Vielseitig & praktisch

Zum Team des Malerbetriebs Schwarz gehören insgesamt sechs Kollegen in Büro und Fachgeschäft sowie zwölf Malergesellen. In über vierzig Jahren hat sich der Betrieb mit Malerarbeiten aller Art einen guten Namen gemacht. In den Unternehmensbereichen Werbetechnik und Pulverbeschichtung sind noch einmal 23 Mitarbeiter beschäftigt. Neben einem großen privaten Kundenstamm hat sich der Bereich Großprojekte in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Aufträge mit mehreren zehntausend Quadratmetern zu bearbeitender Fläche sind bei Schwarz keine Seltenheit mehr. Da ist es wichtig, dass alle den Überblick behalten, damit jeder weiß, was zu tun ist.

In der Zentrale treffen wir Anke Philipp. Sie ist für das Organisatorische zuständig, bei ihr laufen alle Fäden zusammen. „Für uns ist es besonders wichtig, dass unsere Branchensoftware uns bei der Abwicklung der Aufträge reibungslos unterstützt und wir wirklich Zeit sparen.“ Ihre Chefs, Christian und Heidi Schwarz, haben sich gemeinsam mit dem Team für die WinWorker Software entschieden. „Ausschlaggebend war für uns auch, dass das Programm so viele Anwendungsbereiche abdeckt und miteinander verzahnt: von der Adressverwaltung und Projektdokumentation über die Auftragsabwicklung bis hin zur Nachkalkulation“, so Anke Philipp.

Als sehr praktisch hat sich die sogenannte Sammelmappe zum Kunden in der Software erwiesen: „Hier wird alles abgelegt: E-Mails, Fotos von der Baustelle, das Farbkonzept für ein Großprojekt und vieles mehr.“ Gerade bei großen Aufträgen wie von Senioreneinrichtungen bleibt hier alles an einem Ort und kann jederzeit wieder abgerufen werden. So können etwa die Mitarbeiter auch nach längerer Zeit nachvollziehen, welche Farben verwendet und mit welcher Technik gearbeitet wurde, sodass für Renovierungsarbeiten alles schnell wieder parat ist. Alle im Büro haben Zugriff auf die Daten, „das erleichtert und beschleunigt den Informationsaustausch und den Ablauf im Büro“, freut sich Anke Philipp.

Aus dem Angebotsdokument heraus werden für jedes Projekt per Knopfdruck Berichte erstellt, die den Mitarbeitern auf der Baustelle einen Leitfaden für die Arbeiten an die Hand geben und alle wichtigen Angaben enthalten: neben der Kunden- und Objektadresse auch Angaben zu Materialien und Mengen sowie Zeitvorgaben zu den einzelnen Positionen. Somit ist alles zur rechten Zeit am richtigen Ort und die Mitarbeiter sind über den Ablauf im Bilde. Philipp: „Wir haben den Bericht von WinWorker noch ein wenig auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Auf dem Zettel vermerken die Kollegen z. B. auch, wie lange sie auf der Baustelle waren.“

Eine brauchbare Stunden- und Materialmitschreibung war bei der Wahl der Software ebenfalls entscheidend für Christian Schwarz. Er erfasst die Daten detailliert und nutzt sie ausgiebig für die Vor- und Nachkalkulation. WinWorker bietet hier zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten, bis hin zur positionsbezogenen Betrachtung, sodass er immer weiß, ob er und sein Team wirtschaftlich arbeiten.

Was war für die Firma Schwarz noch ausschlaggebend für die Wahl der Branchensoftware? „Der Preis hat eigentlich nur eine untergeordnete Rolle gespielt. Es ist die Vielseitigkeit und die vielen kleinen und großen praktischen Ideen, die zur Entscheidung geführt haben: Zum Beispiel die Anbindung an die Leistungsverzeichnisse der Hersteller.“ Schwarz arbeitet viel mit Materialien von Caparol, hier sind die Material- und Leistungstexte auf Wunsch schon ins Programm integriert, sodass sie einfach nur ins Angebotsdokument eingefügt werden müssen.

Oder das Mahnwesen: Von der Software werden Mahnlisten erstellt, die kurz durchgesehen werden, um bei Stammkunden individuell entscheiden zu können. Dann wird mit einem Klick automatisch der Druck der Mahnungen angestoßen.

Seit zwei Jahren arbeitet das Team in einem neuen Firmengebäude. Darin integriert sind auch eine große Werkstatt mit Lager und der Fachhandel für Malerbedarf. Bei den großen Mengen an Materialien ist es wichtig, den Überblick zu behalten. „Als ich zum ersten Mal vom neuen Modul Materialwirtschaft gelesen habe, wusste ich sofort: Das müssen wir haben! WinWorker hat hier das gesamte Bestellwesen unter einem Dach zusammengeführt. Wir haben es seit einigen Monaten im Einsatz, und es ist nun viel besser nachvollziehbar, wie der Stand der Bestellungen ist. Ich kann auf einen Blick sehen, ob eine Lieferung im Rückstand ist oder nötigenfalls schnell Materialien nachordern“, sagt Anke Philipp.

„Ein weiterer Pluspunkt unserer Software: Ich kann in der Adressverwaltung den Kunden Eigenschaften zuweisen, sodass ich zum Beispiel bei Marketingaktionen filtern und Kundengruppen gezielt ansprechen kann. Gerade vor einigen Wochen ist wieder eine solche Aktion gelaufen. Dank der Unterstützung der Software ist das kein großer Akt mehr.“

Kunden- und Projektdaten hat ihr Chef auch immer dabei, wenn er unterwegs ist – die WinWorker App macht es möglich. „Hier kann Herr Schwarz via iPhone oder iPad auf die Software zugreifen und zum Beispiel auf der Baustelle Aufmaßdaten einsehen oder eingescannte Lieferscheine kontrollieren.“ Mit dem neuen mobilen Raumaufmaß fürs iPad wird sich das mobile Arbeiten bei der Schwarz GmbH weiter intensivieren.

„Nicht zuletzt ist wichtig, dass es zum Programm einen guten Kundenservice gibt. Was nützt es, wenn ich an einem Punkt nicht weiterkomme und deshalb meine Arbeit nicht erledigen kann. Ich nutze den WinWorker Support regelmäßig und mir wird immer weitergeholfen. Da muss ich ein großes Lob aussprechen, die Mitarbeiter dort sind wirklich topp!“ resümiert Anke Philipp.

Ausschlaggebend war, dass das Programm so viele Anwendungsbereiche abdeckt und verzahnt.

Der Preis hat nur eine untergeordnete Rolle gespielt.

Die Wilhelm-Ostwald-Schule ist als Oberstufenzentrum für Farbtechnik und Raumgestaltung in Verbindung mit der Staatlichen Fachschule für Farb- und Lacktechnik das Berliner Kompetenzzentrum der Maler.

Norma Loeben leitet und koordiniert die Ausbildung der Techniker:

„Damit sie als fertige Techniker gleich mit dem nötigen Know-how für die Betriebsorganisation starten können, lernen unsere Schüler das Arbeiten mit der WinWorker Software von Anfang an. Das Programm ist fester Bestandteil der Abschlussprüfungen. Sehr wichtig ist uns ein guter Kundenservice.“

Kontaktdaten:

Schwarz GmbH

94424 Arnstorf

Staatliche Fachschule für Farb- und Lacktechnik Berlin

12169 Berlin

WinWorker Software Tel.: (02823) 4256-100 47574 Goch