Laut dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21 der Telekom sind Unternehmer aus dem Handwerk mit hohem Digitalisierungsgrad deutlich zufriedener als ihre Kollegen, die gar nicht oder nur wenig digitalisiert sind. Diese sogenannten „Digital Leader“ sind davon überzeugt, flexibler und schneller auf neue Herausforderungen reagieren und so erfolgreicher am Markt bestehen zu können. Speziell im Hinblick auf die Abwicklungsdauer der Aufträge, den Umsatz oder die Servicequalität sehen sich die Digital Leader in einer Spitzenposition. Die digitalen Prozesse unterstützen sie dabei, betriebsweit Kosten zu senken, bei gleichem Zeiteinsatz mehr Aufträge abzuschließen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Das Malerhandwerk zieht nach
Digitalisierungsmaßnahmen wie der Einsatz von Software-Lösungen eröffnen Malern heute eine Vielzahl an Möglichkeiten. Längst lassen sich mit modernen Programmen nicht nur Angebote und Rechnungen schreiben. Viele Funktionen erleichtern die Arbeitsabläufe direkt auf den Baustellen und helfen Chefs dabei, den Betrieb jederzeit auch von unterwegs aus im Griff zu behalten. Die „Digital Leader“ haben es vorgemacht – jetzt sollten alle anderen nachziehen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Aber in welchen Bereichen im Malerhandwerk können Arbeitsprozesse digital verbessert werden?
Die Branchensoftware im Büro
Die digitale Grundlage für unternehmensweit einheitliche Arbeitsabläufe ist eine branchenorientierte Bürosoftware. Schon mit der Standardausstattung werden die Hauptaufgaben leichter bewältigt und der Organisations- und Zeitaufwand im Büro erheblich reduziert. Zu diesen Aufgaben zählen etwa die gesamte Auftragsabwicklung, die übersichtliche Verwaltung der Projekte oder die einfache Pflege von Adressdaten, Materialstammdaten und Leistungstexten.
Um das Büro möglichst papierlos zu gestalten und den Platz für Aktenordner zu minimieren, empfiehlt es sich, ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Damit wird die gesamte Dokumentenablage digitalisiert und Büroabläufe weiter beschleunigt.
Der Austausch mit dem Steuerbüro kann ebenfalls elektronisch erfolgen. Mit DATEV-Unternehmen online etwa werden Pendelordner überflüssig, da die notwendigen Daten einfach aus der Branchensoftware heraus ans Steuerbüro versendet werden.
Smarte Erweiterungen – auch mobil
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg: Wenn Baustelle und Büro immer perfekt abgestimmt sind, laufen die Projekte flüssig und effizient. Dazu ist es sinnvoll, Smartphones und Tablets an eine Branchensoftware anzubinden. Praktisch ist das etwa zur Dokumentation der Baustellen: Bei der Erstbegehung wird mit Smartphone oder Digitalkamera alles elektronisch festgehalten und kann im Büro in informative Mitarbeiter-, Architekten- oder Kundendokumentationen sowie Fotokataloge umgewandelt werden. Die Dokumentationen und Kataloge stehen auch mobil zur Verfügung.
Daneben können Protokolle digital per Smartphone ausgefüllt werden, zum Beispiel Bautagebücher, Prüfprotokolle oder Schadensmeldungen. So gelingt eine optimale Baustellenvorbereitung und -begleitung.
Eine Einsatzplanung der Mitarbeiter sowie eine Geräteverwaltung in digitaler Form erlauben ein äußerst flexibles Arbeiten. Mitarbeiter können ihre Einsätze jederzeit mobil einsehen oder Geräteübernahmen direkt vor Ort sauber mittels Smartphone dokumentieren.
Arbeitszeiten erfassen
Maler kennen das Problem: Arbeits- und Pausenzeiten aller Mitarbeitenden müssen aufgrund des Arbeitgeberentsendegesetzes sowie des Mindestlohngesetzes verpflichtend dokumentiert werden. Was für viele Unternehmer eine zusätzliche Verwaltungsmaßnahme bedeutet, wird für die Anwender einer geeigneten Softwarelösung zum Glücksfall, denn die ermittelten Daten – egal ob stationär oder mobil per Smartphone erfasst – können mühelos für die Nachkalkulation genutzt werden. Die ermittelten Kennzahlen helfen dabei, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu prüfen und Stellschrauben zur Optimierung zu identifizieren.
Weitere Informationen:
www.winworker.de