ein paar individuelle Worte hinzuzufügen und – das ist ein Muss – jede Karte handschriftlich zu unterzeichnen. Spätestens zwei Wochen vor Weihnachten sollten die Grußkarten dann beim Postamt oder dem regionalen Briefzusteller liegen.

Tipp 5: Genügend Manpower hilft

Überlegen Sie schon in der Planung, wie aufwendig Sie Ihre Grußpost versenden wollen. Die schon erwähnten handschriftlichen Anteile sind ebenso aufwertend für die Wirkung beim Empfänger wie handfrankierte Briefe. Doch Sie sollten das nur in Betracht ziehen, wenn Sie genügend Personal für die Konfektionierung zum jeweiligen Zeitpunkt zur Verfügung haben. Natürlich können Sie Schüler oder Studenten für einen Nachmittag zum „Eintüten“ der Grußpost dazubuchen. Oder Sie machen ein Team-Event daraus: Alle Mitarbeiter helfen beim Frankieren und Konfektionieren – und werden anschließend zum Adventsumtrunk oder zum Oster- oder Frühjahrsimbiss eingeladen. So kombinieren Sie Kundenbindung gleich noch mit ungewöhnlichem Teambuilding.

Mehr zum Thema :
bit.ly/2Lvxt6C


Kontakt

Brillux KundenClub

David Recker

Postfach 1640

48005 Münster

Tel.: +49 251 7188-759
Fax: +49 251 7188-53395

info@brillux-kundenclub.de



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