Anwenderberichte Malerblatt Wissen

Software für Maler (1)

Lars Beyerstedt gründete vor 13 Jahren in Braunschweig einen Malerbetrieb. Von Beginn an nutzte er eine Bürosoftware.

Bei der Erweiterung des Systems auf die digitale Zeiterfassung reagierte die Belegschaft zuerst misstrauisch. Sie wollten der Zettelwirtschaft im Büro den Kampf ansagen. Bianca und Lars Beyerstedt führten in ihrem Unternehmen daher 2014 die digitale Zeiterfassung ein. Mit der Einführung macht sich jedoch Unbehagen in der Belegschaft breit. Von „Kontrolle und Misstrauen“ war die Rede. Auch der Technik trauten die wenigsten. „Unsere Mitarbeiter hatten Angst, dass ihre Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst werden und sie somit ein Minus auf ihren Arbeitskonten haben“, erklärt Bianca Beyerstedt. Durch eine offene, transparente Informationspolitik sensibilisieren Bianca und Lars Beyerstedt die Mitarbeiter für das Thema. Es ginge nicht um Kontrolle, sondern vielmehr um die korrekte Erfassung und Bezahlung der geleisteten Arbeitszeit. „Von der minutengenauen Abrechnung profitieren in erster Linie unsere Mitarbeiter“, betont Bianca Beyerstedt.

Heute erfasst das Team ganz selbstverständlich die Arbeitszeiten mit dem Smartphone. Jeder hat die App TopZeiterfassung installiert und dokumentiert damit Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Jeder? Fast. „Ein Kollege hat kein Smartphone. Da übernehme ich die Erfassung. Wir wollen keinen zwingen, denn das führt am Ende eher zu einer Verweigerungshaltung“, erklärt Bianca Beyerstedt.

Die Einführung des Systems war überraschend einfach. „Die Funktion der App haben wir in lockerer Runde bei einer Tasse Kaffee erklärt“, erinnert sich Bianca Beyerstedt. Gemeinsam mit ihrem Mann hatte sie zuvor eine Schulung besucht. Dabei wurde deutlich, dass die Software viel mehr kann als nur die Arbeitszeiten zu erfassen.

Projektmanagement

Stichwort Projektzeiterfassung: In der App können Projekte ausgewählt und diesen ein Zeitbudget zugeteilt werden. Eine Schnittstelle übermittelt die Daten vollautomatisch zur Bürosoftware. Die Zeiten sind die Grundlage für die Abrechnung und dienen der Nachkalkulation. Doch diese Funktion ist noch Zukunftsmusik. „Wir müssen uns mit den jeweiligen Funktionen und Möglichkeiten erst einmal auseinandersetzen. Dazu fehlt uns im Alltag momentan noch die Zeit. Aber wir haben das im Blick“, sagt Bianca Beyerstedt.

Keine Zettelwirtschaft mehr

Anders bei der reinen Zeiterfassung. Diese ist bereits voll im Organisationsablauf integriert. Die Vorteile liegen für Bianca Beyerstedt auf der Hand. „Bei handgeschriebenen Stundenzetteln verliert man schnell den Überblick. Es können Übertragungsfehler entstehen. Und wenn nachträglich Korrekturen auf den Zetteln vorgenommen werden, ist das Chaos vorprogrammiert.“

Die digitale Zeiterfassung ist ungleich transparenter. In Urlaubs- und Zeitkonten verwaltet das Unternehmen die individuellen Urlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter. Geleistete Stunden werden gutgeschrieben, Fehlzeiten abgezogen. Im Monatsabschluss sind alle Informationen zusammengestellt. Eine Art Kontoauszug liefert die übersichtliche Darstellung. Am Ende erhalten die Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung inklusive den digital erfassten Arbeitszeiten. „Der ein oder andere Kollege pflegt allerdings parallel noch manuell eine Liste. Das Vertrauen ist wohl noch nicht zu 100 Prozent da“, schmunzelt Bianca Beyerstedt.

Digitales Büro

Lars Beyerstedt nutzt seit der Gründung seines Malerbetriebes im Jahr 2004 die Bürosoftware TopKontor Handwerk von blue:solution. Das Preis-Leistungs-Verhältnis, die einfache Bedienbarkeit und die an die Microsoft-Anwenderprogramme angelehnte Oberfläche hätten ihn damals überzeugt. „Die selbsterklärende Eingabemaske finde ich klasse. Ich brauchte nicht lange, um mich in das Programm einzuarbeiten. Das spart Geld“, erklärt er.

Heute hat das Unternehmen die aktuelle Version 6 im Einsatz. „Von Version zu Version wurde das Produkt immer besser, moderner und in seinen Funktionen umfangreicher. Jedoch wurde nie am Anwender vorbei entwickelt“, so Lars Beyerstedt.

Alles im Blick

Alle Kundendaten werden bei den Beyerstedts akribisch erfasst. Neben den Stammdaten sind das Informationen über Preise, bereits abgeschlossene Aufträge aber auch die Zahlungsmoral des Kunden. Letztere hat man mit dem Modul Offene-Posten-Verwaltung ganz genau im Blick. Die Software sortiert offene Rechnungen nach Fälligkeit und erinnert daran, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist keine Zahlung erfolgt, liefert TopKontor Handwerk ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese liefert das Programm vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen.

Zeit sparen

Für den Betrieb bedeutet das eine enorme Zeit- und damit auch Kostenersparnis. Die eingesparte Zeit kann Lars Beyerstedt bei Kundengesprächen oder auf der Baustelle sinnvoll nutzen. „Wir legen viel Wert auf gute Kommunikation. Nicht nur intern, sondern vor allem auch mit Kunden und den anderen Gewerken. Wir hören gut zu und behalten dadurch das große Ganze im Blick. Das wissen unsere Kunden sehr zu schätzen“, erklärt Lars Beyerstedt.

Ob klassische Malerarbeiten oder hochwertige Wand- und

Bodenbeläge -Die Mitarbeiter des Malerbetriebs Lars

Beyerstedt aus Braunschweig leisten erstklassige Arbeit.

praxisplus


Die Software TopKontor Handwerk und TopKontor Zeiterfassung stammen vom Softwareentwickler blue:solution software GmbH.

Der Malerbetrieb Lars Beyerstedt wurde 2004 gegründet. Lars Beyerstedt führt das Unternehmen und wird dabei von seiner Frau Bianca unterstützt.

www.bluesolution.de

www.kreativmaler.com

Meike Pruhs

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