Riesiger Vorsprung

Ulrich Schweizer

Kaum betritt ein Besucher den Malerbetrieb Ingo Griesbach GmbH in der Baden-Badener Schulstraße, ist ihm eines klar: Dieses Unternehmen ist bestens organisiert. Jedes Werkzeug steht, liegt oder hängt so an seinem Platz, dass die Mitarbeiter alles wohl auch mit verbundenen Augen finden würden, wenn sie ihr Fahrzeug für den nächsten Baustelleneinsatz bestücken. All die Maschinen und Gerätschaften signalisieren zudem sofort, dass man hier zukunftsfähig ist und technisch alle Register zieht.

So rechnet man vor dem Eintritt ins Büro dort natürlich nicht nur mit Ordnung, sondern, ganz klar, auch mit einem PC. Und doch machen wohl die meisten recht große Augen, wenn sie realisieren, was sich ihnen bietet. Zwei riesige Flachbildschirme thronen über dem Schreibtisch von Ingo Griesbach. Sofort weiß man, dass der Chef sich mit den Computern und mit der Software auskennt und man weiß darüber hinaus auch, dass Ingo Griesbach Spaß am Einsatz neuester Techniken hat.

Mit der „normalen“ Leistungspalette kann sich ein Malerbetrieb kaum mehr von anderen Betrieben abheben. Davon ist Ingo Griesbach überzeugt. „Ich habe geschaut, wo sich noch ein Feld bietet, um mich von den Wettbewerbern abzuheben. Und diese Lücke fand ich im Bereich der Organisation und der EDV.“ Sobald der Ablauf auf einer Baustelle sich anders gestaltet als bei den durchschnittlichen Handwerksbetrieben, registrieren das Kunden und Architekten. „Bei uns ist der Informations-Austausch unglaublich wichtig. Wir reagieren sofort, wenn sich Änderungen ergeben.“ Dass das inzwischen alles über Handy auf der Baustelle und mit Computer im Betrieb stattfindet, kann man sich schon fast denken. Nur, wie professionell das alles betrieben wird, überrascht dann doch. Ist das alles denn nicht ein bisschen übertrieben und eher ein Hobby? „Zwar hat es mir Spaß gemacht, das alles auf den heutigen Stand zu bringen, doch es geht um die Reduzierung des Verwaltungs-Aufwandes sowie letztlich darum, schnell abrechnen zu können. Sogar von Hausverwaltungen haben wir nach sieben bis zehn Tagen unser Geld – alles ist vom Kunden ganz einfach zu überprüfen. Und jeder Schritt kann durch die Zeiterfassung nachvollzogen werden.“

Dass hier ein „Überzeugungstäter“ erzählt, das geht aus den Erzählungen hervor. So rüstete Ingo Griesbach schon 1997 auf, als eine neue PC-Generation auf den Markt kam. Auch zu dieser Zeit wurde schon vieles über den Computer organisiert, doch eben noch über Hilfsmittel wie die Excel-Tabellen. Dass besagter Zustand sich aber nicht ewig würde halten können, das war klar: „Ich gebe mich nie mit dem zufrieden, was ich erreicht habe, auch nicht im Bereich der Organisation über den PC. Bereits 2003 führte ich die erste digitale Zeiterfassung ein, damals noch über das Chipdrive-System. 2007 stieß ich jedoch auf die WinWorker-Software von Sander und Partner und war sofort begeistert.“

Mit Einführung der mobilen Zeiterfassung zeigten sich die Mitarbeiter zunächst nicht gerade begeistert. Sie fühlten sich überwacht, weil die Daten über ein Mobiltelefon gleich auf der Baustelle erfasst und online ins Büro übertragen werden. Sehr schnell wurde aber nicht nur der Vorteil für den Betrieb sichtbar, sondern auch der Nutzen für die Mitarbeiter: „Es ist jetzt so, dass sich alle sofort via Handy einbuchen, sobald sie auf der Baustelle sind. Und das ist häufig deutlich vor dem Beginn der üblichen Arbeitszeit. Man kann im System noch eine Einstellung wählen, ob der Tagesbeginn sofort mit Eintreffen auf der Baustelle oder gerundet erfolgen soll. Bei uns läuft die Uhr sofort beim Einbuchen und so kommen bis zum Monatsende doch noch etliche Euros zusätzlich aufs Lohnkonto.“

Der Betrieb hat selbstverständlich ebenfalls einen großen Nutzen von der Umstellung auf die neue Zeiterfassung, wie Ingo Griesbach begeistert schildert: „Abtippen, korrigieren, Fehler suchen, all das ist Vergangenheit. Am Monatsende kann alles mit einem Klick an die Lohnsoftware übergeben werden.“ Zudem ist alles rechtssicher dokumentiert und der Chef weiß minutengenau, wie es gerade auf den Baustellen läuft: Er kann in der Aktivitätsübersicht auf dem Rechner im Büro und unterwegs auf seinem iPhone oder iPad sehen, wie die Projekte in der Zeitplanung liegen und welcher Mitarbeiter gerade womit beschäftigt ist. „Ich sehe sofort, ob Kapazitäten frei werden und ob ich die Mitarbeiter bald schon anderweitig einsetzen kann.“ Mit dem Handy können nicht nur die Arbeitszeiten gebucht werden, sondern auch anfallende Zusatzarbeiten. „Entdeckt ein Mitarbeiter zum Beispiel Schimmelbefall, kann er das über eine freie Texteingabe melden. Er kann das aber auch ins Handy sprechen oder ein Foto machen – und alles dann per Knopfdruck ins Büro schicken. So ist zugleich alles für die Abrechnung mit dem Kunden dokumentiert. Außerdem kann ich vom iPhone auch Dokumente, Fotos und Notizen zu den Projekten abrufen, welche sich auf dem PC im Büro befinden.“

Wenn Ingo Griesbach die Möglichkeit seines Zeiterfassungssystems beschreibt, dann ist er nicht mehr zu bremsen. Die Begeisterung kann an seinen Augen abgelesen werden und er schildert alles gerade so, als handelte es sich um ein Wunderwerkzeug.

Dass er natürlich auch beste Erfahrungen machte mit seinem mobilen Aufmaß, mit dessen Hilfe die Massen gleich vor Ort digitalisiert werden, das erfährt man quasi noch „nebenher“. Und bevor man sich auf den Heimweg macht, gibt es noch eine Präsentation der externen Materialmitschreibung: Die Materialien werden mit Hilfe eines Barcode-Systems in den in der Werkstatt platzierten PC erfasst. So sind Materialverbrauch und -bedarf jederzeit übersichtlich abzurufen. Zusammen mit der mobilen Zeiterfassung liefert das die Datenbasis für eine solide und schnelle Nachkalkulation. Kritisch sieht er die wenigen Lieferanten, die ihre Datanormdateien noch ohne Bar-code liefern. Gerade die EAN-Nummern der Barcodes werden in naher Zukunft den Standard der Materialwirtschaft darstellen. „Wer hier als Lieferant nicht mitzieht, der hat verloren.“ Für ihn bietet die Erfassung der Materialen über den Barcode eine zusätzliche Entlastung. „Ich möchte das so machen. Jeder Schritt in eine solche Richtung brachte uns weiter. Seit wir die mobile Zeiterfassung über Handy einführten, habe ich wieder mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.“

Trotz seiner Begeisterung für die moderne Technik weiß Ingo Griesbach, dass Computer und Software Hilfsmittel sind. Mit dem Herzen ist er auch bei den außergewöhnlichen Techniken, die seine Leute beherrschen und beim Kunden umsetzen, ob das nun der Südwestrundfunk ist, für den in einem Studio der SWR-Elch gemacht wurde, oder ob es sich um die Stilfassade einer Villa aus dem Jahr 1906 handelt. „Unsere Mitarbeiter sind so gut, dass wir ihnen gerne die Gelegenheit geben, sich mit ihrem Können einzubringen.“ Diesem Satz stimmt auch Sandra Griesbach zu, die als Meisterfrau mit im Büro ist und sich unter anderem auch um die Buchhaltung kümmert. Sie und Ingo Griesbach wissen eines: „Man muss immer wieder an sich und auch an den Mitarbeitern arbeiten.“ Staunt man über all das, was die beiden aufbauten, wird bescheiden abgewinkt. „Ich bin jetzt die dritte Generation im Geschäft“, so Ingo Griesbach. „Wir konnten auf einem soliden Betrieb aufbauen, den mir meine Eltern Manfred und Jutta übergaben. Sie haben den Betrieb sozusagen von „null“ aufgebaut und ohne sie und ohne unsere Mitarbeiter wäre das so nicht möglich gewesen.

Wer jetzt aber denkt, Ingo Griesbach würde sich zufrieden zurücklehnen, der kennt den dynamischen Unternehmer schlecht. Auch an der Erweiterung seiner Leistungspalette arbeitet er kontinuierlich. Und immer ist das Prinzip des Badeners, die Technik optimal zu nutzen: „Wir bieten inzwischen auch die Gebäudeanalyse mittels Wärmebildkamera an und decken so die Schwachstellen in der Dämmung auf. Und wir orten Wasserschäden und analysieren das Wohnraumklima.“ Dass diese im Malerbereich noch nicht alltäglichen Leistungen auch übers Internet präsentiert werden, dürfte klar sein. Schließlich will man ja auch kommunizieren, dass der Betrieb einen riesigen Vorsprung hat und für die Zukunft bestens gerüstet ist.

Der Baden-Badener Malermeister Ingo Griesbach zieht technisch alle Register, vor allem auch beim Einsatz des PCs. Mit Hilfe einer Zeiterfassungs-Software wird der Ablauf optimiert.

Malerbetrieb

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