Mobil gegen Graffiti

Karl-Heinz Billotin und sein Team bieten vielfältige Leistungen aus einer Hand. Die Kunden schätzen die Freundlichkeit und das handwerkliche Können der Fachleute. Sie loben auch die gute Organisation des Betriebs.

Friedenstraße 62 in Hürth bei Köln: Gerade fährt Karl-Heinz Billotin auf den Hof. Er war wieder einmal mit seinem Anti-Graffiti-Mobil unterwegs. Darin hat er alles, was Hausbesitzern zu einer sauberen Hauswand ohne Schmierereien verhilft: Neben einem speziellen Hochdruckreiniger gehören ein Farbmessgerät und ein mobiler Farbtonmischer dazu. Damit ermittelt Billotin den exakten Farbton des Hausanstrichs, den er dann perfekt vor Ort nachmischt. In kürzester Zeit ist die Fassade wieder wie neu.

Zuverlässig

Graffitientfernung ist seit einigen Jahren ein Spezialgebiet des Malerfachbetriebs Billotin, der mit seinen 25 Mitarbeitern ein breites Spektrum an Leistungen anbietet: Von kreativen Maltechniken und Tapezieren über Schreinerarbeiten und Akustikbau bis hin zu Bodenbelagsarbeiten. Ein Teil der Aufträge kommt von privaten Kunden und von Wohnungsbaugesellschaften.

Mittlerweile wird er jedoch überwiegend von Versicherungen damit beauftragt, Schäden zu beseitigen. Seine Zuverlässigkeit hat sich herumgesprochen. „Wir haben Verträge mit Versicherungen abgeschlossen, für die wir bis zu 2.500 Schadensfälle im Jahr bearbeiten. Dafür fahren wir zum Teil 150 Kilometer weit. Interessant ist, dass aus diesen Versicherungsfällen auch immer mal wieder private Folgeaufträge entstehen“, freut sich Billotin.

Das Büro im Griff

Bei der Vielzahl der Aufträge ist eine gute Organisation einfach unerlässlich.

Das Büro ist fest in Familienhand: Karl-Heinz Billotin erstellt zusammen mit Sohn Marc Angebote und Rechnungen. Auch Schwiegertochter Stephanie und Ehefrau Brigitte sind mit im Boot. Bis im vergangenen Jahr haben die Billotins mit Excel und Word gearbeitet. Irgendwann hat Karl-Heinz Billotin gemerkt, dass er damit an Grenzen stößt. „Dann hat mir ein Bekannter von einer speziellen Malersoftware erzählt. Zunächst habe ich gedacht: Quatsch, das ist viel zu teuer. Aber als mir ein Kundenbetreuer die WinWorker-Software vorgestellt hat, war ich spontan begeistert: Alle nötigen Formeln sind schon hinterlegt, blitzschnell wird automatisch alles ausgerechnet – Massen, Preise und die gesamte Kalkulation … das erleichtert die Arbeit enorm. Mittlerweile kann ich mir gar nicht mehr erklären, warum wir so lange mit Excel gearbeitet haben“, wundert sich der Geschäftsführer.

Angebote im Handumdrehen

Ein Nachunternehmer von Billotin hat sich das Programm ebenfalls angeschafft. So gibt es keine Reibungsverluste. Angebotsdaten werden seither über die integrierte GAEB-Schnittstelle ausgetauscht. Die Arbeitserleichterung zeigt sich vor allem bei mehrseitigen Angeboten. „Früher musste man fast einen halben Tag für ein Angebot einplanen, jetzt ist es in weniger als einer Viertelstunde fertig.“ Die Material- und Leistungstexte kommen von Sirados oder seit Kurzem auch von den Malerstammdaten. „Die Texte der malerstammdaten sind sehr praxisnah formuliert und sogar mit Zeit- und Materialansätzen vorkalkuliert. Ich muss nur noch die Massen eingeben, fertig“, so Billotin.

In seinen Rechnungen sind die Auf-maße gleich miteingebaut. Alle Maßketten sind sichtbar, das ermöglicht die Software. Karl-Heinz Billotin bekommt regelmäßig Lob von den beauftragenden Versicherungen wegen der übersichtlichen und detailgenauen Dokumente.In die Software hat er sich selbst eingearbeitet. Dabei haben ihm die Anleitungen geholfen, die WinWorker in Papierform und online zur Verfügung stellt. Wenn dann noch Fragen offen sind, ruft er den Kundensupport an. Der hilft immer weiter – telefonisch oder per Fernwartung. So kann er am eigenen Bildschirm mitverfolgen, wie sein Problem gelöst wird.

Schnelle Zahlungseingänge

Noch ein Unterschied zur früheren Arbeit mit Excel: Billotin hat jetzt schneller sein Geld auf dem Konto. Dafür sorgen die Offene-Posten-Verwaltung und das automatisierbare Mahnwesen von WinWorker. „Ich habe zu jedem Kunden Zahlungsziele und Skontokonditionen angelegt. Die Software gibt automatisiert Nachricht, dass eine Rechnung über einen längeren Zeitraum nicht bezahlt worden ist. Das ist praktisch, ich muss nicht selbst dran denken.“

„Seitdem ich das Malerprogramm nutze, habe ich weniger Kontakt zu meinem Steuerbüro“, verrät Billotin augenzwinkernd. „Früher musste das Steuerbüro häufiger auf die Suche nach alten Rechnungen gehen und hat uns das natürlich auch in Rechnung gestellt. Jetzt ist alles in der Software mit wenigen Klicks aufrufbar, weil alle Dokumente zum Projekt und zum Kunden digital abgelegt sind. Das gibt Sicherheit und spart Geld.“

Für den Bereich Daten- und Dokumentenmanagement ist Schwiegertochter Stephanie zuständig. Außerdem betreut sie die mobile Zeiterfassung, die Billotin für alle seine Mitarbeiter eingeführt hat.

Optimal dokumentiert

Früher hat er Wochenzettel von seinen Mitarbeitern schreiben lassen: „Die Ordner haben fast die ganze Garage gefüllt! Das war ich leid, ich wollte weg vom Papier“, erläutert Karl-Heinz Billotin.

Jetzt werden die Zeiten mobil auf der Baustelle erfasst. Jeder Mitarbeiter hat dafür ein Smartphone. Stephanie Billotin kontrolliert von Zeit zu Zeit die Buchungen am Rechner. Falls sich mal kleine Fehler einschleichen, bekommt sie eine automatische Meldung von WinWorker. Sie kann die Buchung dann nachträglich berichtigen.

Für die Lohnabrechnung druckt sie einmal im Monat die Monatszeitkarte aus und gibt sie an das Steuerbüro weiter. Darin sind alle wichtigen Daten übersichtlich und minutengenau zusammengestellt. Auch für die Dokumentation im Rahmen des Mindestlohngesetzes sind die Auswertungen der Software perfekt geeignet. Schon zweimal war der Zoll vor Ort und hat Mitarbeiterkontrollen durchgeführt und die Unterlagen geprüft. Alles war tipptop in Ordnung. Die Beamten waren angetan, wie gut organisiert der Betrieb ist.

Das merkt man an vielen Stellen, wie zum Beispiel auch bei der Auftragsvorbereitung. Dann druckt Billotin die Zeitvorgabelisten aus, aufgeschlüsselt nach Positionen. Es dient den Mitarbeitern auf der Baustelle zur Orientierung. „Dank der mobilen Zeiterfassung kann ich im Nachhinein auf einen Blick sehen, ob die Vorgaben gepasst haben oder gemeinsam mit den Mitarbeitern überlegen, was beim nächsten Mal zu verbessern ist. Vielleicht waren sie auch schneller als gedacht, dann kann der Zeitansatz für künftige Projekte angepasst werden“, so Karl-Heinz Billotin. „Das ist genial!“