Geschmackvoll und modern – so zeigt sich der große Eingangsbereich eines Hotels in Senden im Münsterland. Der ausführende Malerbetrieb von Markus Massmann hat die Oberflächen in Zusammenarbeit mit einem großen Farbhersteller gestaltet: mit einer edlen, durch Sandeinstreuung besonders matten und strapazierfähigen Beschichtung sowie hochwertigen Tapeten. Zeitweise waren dafür mehr als die Hälfte der 22 Mitarbeiter des Malerbetriebs auf der Baustelle, was entscheidend zur Qualität und zur pünktlichen Fertigstellung beigetragen hat. Das alles will natürlich gut koordiniert und organisiert sein. Dafür hat sich der Malermeister von Anfang an digitale Unterstützung geholt: Seine Branchensoftware im Büro ist eine wichtige Schaltstelle für Auftragsabwicklung, Kalkulation und Controlling, Ressourcenplanung, Projektverwaltung und vieles mehr. Auf den Baustellen und unterwegs kommen passende mobile Apps zum Einsatz.
Datenschutzkonform chatten
Neuester Zuwachs in der App-Familie ist der WinWorker Chat. Markus Massmann kommuniziert mit seinen Mitarbeitern auf den Baustellen jetzt über Smartphones und den Desktoprechner im Büro. Es können Bilder, Text- und Sprachnachrichten ausgetauscht werden – immer passend zum Projekt.
„Bisher haben wir immer via SMS oder per E-Mail miteinander kommuniziert. Jetzt mit dem Chat ist es viel einfacher, kurzfristig das gesamte Team zu einer Besprechung im Büro zusammenzutrommeln, Materialbedarf zu melden oder Details auf der Baustelle zu dokumentieren, zum Beispiel, wie weit an der Fensterbank aufgeputzt werden soll“, erläutert der Geschäftsführer begeistert. Gängige Messenger-Dienste sind für die gewerbliche Nutzung häufig nicht geeignet. Die Chats werden laut Anbieter sicher online im kundeneigenen Amazon-Web-Services-Konto gespeichert – auf deutschen Servern unter Berücksichtigung der EU-Datenschutzrichtlinien.
Aufgaben zuweisen und erledigen
Über die reine Chatfunktion hinaus bietet die Lösung noch einen Mehrwert: Aus bestehenden Chatnachrichten können mobil Aufgaben erstellt werden. Diese Arbeitsaufträge sind für jeden Teilnehmer des Projektchats einsehbar. Jeder weiß sofort, ob und von wem sie übernommen wurden. Abschließend können sie als erledigt markiert werden, sodass jeder Mitarbeiter informiert ist.
Gefragt nach der Akzeptanz im Team sagt Massmann: „Unsere Mitarbeiter kommen gut damit klar, auch die älteren. Die Bedienung ist komfortabel und der Chat vereinfacht die Kommunikation enorm!“ Digitale Anwendungen sind ohnehin für die Mitarbeiter Routine. Alle nutzen die mobile Zeiterfassung von, auch Leiharbeiter. „Die Einarbeitung klappt gut, nach einer halben Stunde Einführung kommen alle gut zurecht, es ist ja fast selbsterklärend.“
Arbeitspakete strukturieren
Die Buchung erfolgt per Fingertipp auf Arbeitspakete, um die Baustelle zu strukturieren. „Hiermit geben wir den Mitarbeitern die Möglichkeit, vorgegebene Soll-Zeiten zu beurteilen und einzuschätzen. Ein Soll-Ist-Vergleich ist dank der kleineren Einheiten komfortabel möglich. Man hat einen besseren Überblick.“ Auch für die Nachkalkulation liefert die Zeiterfassung auf Knopfdruck wichtige Werte.
Die Digitalisierung im Handwerk ist für Maler Massmann „kein Kann, sondern ein Muss! Sie bietet eine enorme Arbeitserleichterung für die Führung eines Betriebs.“ Er hat viele Abläufe im Unternehmen automatisiert: Wenn einer der Mitarbeiter einen Erstbesichtigungstermin vereinbart, wird grundsätzlich die Adresse in der Software angelegt und im Kalender der Termin eingetragen. Sobald er oder der Mitarbeiter vor Ort alle Details via Formular – digital auf dem iPad – aufgenommen hat und ans Büro sendet, treten die sogenannten Events in Aktion.
Alles wiederfinden
Automatisch wird beispielsweise die Adress-Sammelmappe angelegt. „Sie ist ein zentraler Ort“, erläutert Massmann. „Hier finde ich dann auch später alles wieder: Informationen zu Farbtönen, Tapeten und vieles mehr.“ Aus dem Formular wird gleich die Aufgabe für die Sekretärin generiert, ein Angebot zu erstellen und als PDF per Mail an den Kunden zu senden. Auch der zuständige Meister erhält automatisch die Info.
Auch die digitale Baustellendokumentation von WinWorker nutzt der Malermeister intensiv. Gefährdungsbeurteilungen zur Baustelle stellt er seinen Mitarbeitern beispielsweise auf diesem Weg per PDF zur Verfügung. Sie können auf dem Mobilgerät vom Mitarbeiter unterschrieben werden. Alle Bilder und Pläne zum Projekt sind in der Baudoku verfügbar und können auch mit Notizen und Skizzen versehen werden. Sie werden so zu einem Medienkatalog für Architekten, Mitarbeiter oder auch Kunden.
Geräte und Werkzeuge im Blick
Die Geräte der Firma werden natürlich auch digital verwaltet. Tags zur Nahfeldkommunikation (NFC) werden an den Werkzeugen und Maschinen angebracht und können mit dem Smartphone gescannt werden. Infos zum Gerät und zu den Nutzern sind hinterlegt: „Der Meister und ich wissen immer, wo das jeweilige Gerät gerade ist. Die Mitarbeiter vermerken bei der Übergabe, wenn sie einen Kabelbruch feststellen, wenn das Airlessgerät verschmutzt ist etc. – ideal für den Überblick“, so Massmann.
Weitere Infos:
www.winworker.de
Letztlich zahlt
sich eine sinnvolle
Digitalisierung
immer aus!
