. Historische Baustellen digital organisiert

Ob Wasserburg, Kirche oder privates Einfamilienhaus – eines ist bei allen Baustellen gleich: je besser sie vorbereitet und koordiniert sind, umso größer ist letztlich ihr Erfolg. Malermeister Krämer aus Rees weiß: Gut organisierte Projekte sparen Zeit und Geld und hinterlassen nicht zuletzt beim Kunden einen professionellen Eindruck.

Schon seit über 350 Jahren ist die Wasserburg Anholt im münsterländischen Isselburg im Besitz der Familie zu Salm-Salm. Wenn Arbeiten zur Gebäudeinstandsetzung anstehen, ruft Fürst zu Salm-Salm gern den Malerbetrieb von Olaf Krämer zur Hilfe. Der Malermeister und ausgebildete Restaurator aus Rees ist der erste Ansprechpartner, wenn es um Arbeiten in der Burg geht.

Qualität hat Tradition

Bereits in der dritten Generation gestaltet der Malerbetrieb Krämer Fassaden und Innenräume und sorgt mit Tapeten, Farben und Bodenbelägen für Wohlfühlatmosphäre. Unterstützt wird Olaf Krämer bei der Organisation des Betriebs und im Büro von seiner Frau. Zehn gewerbliche Mitarbeiter sind auf den Baustellen unterwegs. Kunden finden sich überwiegend im privaten Bereich. Öffentliche Stellen wie die Stadt oder kirchliche Träger wissen das handwerkliche Können ebenfalls zu schätzen.

Der Betrieb läuft gut: Oft stemmt das Team bis zu zehn Projekte gleichzeitig. „Da können wir nicht alles im Kopf haben: Termine, Objekte, Materialien, Einsatzorte und Mitarbeiterplanung – das muss professionell organisiert werden“, betont Krämer. Schon lange nutzen sie für die Auftragsabwicklung die Malersoftware von WinWorker. Da gibt es den ersten Mehrwert schon beim Schreiben des Angebots: Es ist in wenigen Minuten fertig. Und: Die von Krämer genutzten Leistungstexte sind vorkalkuliert. Durch ein kleines Kalkulations-Rollup am Bildschirmrand wird schon beim Schreiben des Angebots deutlich, ob der Auftrag im grünen Bereich liegt. „Anhand der Zeitvorgaben kann ich in der Nachkalkulation zudem abgleichen, ob die Richtwerte auch eingehalten wurden oder ob ich beim nächsten Mal die Zeiten für mein Team anpassen muss“, so der Malermeister.

Seine Mitarbeiter erhalten dann vor der Abfahrt zur Baustelle Checklisten, die auf der Basis der Angebote einfach mit einem Klick ausgedruckt sind. Darauf sind der Einsatzort, Ansprechpartner, nötige Materialien und Leistungen aufgelistet.

Ressourcen optimal eingesetzt

Doch zurück zum Projekt Wasserburg Anholt: Auch dank der WinWorker-Ressourcenplanung ist diese Baustelle bestens vorbereitet. Das Programmmodul unterstützt den Betrieb bei der Organisation der Mitarbeitereinsätze, der Geräte und Fahrzeuge. Krämer: „Die Mitarbeiter für den Einsatz in der Wasserburg rufe ich vorab direkt aus unseren Stammdaten in der Software auf und weise sie per Drag and Drop dem Projekt zu. Beim Eintragen der Projektzeiten werden automatisch Wunschtermine der Kunden berücksichtigt, die wir in den Projektinformationen hinterlegt haben. Bei der Fahrzeugeinteilung kann ich sehen, wie die Transporter ausgelastet sind, und durch Klicken auf die Positionssymbole sogar ganz einfach den Fahrer bestimmen, der das Auto nach Isselburg fährt.“

Das Modul ist an die Software angebunden und eng mit ihr verknüpft, sodass alle Ressourcen direkt aus den Stammdaten kommen – seien es Projekte oder Mitarbeiter oder die verfügbaren Stunden. Sogenannte „unproduktive“ Projekte wie Urlaub oder Abwesenheitszeiten fließen aus dem Modul Stundenmitschreibung ein. Und umgekehrt: „Wenn meine Mitarbeiter Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit melden, können wir diese mit einem rechten Mausklick direkt im Kalender der Ressourcenplanung eintragen. Automatisch werden die passenden Buchungen in der WinWorker Stundenmitschreibung erstellt.“

Krämer weiter: „Die farbigen Balken sind sehr übersichtlich. Ich mache mir alle zwei Wochen einen Ausdruck, auf dem ich dann für diesen Zeitraum alles im Blick habe. Die Kunden merken das, wenn ich professionell mit den Terminen umgehe und nicht einfach aus dem Blauen heraus Fertigstellungsdaten verspreche, die wir dann vielleicht gar nicht einhalten können.“

Eine eigene Auswertung der Auslastung zeigt an, wie viele Stunden verfügbar oder schon verplant sind und ob eventuell sogar über die Kapazität hinaus geplant wurde. Auch die aktuell mitgeschriebenen Stunden werden automatisch angezeigt.

Zeit ist Geld

Während der Arbeiten im historischen Gebäude der Wasserburg sieht man die Mitarbeiter immer mal wieder kurz auf dem Handy tippen. Selbstverständlich nicht für private SMS – vielmehr erfasst das Team so die Arbeitszeiten, und zwar positionsweise. Wenn kurzfristig zusätzliche Arbeiten notwendig werden, etwa weil der Putzuntergrund an einer Wand doch nicht für das Tapezieren geeignet ist – kein Problem, auch die Zusatzleistungen können mithilfe freier Texteingaben erfasst und zusätzlich per Foto dokumentiert werden.

Anja Krämer betreut auch die Auswertung der mobilen Zeiterfassung. „Die Daten fließen automatisch in die Malersoftware ein und sind perfekt aufbereitet, z. B. für den Nachweis im Rahmen des Mindestlohngesetzes und für die Weitergabe ans Steuerbüro für die Lohnabrechnung“, erläutert Anja Krämer. Sie bilden auch eine gute Basis für die Nachkalkulation, die damit in einem Aufwasch schon so gut wie erledigt ist.

Olaf Krämer kann übrigens in der Mitarbeiterübersicht auf dem iPhone und seinem iPad sehen, wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist. Alle Daten der Zeiterfassung fließen dort ein. So hat der Malermeister immer alles digital im Blick.