Brillux Marketingunterstuetzung Malerblatt Wissen

Entspannt und effizient

Immer in Hektik, immer unter Strom und nie im Plan? Viele Inhaber eines Handwerksbetriebs kennen diesen Zustand und wissen gleichzeitig: Das ist weder gut für die Gesundheit des Chefs noch für den Geschäftserfolg. Hier einige wirkungsvolle Tipps, wie man diese unproduktive Verfassung vermeiden kann.

In einem Handwerksbetrieb gleicht kaum ein Tag dem anderen. Der Chef – der Kopf des Betriebs – ist für viele Dinge und die unterschiedlichsten Aufgaben zuständig. Das macht den Reiz dieser abwechslungsreichen Arbeit aus – und fordert auf der anderen Seite von ihm ein konsequentes Selbstmanagement, um nicht von der Firma gänzlich vereinnahmt zu werden. Denn es sind die vielen Kleinigkeiten zusammengenommen, die im schlechtesten Fall für 60-Stunden-Wochen zuzüglich Wochenendeinsatz verantwortlich sind. Einige der häufigsten Handlungsfelder, in denen Sie durch verändertes Verhalten Zeit und Nerven sparen können, stellen wir hier vor – zur Anregung und Nachahmung!

Angebote schreiben, Finanzen planen, mit Kunden und Lieferanten verhandeln, über Mitarbeiterentwicklung nachdenken, die Vermarktung ankurbeln und, und, und – diese betriebswichtigen Aufgaben soll ein Chef zwischen Tür und Angel in ein paar freien Minuten erledigen? Natürlich kann das nicht funktionieren. Tun Sie sich selbst und Ihrem Betrieb etwas Gutes und schaffen Sie sich täglich Freiräume:

· Nehmen Sie sich mindestens eine Stunde am Tag Zeit, in der Sie solche Aufgaben ungestört sichten und planen können.

· Im Betrieb sollte jeder wissen, wann Sie Ihre „Chef-Stunde“ einlegen. Denn das heißt auch: Sie sind in dieser Zeit nicht zu sprechen.

Planen mit Pufferzeiten

Selbstverständliche Grundlage für effizientes Arbeiten ist ein Wochen- und Tagesplan, in dem Termine und zu erledigende Aufgaben mit ihrem jeweiligen geschätzten Zeitbedarf vermerkt sind. Viele Selbstständige machen jedoch den Fehler, jeden Tag bis zum Bersten vollzupacken. Dauert eine Tätigkeit länger oder kommt nur ein Stau auf dem Weg zu einem Kundentermin dazwischen, kippt der ganze Plan und der Stress bleibt am Chef hängen:

· Planen Sie daher immer mit Pufferzeiten. Die Erfahrung zeigt, dass das Vorhalten von 40 Prozent Zeitreserve realistisch ist.

· Umfasst Ihr Arbeitstag durchschnittlich zehn Stunden, so nehmen Sie sich nur Aufgaben mit einem Zeitbedarf von sechs Stunden vor.

Stresssituationen entschärfen

Es sind nicht die großen Störungen und Ereignisse, die die meisten Menschen beim Arbeiten in Unruhe versetzen oder ihre Konzentration leiden lassen. In der Summe aber gelingt es ihnen, beträchtlich viel Arbeitszeit und damit auch Effektivität und Arbeitszufriedenheit zu verschlingen. Sagen Sie diesen typischen Zeit- und Konzentrationsfressern den Kampf an – mit diesen Methoden:

· Bedrohliche Papierstapel: Auf Ihrem Schreibtisch türmen sich die Unterlagen und Sie haben keinen Überblick, ob sich darin wichtige Termine oder Aufgaben verbergen – das sorgt für jede Menge unterschwelligen Stress. Sortieren Sie daher täglich alles – von der Post bis zu Telefonrückrufzetteln – nach Prioritäten in einem übersichtlichen Ablagesystem.

· Ineffektives Multi-Tasking: Gleichzeitiges Arbeiten an mehreren Sachen ist verführerisch. Man gibt sich dem Gefühl hin, dadurch Zeit zu sparen und viele Anfrager parallel bedienen zu können. Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben bringt aber rein gar nichts. Jeder Themenwechsel benötigt geistige Rüstzeit und zieht damit die Aufgabenfertigstellung unterm Strich in die Länge. Erledigen Sie also getrost eine Sache nach der anderen und lassen Sie sich von Außendruck nicht beirren.

· Beflissenheit, die überfordert: Ein Kunde will sein Angebot sofort, der scheidende Mitarbeiter noch schnell sein Arbeitszeugnis und der Lieferant drängelt wegen der Bestellung. Der Blick in Ihren Kalender sagt Ihnen jedoch, dass Ihr Tagesplan schon am Limit ist. Scheuen Sie sich nicht, hier Grenzen zu ziehen, und lernen Sie guten Gewissens, auch mal „Nein“ zu sagen. Gut erledigt wird jede Aufgabe nur, wenn Sie den Kopf dafür frei haben und voll bei der Sache sind.

Betriebliche Kommunikation

Wo Menschen zusammenarbeiten und Aufgaben reibungslos erledigt werden sollen, ist gute Kommunikation die Schnittstelle. Als Chef obliegt es Ihnen, Absprachen und Austausch mit den Mitarbeitern zu organisieren – und zwar transparent in der Sache und für alle berechenbar im Zeitplan. Nur mit einer guten Kommunikation stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter selbstständig arbeiten können – und sie Sie nicht ständig ansprechen müssen. Je klarer Sie kommunizieren, umso weniger Missverständnisse tauchen auf, die letztlich Sie als Chef beim Ausbügeln wieder Zeit kosten. Und je regelmäßiger der Austausch mit ihren Mitarbeitern abläuft, umso effektiver bleiben Sie auf dem Laufenden. Sinnvoll ist z. B. folgendes Vorgehen:

· Etablieren Sie mit Ihren Baustellenmitarbeitern zwei feste, kurze Besprechungstermine täglich: Morgens vor der Abfahrt auf die Baustelle für die Besprechung der heute anstehenden Arbeiten – und ein kurzes Gespräch abends, in dem Sie die Baustellenberichte (am besten schriftlich) entgegennehmen.

· Führen Sie auch bei Büromitarbeitern einen festen Zeitpunkt ein, an dem die anstehenden Aufgaben besprochen werden und die Mitarbeiter Ihnen konzentriert und vorbereitet Fragen stellen können. Das ist besser, als jede halbe Stunde durch eine Rückfrage gestört zu werden.

· Ein guter Ablaufplan für jede Besprechung, die effektiv ablaufen soll, sieht wie folgt aus:

· unbedingt pünktlich beginnen

· konzentriert beim Thema bleiben

· Entscheidungen und Ergebnisse von Mitarbeitern wiederholen lassen

· festlegen, wer was bis wann zu erledigen hat

· rückfragen, ob alles verstanden wurde

· pünktlich beenden

Dranbleiben – und delegieren

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut – und auch der Weg zu einem Selbstmanagement, das dem Chef und dem Betrieb nützt, ist ein Prozess. Fangen Sie einfach damit an. Jeder erfolgreich getane Schritt schafft Ihnen Spielraum, motiviert Sie zum nächsten und zeigt Ihnen auf, wo das nächste Veränderungspotenzial schlummert. Wenn Sie beispielsweise merken, dass Sie bestimmte Bereiche nur mit zusätzlicher Unterstützung bewältigen können – denken Sie über eine Arbeitskraft nach, die Sie stundenweise unterstützt oder wählen Sie die entsprechenden externen Partner. Im Bereich Marketing bietet beispielsweise der Brillux KundenClubein enorm großes Repertoire. Von Arbeitshilfen für die Planung bis zu fertig produzierten Werbemitteln sind hier Rat und Tat prompt und auch zu günstigen Konditionen abrufbar.

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