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Dokumentenmanagement

Software Winworker
Dokumentenmanagement

Wo war noch gleich der Lieferschein? Das WinWorker Dokumentenmanagement verwaltet alles an einem Ort.

Häufig werden Aktenordner gewälzt oder Kollegen zu Rate gezogen, um Fragen wie diese zu beantworten. Mit dem WinWorker Dokumentenmanagement geht es bedeutend schneller: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und vieles mehr sind im Rechner abgespeichert und lassen sich gezielt suchen. Nach wenigen Klicks ist das Ergebnis auf dem Bildschirm.
Alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden eingescannt und damit elektronisch archiviert. Die Dokumente gliedern sich in den elektronischen Ablauf ein, können weitergeleitet und anderen zugänglich gemacht werden und lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen. Sie sind schnell auffindbar und können Dateianhänge erhalten. So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt – betriebsintern und mit den Kunden.

Archivierung: an alles gedacht

Nehmen wir einen typischen Fall: Ihr Angebot hat dem Kunden zugesagt und er bestätigt nun den Auftrag, indem er ihn unterschrieben per Post zurückschickt. Sie scannen den Brief ein und ordnen ihn am Rechner dem Kunden und dem Projekt zu. Außerdem können Sie noch Hinweise hinterlegen, beispielsweise zur Terminabsprache. Zur weiteren Bearbeitung leiten Sie den Auftrag nun gezielt an Ihre Mitarbeiter weiter.


Arbeitsaufträge: flexibel gesteuert

Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. So steht der fristgerechten Prüfung beispielsweise einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Die Software meldet, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist. Wenn Sie die WinWorker App auf dem iPhone oder iPad nutzen, können Ihre Mitarbeiter die Dokumente auch unterwegs oder auf der Baustelle einsehen.
Frank Oswald nutzt das Dokumentenmanagement in seinem Malerbetrieb in Geisenheim: „Zuerst scannt meine Frau eine Rechnung ein. Dann erstellt Sie im Dokumentenmanagement die Aufgabe, die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu prüfen und freizugeben. Auch per E-Mail werde ich daran erinnert. Das hilft mir, die Prüfung gleich anzugehen, bevor sich – wie früher – ein großer Stapel ansammelt, der dann viel Zeit zum Abarbeiten erfordert. So kann ich nichts vergessen, alles wird fristgerecht erledigt.“

Optimal vorbereitet: Kostenmitschreibung, Bankgeschäfte, Finanzbuchhaltung

Mit nur einem Arbeitsschritt ist es möglich, Kosten aus einer Rechnung direkt in die Materialmitschreibung zu buchen. Auch der sogenannte „DTAus-Beleg“ für das Onlinebanking kann im Dokumentenmanagement automatisch erzeugt werden. Die Rechnungsdaten werden gleichzeitig optimal für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung über die WinWorker Schnittstelle vorbereitet.

E-Mails: gliedern sich ein

Zum Paket gehört auch ein Outlook-AddIn: Es genügt ein Rechtsklick und schon ist eine neue E-Mail – sogar mit eventuellen Anhängen – im Posteingang erfasst. So behalten Sie restlos alle wichtigen Vorgänge zum Projekt im Blick.

Quelle: WinWorker
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