Jeden Morgen treffen sie sich als Erstes im Betrieb in Lichtenfels zur Besprechung: Malermeister Christian John, Holger Römhild und Carsten Kohlhase. Sie teilen die 30 Mitarbeiter des Betriebs mithilfe digitaler Ressourcenplanung für die aktuellen Baustellen ein.
Nicole Sillekens
Früher haben wir Excel-Listen geführt“, erinnert sich der Chef. „Doch das war letztlich immer noch recht chaotisch. Jetzt sind dank der Anbindung des Moduls an unsere Branchensoftware WinWorker immer alle Projekt- und Mitarbeiterdaten verfügbar, die Einteilung geht viel schneller von der Hand und ist dank farbiger Balken auch sehr übersichtlich.“ Mit digitaler Ressourcenplanung lassen sich die Kapazitäten der Mitarbeiter und auch der Firmenfahrzeuge passgenau auf die Projekte verteilen. Die Software erfasst alle im Betrieb vorhandenen Gewerke: Maler, Bodenleger, Putzer, Trockenbauer bis hin zur Gardinenabteilung.
Arbeitsprozesse automatisiert
Auch wenn die Wurzeln des Betriebs ins Jahr 1875 zurückreichen und man stolz ist auf die lange Tradition, ist der Chef Innovationen gegenüber offensichtlich sehr aufgeschlossen. Die John GmbH hat die Arbeitsprozesse im Betrieb weitgehend automatisiert: Sobald in der Software eine Auftragsbestätigung fertiggestellt wird, ist das neue Projekt automatisch in der Ressourcenplanung. „Daher müssen wir nicht selbst daran denken, das garantiert einen reibungslosen Betriebsablauf.“
Und auch in vielen anderen Bereichen des oberfränkischen Betriebs ist die Digitalisierung weit fortgeschritten. Die Arbeitszeiten werden schon länger via Handy erfasst – zunächst mit Tastenhandys und seit einiger Zeit mit Smartphones: „Der Vorteil der Smartphones liegt im Display, das viel angenehmer zu nutzen ist: Die Buchungen werden von unseren Mitarbeitern direkt auf der Baustelle eingegeben, da brauchen sie nur ein paar Fingertipps. Und auch Formulare können über Smartphones ganz einfach mobil ausgefüllt und abgeschickt werden“, so Christian John.
Individuell erstellt
Die Formulare sind ebenfalls eine Funktion in der WinWorker Software. Sie können für häufig wiederkehrende Aufgaben im Betrieb in der Software individuell erstellt und auf die Smartphones oder Tablets der Mitarbeiter übertragen werden. Bei Christian John sind es beispielsweise Formulare, die die Mitarbeiter für eine Krankmeldung nutzen können oder mit denen sie die Fertigstellung einer Baustelle melden können. Sobald ein Formular ausgefüllt ist, erhalten alle beteiligten Sachbearbeiter oder Meister sowie der Chef eine Info auf den Rechner und die Mobilgeräte. So weiß jeder zeitnah Bescheid. Bei großen Projekten erhalten sogar der Architekt und der Kunde eine automatische Meldung über die Fertigstellung der Baustelle. „Und der Clou ist: Sobald der Projektstatus „fertiggestellt“ von mir bestätigt wird, ist das der Startschuss für die Rechnungsstellung. So bleibt nichts lange liegen!“
Nachvollziehbar
Doch zurück zur Zeiterfassung: Die Mitarbeiter buchen ihre Zeiten via Smartphone direkt auf der Baustelle, immer passend zum Projekt, das in der Software angelegt wurde. So kann Christian John immer nachvollziehen, ob die kalkulierten Zeiten auch mit den tatsächlich erfassten Stunden übereinstimmen. Bei Bedarf kann er dann in der nächsten Projektkalkulation die Werte entsprechend anpassen. Selbstverständlich werden die erfassten Daten auch für die Weitergabe ans Lohnbüro genutzt.
Perfekt strukturiert
Noch einen positiven „Nebeneffekt“ hat die digitalisierte Erfassung: „Neulich war der Zoll bei uns und hat Kontrollen durchgeführt. Die waren begeistert , wie schnell ich die Aufstellungen der Arbeitszeiten liefern konnte und wie perfekt strukturiert sie waren“, so John. „Das hatten sie bisher so noch nicht erlebt.“
Teilen:
