Malerlehre, BWL-Studium, Arbeit im Großhandel: Jan-Ole Guder ist bereits ein wenig herumgekommen in seinem Leben. Seit dreieinhalb Jahren ist er an Bord des väterlichen Malerbetriebs. Reicher an Eindrücken, Erfahrungen und vor allem an Wissen. „Heute müssen Handwerksbetriebe für Kunden und Mitarbeiter attraktiv sein“, erklärt der 29 Jahre alte Junior. Attraktivität fängt in der gelungenen Außendarstellung an, für die der Eintrag im Telefonbuch schon lange nicht mehr ausreicht.
Die Zeiten von Kostenvoranschlägen aus dem Kopf, die dann von der Schreibkraft mit der Schreibmaschine abgetippt werden, sind vorbei. Die Prozesse innerhalb des Betriebs digitalisiert Guder schrittweise. „Als ich Software mit den klassischen DOS-Funktionen gefunden habe, habe ich gedacht, okay, da müssen wir mal was machen.“ Mit dem in die Jahre gekommenen Warenwirtschaftsprogramm konnten letztlich nur Aufträge und Rechnungen erfasst werden – Digitalisierung geht anders. „Wir wollten ein Programm mit mehr Potenzial“, erklärt Guder. Das Ziel: „Von der ersten Kundenanfrage bis zur Schlussrechnung wollen wir alle Prozesse digital darstellen.“ Das alles mit Bedacht, denn im Handwerk lassen sich nicht alle Prozesse in Bits und Bytes gießen. Aber häufig bietet sich Optimierungspotenzial. So auch bei Guder: „Ich habe nach meiner Malerlehre und dem Studium im Großhandel gearbeitet und komme aus einem Betrieb, in dem ich jeden Prozess und jeden Artikel elektronisch erfasst habe. Ich versuche nun, hier einen Mittelweg zu finden.“
Schrittweise Digitalisierung
Seit Anfang 2016 setzt das Unternehmen mit seinen 25 Mitarbeitern auf die Handwerkersoftware MOS’aik von Moser Software. Deren modularer Aufbau ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung der innerbetrieblichen Prozesse.
Das Herzstück von MOS‘aik ist die Projektverwaltung und -kalkulation. Das fängt bei der Angebotserstellung an, wo Guder mit Vorlagen arbeiten und die Artikel der Lieferanten einlesen kann. „Das ist eine echte Erleichterung. Ich habe alle Artikel und Lohnminuten im System, kann Zuschläge und Abschläge hinzufügen. Alles sehr transparent.“ Dabei darf man nicht vergessen: Guder hat einfache Serviceaufträge, die bei einer Arbeitsstunde anfangen, und große Projekte mit bis zu 800 Arbeitsstunden.
Auf Basis des Angebots kann Guder eine Zeitleiste für seine Mitarbeiter generieren, damit sie wissen, wie lange sie für den jeweiligen Auftrag brauchen dürfen und was exakt zu tun ist. „Sie bekommen mehr Informationen als früher.“ Und wenn Ware ausgeliefert wird, kann über das Programm ein Lieferschein generiert werden. Durchschläge gehören so der Vergangenheit an. Auftragsbestätigung, Schlussrechnung und sonstige benötigte Unterlagen kommen ebenfalls über die Software.
Exakt durchgerechnet
Einfacher wird das Arbeiten auch beim Thema GAEB. Die entsprechende Schnittstelle spart Guder sehr viel Arbeit: „Wenn Anfragen für Angebote von Architekten reinkommen, muss ich mich nicht mehr hinsetzen und das ganze Leistungsverzeichnis neu erstellen, sondern hinterlege einfach meine Kalkulation.“ Der Interessent bekomme einen exakt durchgerechneten Preis und keine Schätzung mehr wie zuvor. Die Offenheit des Systems bewährt sich für Gu-der zusätzlich im Zusammenhang mit dem Steuerberater und DATEV, der am Jahresende alle Unterlagen auf Knopfdruck bekommt.
Weiterer Ausbau geplant
Zugleich minimiert die Software das Aufkommen von Papier im Büro. In der Projektstruktur findet Guder alle Dokumente, etwa Lieferantenangebote, gebündelt vor. Das bewährt sich besonders bei großen Projekten mit vielen Angeboten und vielen Zeichnungen. So werde kaum Papier gestapelt, manche Dokumente werden einfach eingescannt und liegen dann digital vor. Aber: „Ganz ohne Papier geht es letztlich auch nicht.“ Das gilt derzeit noch für die Arbeitszeiterfassung. Das Ziel ist es, dass die Teams pro Baustelle die Zeiten und Verbräuche erfassen und dann abends reinreichen, damit am nächsten Tag die Daten im System vorhanden sind. Hierdurch ist ein zeitnahes Controlling möglich. Auch die Einführung des mobilen Aufmaßes ist geplant, Guder erhofft sich hier nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern auch schon vor Projektbeginn genauere Daten.
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Die Ansprüche an Handwerkersoftware sind
so vielfältig wie die Unternehmen selbst
