Brillux Marketingunterstuetzung Malerblatt Wissen

Freunde und Feinde der Zeit

Bis zum Umfallen arbeiten und trotzdem nie mit dem Pensum fertig werden: Diesen Zustand kennen viele Chefs in Handwerksbetrieben. Doch Hilfe naht!

Wer dauerhaft Termindruck empfindet und doch nicht zum Ende kommt, schadet sich in vielerlei Hinsicht. Allerdings wollen Freiräume für Planungs- und Führungsaufgaben auf der beruflichen Seite und Luft für private Interessen aktiv erobert werden.

Den Einstieg liefert hier eine zentrale Frage: Womit verbringe ich eigentlich meine Arbeitszeit – und was will ich im idealen Fall mit ihr erreichen? Ein gutes Zeitmanagement zielt nicht darauf ab, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu bewältigen – sondern in der vorhandenen Zeit das Wesentliche zu tun. Doch nur wer sich selbst effektiv organisiert, nutzt seine eigene Zeit optimal.

Zeitfreund 1: Ziele setzen

Ihre beruflichen und auch privaten Ziele, egal wie sie aussehen, sind sozusagen der gröbste Filter, durch den die Aufgaben Ihres täglichen Arbeitspensums geschickt werden müssen. Denn nur wenn Sie Tag für Tag an übergreifenden Zielen arbeiten, erreichen Sie sie auch. Konkret bedeutet dies, dass Sie Ihre Aufgaben stetig an diesen Zielen messen und sie danach sortieren.

Zeitfreund 2: Prioritäten sehen

Ganz praktisch hilft es hier, zunächst alle anstehenden Aufgaben aufzulisten und dann zu bewerten: Wo steht für den Betrieb derzeit im Hinblick auf Gewinn und Verlust am meisten auf dem Spiel? Bewährt haben sich bei der differenzierten Sortierung der Prioritäten einige Modelle.

Eines davon ist das Eisenhower-Prinzip. Es gibt folgendes nützliches Raster vor, mit dem man Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidet:

· Priorität A: Diese Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie sind von Ihnen selbst und sofort zu erledigen.

· Priorität B: Hiermit markiert man Aufgaben, die gerade nicht unbedingt „brennen“, von denen aber zukünftig viel abhängt. Auch sie sollten von Ihnen persönlich erledigt werden. Legen Sie sie auf Termin.

· Priorität C: In diese Kategorie gehört das typische Tagesgeschäft. Dort finden sich solche Aufgaben, die dringend erledigt gehören, aber langfristig gesehen nicht entscheidend sind. Prüfen Sie hier, welche Anforderungen Sie delegieren können.

· Priorität D: In diese Rubrik gehören Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Delegieren Sie sie.

Zeitfreund 3: Organisiert sein

Kernstück jedes erfolgreichen Zeitmanagements ist die Schriftlichkeit, denn alles, was man nur im Kopf mit sich herumträgt, verursacht bei entsprechender Termin- und Informationsdichte unnötigen Stress. Auch der zweite Schritt ist wesentlich: Viel übersichtlicher als auf verteilten Notiz- und Schmierzetteln lebt es sich mit seinen Aufgaben, wenn sie an einem Ort versammelt sind. Manche bevorzugen dazu ein Buch, andere elektronische Hilfsmittel wie den PC. Der Vorteil einer Computerunterstützung ist die Mahnfunktion, die aktiv auf Termine aufmerksam macht. Egal, wie Sie diese bündeln, wesentlich ist, dass Sie die notierten Informationen strukturieren, damit Sie sie später auch wiederfinden. Und lassen Sie immer Platz für etwas ganz Wesentliches: Den „Erledigt-Haken“, der Ihre Motivation stärkt.

Zeitfreund 4: Realistisch planen

Nun geht es darum, diese Aufgaben der Prioritätenreihenfolge nach auch mit realistischen Erledigungszeiträumen zu versehen. Erfahrungsgemäß praktisch ist es, hier mit Wochenplanungen vorzugehen. Übertragen Sie die Aufgaben in Ihren Zeitplaner und beherzigen Sie folgende Schritte:

· Zeitaufwand abschätzen: Tragen Sie dann die jeweilige Aufgabe mit Anfangs- und Endtermin in Ihren Kalender ein.

· Pufferzeiten vorsehen: Sinnvoll ist es, nur 60 Prozent der Tagesarbeitszeit fest zu verplanen und die restlichen 40 Prozent für Unvorhergesehenes freizuhalten.

· Persönliche Leistungshochs und -tiefs einbeziehen: Nehmen Sie auf Ihren persönlichen Tagesrhythmus in der Zeitplanung Rücksicht.

· Salami-Technik: Gehen Sie hier scheibchenweise vor, dann verliert das Mammutprojekt schnell seinen Schrecken. Zerlegen Sie die Aufgabe.

Zeitfeind 1: Chaos

Unordnung und Chaos nehmen die Lust, Aufgaben in Angriff zu nehmen, weil man den Eindruck hat, sowieso nie Land zu sehen. Ordnen und pflegen Sie Ihren Schreibtisch und tun Sie sich und Ihrer Arbeitshaltung etwas Gutes. Folgende Anregungen helfen dabei:

· Freiraum schaffen!

· Ablagen statt Papierhaufen!

· Schaffen Sie sich mit Bildern und Pflanzen eine wohltuende Arbeitsatmosphäre.

Zeitfeind 2: Aufschieberitis

Die berüchtigte Aufschieberitis ist als wesentlichster Verursacher von Überstunden nicht nur unwirtschaftlich, sie belastet uns auch nervlich.

· Auch hier – Salamitechnik: Zerlegen Sie eine geschobene Aufgabe.

· Karottentechnik: Avisieren Sie sich selbst eine ansprechende Belohnung.

· 5-Minuten-Technik: Verordnen Sie sich selbst, nur fünf Minuten konzentriert an der geschobenen Aufgabe zu arbeiten – mit der Möglichkeit, sie nach dieser Zeit wieder ruhen zu lassen.

Zeitfeind 3: Alleinmacheritis

Diese Einstellung gehört zu den erfolgreichsten Zeitdieben überhaupt. Wer die Möglichkeit hat, sollte unbedingt delegieren, um das eigene Zeitkonto zu schonen, und Folgendes beherzigen:

· Delegationsaufgaben auswählen: Kennzeichnen Sie am besten direkt die Dinge, die andere genauso gut für Sie erledigen können.

· Richtig delegieren: Machen Sie Ihren Mitarbeitern klare Vorgaben, was bis wann wie zu erledigen ist. Überlassen Sie dann die Details Ihrem Personal und fordern Sie nur das Resultat, bei großen Aufgaben auch Zwischenstände, ein.

Zeitfeind 4: Perfektionismus

Was den Unterschied zwischen gut arbeiten und unnötig perfekt arbeiten ausmacht, zeigt nichts deutlicher auf als das Pareto- oder 80/20-Prinzip. Es besagt auf diese Situation angewendet: 20 Prozent des Zeitaufwands, den man in eine Aufgabe steckt, fördern bereits 80 Prozent des gewünschten Arbeitsergebnisses zutage. Für die restlichen 20 Prozentpunkte, die zum 100-prozentigen Ergebnis noch fehlen, müssen dagegen 80 Prozent Zeit aufgewendet werden. Und das rechnet sich in den seltensten Fällen. Also daran denken: Zeitgrenzen ziehen!

Zeitfeind 5: Infoflut

Häufige Telefonunterbrechungen, endlose Besprechungen und die Informationsflut aus dem E-Mail-Posteingang reißen Sie häufig aus Ihrem Arbeitsfluss. Diese Riegel bieten sich an, um solche enervierenden Zeitfresser leicht und dauerhaft einzudämmen:

· Telefonate steuern: Bearbeiten Sie nicht immer alle Anfragen gleich selbst, die ein Anrufer an Sie stellt. Vereinbaren Sie Rückrufe oder verbinden Sie an Mitarbeiter.

· Besprechungen lenken: Endlose Gespräche sind immer planlose Gespräche. Sorgen Sie dafür, dass vor einer Besprechung Gesprächsziele sowie ein Anfangs- und Endtermin festgelegt sind.

· E-Mail-Dämme bauen: Die Unsitte, jegliche E-Mail an große „Zur-Kenntnisnahme-Verteiler“ zu schicken, müllt alle nur zu. Bitten Sie solche Absender höflich, aber bestimmt, Ihnen zukünftig nur noch E-Mails zu schicken, die Sie direkt betreffen. Noch ein Tipp: Prüfen Sie Ihre Posteingänge nur zu festen Zeiten, beispielsweise zur vollen Stunde.

Üben, üben, üben

Lassen Sie sich nicht Bange machen, wenn Sie die einzelnen Methoden nicht gleich beim ersten Mal ganz genau hinbekommen. Übung macht auch hier den Meister. Falls Sie aber doch – trotz konsequenten Selbstmanagements – an interne Kapazitätsgrenzen gelangen, sollten Sie darüber nachdenken, manche Aufgaben mithilfe von externen Kräften zu lösen. In allen Fragen des Marketings ist hier der Brillux KundenClubeine gute Adresse.

Anzeige

Große Fotoaktion auf der FAF 2019

Anzeige

Aktuelle Ausgabe

Titelbild Malerblatt 9
Ausgabe
9.2019

ABO

Anzeige


Malerblatt Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Malerblatt-Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Medien GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Malerblatt-Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Malerblatt-Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de