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Mobil, schnell und fehlerfrei

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Mobil, schnell und fehlerfrei

Ralf Hörner von der Malerwerkstätte Hörner Colorativ GmbH wurde der Verwaltungsaufwand zu groß – für die Zeiterfassung musste eine neue Lösung her.

Malermeister Ralf Hörner hat mit seinem Team bereits einem ganzen Hallenbad mit frischen Meeresfarben und fröhlichen Fischmotiven innen seinen Stempel aufgedrückt. Natürlich gibt es neben solch umfangreichen Projekten auch die vielen kleineren Aufträge, die in maximal einem Tag erledigt sind. Die erfordern einen im Vergleich zu größeren Projekten relativ hohen Verwaltungsaufwand. Denn auch hier müssen ja Aufmaße, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen geschrieben sowie Arbeitszeiten erfasst und dokumentiert werden.

Bis vor einigen Monaten lief die Arbeitszeiterfassung bei Colorativ noch anders. Die fünf Mitarbeiter und die Azubis haben Stundenzettel ausgefüllt, die dann am Anfang der Woche vom Chef selber in die Stundenmitschreibung eingepflegt wurden. Die „Zettelwirtschaft“ bedeutete viel Arbeit.
Start gut vorbereitet
Im November des vergangenen Jahres hat Hörner dann die mobile Zeiterfassung für seine Mitarbeiter eingeführt. Nur die beiden Auszubildenden schreiben wie bisher auf Stundenzetteln ihre Arbeitszeit mit. Der Malermeister und seine Frau Daniela haben den Start gut vorbereitet: Zu Beginn gab es eine kleine Schulung für alle. Dort hat er seinen Leuten nicht nur die Bedienung der Mobiltelefone und der Erfassung der Daten vorgestellt, sondern auch einmal den automatischen Weg einer Buchung vom Handy über den Server auf den Zentralrechner im Büro gezeigt. Damit waren dann anfängliche Bedenken der Mitarbeiter, ob denn die elektronisch erfassten Daten manipuliert werden könnten, schnell zerstreut. Anschließend hat Ralf Hörner einen Testauftrag auf den Handys eingerichtet, so dass alle übers Wochenende einmal die Buchungen live ausprobieren und Arbeitszeiterfassung „spielen“ konnten. Besonders praktisch hat sich für den Chef dabei schon die ebenfalls neu eingerichtete App für sein iPhone herausgestellt: „Ich konnte an diesem Wochenende über die integrierte Mitarbeiterübersicht verfolgen, wie die Test-Arbeitszeitbuchungen abliefen. Alle waren eifrig bei der Sache und haben fleißig „Arbeitszeit“, „Pause“ „Rüstzeit“ usw. auf das Testprojekt gebucht. Offensichtlich sind sie von Anfang an gut klargekommen mit dem System.“ Daniela Hörner pflichtet ihm bei: „Es war ein riesiger Pluspunkt, dass wir die Testversion der Software für ein paar Wochen bekamen und uns von deren Qualität überzeugen konnten.“
Die via Handys gebuchten Daten werden bei der Lösung der WinWorker Software also sowohl an den PC im Büro als auch parallel aufs iPhone geschickt, wo in einer Übersicht dargestellt wird, welcher Mitarbeiter gerade mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. „Das bietet mir optimalen Überblick. Bei unseren kleineren Aufträgen war es sonst so, dass ich oft telefonisch nachfragen musste, wie weit der Mitarbeiter ist, ob ich ihn eventuell schon auf einer anderen Baustelle einsetzen kann. Das war umständlich und auch beim Kunden ein wenig störend. Jetzt schaue ich einfach auf mein iPhone, und kann den aktuellen Stand auf den Baustellen minutengenau sehen und entsprechend weiterplanen“, so Ralf Hörner.
In einer einwöchigen Testphase wurde dann parallel auf den mobilen Geräten und sicherheitshalber auch noch auf Stundenzetteln mitgeschrieben. Das hat fehlerfrei geklappt, so dass schon nach einer Woche die Arbeitszeit nur noch elektronisch erfasst wurde.
Wertschätzung der Mitarbeiter
Dass jeder seiner festen Mitarbeiter ein Firmenhandy bekommen hat, ist für ihn selbstverständlich: „Damit drücke ich ja auch eine gewisse Wertschätzung für meine Leute aus. Und ich habe festgestellt, dass sie sehr verantwortungsvoll mit den Geräten umgehen und nur dienstliche Telefonate führen. Wir haben da ein wirklich gutes Vertrauensverhältnis.“ Bei den älteren Mitarbeitern hatte Ralf Hörner anfänglich noch leichte Bedenken, dass sie sich etwas schwerer tun würden mit der neuen Technik: „Aber da gab es überhaupt keine Probleme. Dank der einfachen Handhabung kamen alle sofort gut zurecht.“ Mitarbeiter Heiko Weller erinnert sich an die ersten Versuche mit dem neuen System: „In den ersten Stunden war es zuerst ungewohnt, doch dann übte ich zu Hause ein paar Buchungen – und dann ging alles völlig problemlos. Wenn ich jetzt am Arbeitsort angekommen bin, dann melde ich mich übers Handy an, drücke beim Beginn einer Pause auf eine Taste und bei deren Ende wieder – und fertig.“
Fotos und Sprachnachrichten
Das Hörner-Team führt häufig in Wohnanlagen Renovierungen aus. Nicht nur dort ist eines besonders praktisch: Wenn unvorhergesehene Zusatzarbeiten anfallen, können die Bauleiter schnell ein Foto mit der im Handy eingebauten Kamera machen. „Dazu nehmen sie dann eine kurze Sprachnachricht auf, zum Beispiel „Styropordecke abgenommen, drei Stunden“. Dann brauchen sie nicht mit einem Notizzettel rumzulaufen, den sie dann wohlmöglich zwei Tage später nicht mehr finden…“, meint er schmunzelnd. Die Sprachnachricht wird als Datei gleich in die Sammelmappe zum Projekt integriert. Mit diesen Hintergrundinformationen schreibt Hörner dann die Rapporte in der WinWorker Software. Die Mitarbeiter können sich aufs Wesentliche – die kreativen Malerarbeiten – konzentrieren. Hörner möchte das Maximale aus der Zeiterfassung herausholen, daher nutzt er die erfassten Daten auch für seine Nachkalkulation. „Bei mir geht keine Rechnung raus, ohne dass ich einen Soll-Ist-Vergleich gemacht habe. Meine Frau pflegt immer die Materialien mit ihren Kosten in die WinWorker Materialmitschreibung ein. Zusammen mit den Daten aus der mobilen Zeiterfassung bietet das die beste Basis für einen guten Überblick über die Zahlen – man muss ja immer dranbleiben.“
Gravierende Zeitersparnis
Schon nach wenigen Monaten hat sich herausgestellt, dass die mobile Zeiterfassung für ihn eine Zeitersparnis von mindestens zwei bis drei Stunden pro Woche bedeutet. „Früher habe ich montagmorgens die Stundenzettel abgetippt und bin manches Mal an unleserlicher Schrift auf den Zetteln oder meinen Tippfehlern verzweifelt.
Einen weiteren Vorteil sieht Ralf Hörner in der Zuweisung der Buchungen zu den Baustellen. Die aktiven Projekte werden mit ihren Projektnummern auf das Handy übertragen und die Arbeitszeitbuchungen immer genau für dieses Projekt durchgeführt. „Bei einem Straßenzug mit drei gleichzeitigen Bauvorhaben, zum Beispiel auf der Schillerstraße 6, 8 und 10 sind die Buchungen eindeutig der richtigen Baustelle zugewiesen. Verwechselungen wie früher, wenn auf dem Stundenzettel nur „Schillerstraße“ stand, sind ausgeschlossen.“
Ralf Hörners Fazit: „Besonders bei den vielen kleineren Aufträgen habe ich dank WinWorker Software und mobiler Zeiterfassung sehr, sehr viel Zeit gespart, gegenüber der händischen Erfassung ist sie eine große Erleichterung für den betrieblichen Ablauf.“

PRAXISPLUS
Die Malerwerkstätte Hörner Colorativ GmbH arbeitet mit zukunftsorientierten und ökologischen Materialien. Malermeister Ralf Hörner, seine Frau Daniela und die fünf festen Mitarbeiter sind in Sachen Innenraum- und Fassadengestaltung unterwegs. Seit einigen Jahren setzt Hörner die WinWorker Software in seinem Betrieb ein. Neben dem Schreiben von Aufmaßen, Angeboten und Rechnungen nutzt er das Programm für die Material- und Stundenmitschreibung – und auch für die Nachkalkulation. Seit Herbst 2011 werden die Arbeitszeiten mit der WinWorker Mobilen Zeiterfassung via Handy erfasst. Die WinWorker App bietet dem Chef auch unterwegs Überblick über die aktuellen Tätigkeiten der Mitarbeiter, Einsicht in WinWorker Dokumente und direkten Zugriff auf Kundenadressen.
Malerwerkstätte Hörner Colorativ GmbH Becherlehenstraße 29/1 73527 Schwäbisch Gmünd Tel.: (07171) 72696 www.colorativ.de WinWorker Software Tel.: (02823) 4256-200 www.colorativ.de
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