Einen Malerbetrieb zu führen, ohne sich mit digitalen Helfern die Arbeit zu erleichtern, macht in der heutigen Zeit keinen Sinn mehr. Die Anforderungen im Handwerk sind hoch: Eine Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen muss bei der Angebotserstellung und beim Aufmaß beachtet werden, alle Dokumente müssen GoBD-konform bearbeitet und archiviert werden, Arbeitszeiten sind detailliert zu dokumentieren, der Arbeitsschutz ist einzuhalten und so weiter.
Also – worauf sollten Betriebe achten und welche Lösungen gibt es für die unterschiedlichsten Betriebsgrößen? Auf diese Fragen soll dieser Artikel erste Antworten geben. Eine gute Malersoftware hat ein umfangreiches Funktionspaket in der Basisversion in petto und lässt sich dann nach Bedarf schrittweise um zusätzliche Anwendungen erweitern. Außerdem sollte das Programm anwenderfreundlich zu bedienen sein und um Serviceleistungen wie einen verlässlichen Kundensupport und Schulungen ergänzt werden.
Von Anfang an richtig organisiert!
In der Meisterschule wird der Grundstein für eine erfolgreiche Fachbetriebsgründung gelegt. Es ist wichtig, den Betrieb von Anfang an strukturiert zu organisieren: Kundenadressen und Stammdaten müssen in sinnvoller Ordnung angelegt und verwaltet werden, Aufmaße und Angebote geschrieben und Rechnungen erstellt werden.Auch praktische Hilfen zur Baustellenvorbereitung und Listen zu den offenen Posten sind Gold wert. Selbstverständlich muss auch der Gründer schon GoBD-konform arbeiten.
Idealerweise geht das über ein Programm, das alles aus einer Hand bietet. Der Jungmeister sollte sich nach günstigen Existenzgründerangeboten erkundigen. So wird das Anfangsbudget nicht über Gebühr belastet. Besonders hilfreich für den Start: Bietet das Programm spezielle Stammdaten für den Maler an, muss sich der Einsteiger nicht mühsam einen eigenen Katalog erarbeiten und hat im besten Fall auch gleich Kalkulations- und Materialvorschläge im System – das spart jede Menge Überlegungen und Schreibarbeiten.
Klein, aber fein
Der ganz überwiegende Teil der Malerbetriebe in Deutschland hat ein bis sieben Mitarbeiter. Dabei ist es wichtig, dass der Meister nicht von zu viel Schreibarbeit im Büro gebunden ist. Angebote sollten in wenigen Minuten erstellt und Baustellen optimal vorbereitet werden können. Dabei hat der Maler immer die Kalkulation im Blick. Das Programm sollte auch mit dafür sorgen, dass schnell Geld aufs Konto kommt – dank einfacher Rechnungserstellung und intelligenter Funktionen wie Offene-Posten-Listen, automatische Serienmahnungen etc. Auch hier gilt natürlich wie für alle Betriebsgrößen: Die Software muss das GoBD-konforme Arbeiten von Anfang bis Ende ermöglichen – am besten so, dass die meisten Vorgänge automatisch im Hintergrund ablaufen und den Arbeitsfluss nicht stören.
Um auch unterwegs nie den Überblick zu verlieren, gibt es mittlerweile pfiffige mobile Apps. Via Smartphone können Dokumente eingesehen, Kundenadressen gesucht werden und vieles mehr. Besonders praktisch sind Anwendungen, mit denen das Aufmaß in kürzester Zeit auf der Baustelle erstellt und sicher berechnet ist. Idealerweise in Kombination mit einem Lasermessgerät und anschaulichen 3-D-Grafiken.
Alle Projekte im Blick
In Betrieben mit bis zu 20 Mitarbeitern laufen oft mehrere Projekte gleichzeitig, die Mitarbeiter arbeiten in festen oder wechselnden Teams. Das alles will gut koordiniert sein: Adressen müssen tipptopp gepflegt sein, Termine eingehalten und Materialien pünktlich auf die richtige Baustelle geliefert werden. Der Mitarbeitereinsatz erfordert ebenfalls eine gute Planung. Aufgaben können bei mehreren Mitarbeitern im Büro aufgeteilt werden, aber es gibt meistens einen Ort, an dem alles zusammenläuft.
Auch hier ist die Software im Büro der Dreh- und Angelpunkt für die
Arbeit. In einer Mehrplatzlösung arbeiten mehrere Nutzer parallelt. Die Stammdaten für den Maler sollten strukturiert sein und intelligent gefiltert werden können. Mit einer konsequenten Stunden- und Materialmitschreibung bleibt für die Nachkalkulation alles im Blick. Ein System zum Dokumentenmanagement verwaltet alle Schriftstücke, Pläne etc. zentral und macht sie digital verfügbar. Projekte, Mitarbeiter und Fahrzeuge werden über eine Ressourcenplanung organisiert. Mit einer Onlinebanking-Anbindung sind alle Daten optimal vorbereitet für die Übergabe an die Bank. Mit einem integrierten Aufgaben-Tool weiß jeder, wann er was zu erledigen hat, nichts kann vergessen werden. Idealerweise können die Aufgaben auch mobil versendet und als erledigt rückgemeldet werden. Das erfordert eine enge Verknüpfung mit dem Programm im Büro, wie auch weitere Apps, die sich als nützlich erweisen.
Alles optimal koordiniert
Noch größere Firmen sind oft aufgeteilt in eigene Betriebsbereiche, dessen Teams häufig überregional unterwegs sind. Neben privaten Kunden wissen auch gewerbliche Auftraggeber und die öffentliche Hand das Können zu schätzen. Die Chefs müssen stets alle Fäden in der Hand halten, können aber nicht immer überall vor Ort sein. Neben den bereits genannten Funktionen und Anwendungen können zusätzlich Module für die Materialwirtschaft die Bestellungen optimieren – und der Materialfluss bleibt immer im Blick. Mit einem automatisierten Controlling können Aktionen angestoßen werden, sobald ein gewisser Wert in der Software erreicht ist. Zum Beispiel kann die Aufgabe für die Erstellung einer ersten Abschlagsrechnung versendet werden, wenn in der Materialmitschreibung eine bestimmte Summe überschritten wird.
Weitere Infos:
www.winworker.de
PraxisPlus
Abgehakt
Weitere Informationen sowie Checklisten für Softwareanforderungen an die jeweiligen Betriebsgrößen finden Sie im Onlinebeitrag.
www. malerblatt.de
PraxisPlus
Videotipps
Die Digitalisierung im Handwerk wirft viele Fragen auf. Einige davon beanworten wir in unserer neuen Videoserie. Das Malerblatt fragt. Dirk Sander von Winworker antwortet. Jede Woche gibt es ein neues Video, dass Euch in 2 Minuten immer ein wenig schlauer macht.
