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Vom Federkiel zum Touchscreen

Betrieb & Markt
Vom Federkiel zum Touchscreen

Als Johann Honikel seinen Malerbetrieb 1856 im hessischen Bad Soden-Salmünster gründete, schreibt er Rechnungen mit der Feder. Zu seinen Auftraggebern fährt er mit dem Pferdewagen oder Handkarren. Heute, sechs Generationen später, führt Jochen Honikel die Familientradition des Malerbetriebes fort. Der Anspruch, beste Arbeit abzuliefern, ist geblieben – die Technik im Büro und auf der Baustelle ist allerdings längst im digitalen Zeitalter angekommen.

Wie seine Vorfahren auch, hat Jochen Honikel eine Ausbildung zum Maler gemacht. Anschließend studierte er Betriebswirtschaftslehre und hatte nach zwei Jahren Abendschule seinen Meisterbrief „in der Tasche“. Beste Voraussetzungen also, um heute einen mittelständischen Betrieb zu führen in einem Umfeld, das viel anspruchsvoller ist als vor 150 Jahren: Baumaßnahmen müssen heutzutage immer komplexeren Anforderungen gewachsen sein. Koordination, Fachwissen und maßgeschneiderte Lösungen sind hierbei gefragt.

Und die Kunden erwarten zu Recht, dass die Aufträge reibungslos und zügig erledigt werden. Honikel und sein Team sind darauf eingestellt: „Mit unserer 36-Stunden-Garantie können Sie sicher sein, dass wir in kürzester Zeit für Sie einsatzbereit sind. Auf unsere Handwerker müssen Sie nicht warten“, heißt es auf der firmeneigenen Webseite. Ein hochgestecktes Ziel, auf das alle gemeinsam hinarbeiten müssen – unterstützt von geeigneter Software. Die galt es allerdings erst noch zu finden.
Der Weg zum Programm
„Allzu starre Arbeitszeiten waren uns schon immer ein Dorn im Auge“ betont Jochen Honikel. „Jeder, der selbst schon einmal auf einer Baustelle gearbeitet hat, weiß, dass Pausenzeiten von exakt 30 Minuten Illusion sind. An einem Tag wird eifrig über das Fußballergebnis des Vortages diskutiert, am nächsten Tag muss die Pause abgekürzt werden, weil der Elektriker noch heute seine Steckdosen setzen muss. Das gleiche gilt für den Feierabend. Geht denn wirklich jeden Abend zur gleichen Zeit die Farbe zur Neige? Wir sind der Meinung, dass jeder Mitarbeiter für seine Arbeitszeit bezahlt werden soll, die er leistet.“
Das gibt den Mitarbeitern auch eine größere Selbstverantwortung: „Manchmal ist es sinnvoll, einen Arbeitsgang fertig abzuschließen, um nicht am nächsten Tag noch einmal wegen weniger Pinselstriche zur Baustelle fahren zu müssen oder aber auch, um bestimmte Trocknungszeiten einhalten zu können“, fährt Honikel fort. „Genauso passiert es, dass die Arbeit früher fertig geworden ist. Wir möchten nicht, dass die Zeit bis zum ‚offiziellen‘ Feierabend unter Umständen mit Tätigkeiten überbrückt wird, die gar nicht notwendig sind. Das bringt keinem etwas, weder uns, unseren Kunden und auch nicht unseren Gesellen.“
Schluss mit den Zetteln
Ein weiterer Punkt: die ungeliebte „Zettelwirtschaft“. Sie war seit längerem ein Thema auf der internen Feedback- und Verbesserungsliste. Die Erstellung der Wochenzettel war eine lästige Pflicht für die Mitarbeiter, das Eintreiben und Kontrollieren der Nachweise ein allmonatliches sehr zeitraubendes Ritual, genauso wie die Eingabe der Daten in die Lohnsoftware.
„Die mobile Zeiterfassung ermöglicht eine zeitnahe Dokumentation aller Baustellen. Das hat mehrere Vorteile: Die Übersicht aller Projekte in Echtzeit erleichtert Kostenkontrolle sowie Planung und wir erfüllen ohne Mehraufwand die gesetzlichen Anforderungen, die beispielsweise Zollbehörden an uns stellen“, so Honikel.
Schon länger beobachteten er und sein Team deshalb den Markt für geeignete Lösungen. „Das System von WinWorker hat uns überzeugt, als wir es bei unserem befreundeten Unternehmen Steuernagel und Lampert in Augenschein genommen haben.“ Die Software wurde angeschafft und dazu gleich das Modul zur mobilen Zeiterfassung.
Die Einführungsphase
Natürlich gab es am Anfang auch Vorbehalte. Deshalb haben sie zunächst einen Lehrling, einen Junggesellen und einen Altgesellen mit Mobiltelefonen ausgestattet. In den ersten drei Wochen konnten sie die Software einrichten, sich über Arbeitszeitmodelle Gedanken machen und die spezifischen Probleme der Mitarbeitergruppen klären. Die Projekte mussten angelegt, die Handys eingerichtet und aufgeladen werden. Es musste geklärt werden, wie die Fahrtzeiten für die Lehrlinge geregelt werden, wie mit Raucherpausen umgegangen werden soll und wie Zeitarbeitskräfte künftig abgerechnet werden. Zwei Tage vor der Schulung durch den Außendienst der Softwarefirma wurden alle Mitarbeiter mit den Geräten ausgestattet. Am Abend der Einweisung war die Grundhandhabung schon geklärt, und es konnten schon einige Features geprobt werden.
Bereits nach zwei Tagen sendeten die Azubis Fotos von ihren Werken der Überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung (ÜLU), und die ein oder andere Sprachnachricht zu Zusatzarbeiten erreichte das Büro. „Natürlich wird auch noch ab und an eine Buchung vergessen oder fehlerhaft eingegeben. So wurde ein Geselle abends im Büro mit der Anmerkung empfangen, dass er ja immer noch in der Mittagspause sei. Darauf konterte dieser lachend, dass ihm das zustehe, immerhin habe er in der vorherigen Woche eine komplette Nacht durchgearbeitet“, schmunzelt Jochen Honikel. Die notwendige Korrektur ist mit wenigen Klicks erledigt, denn derartige Ausreißer sind auf einen Blick in der Mitarbeiterübersicht in der WinWorker Software und auch mobil in der App auf dem iPad zu erkennen. Das alte Zettelsystem und das neue System haben sie zu Kontrollzwecken einige Wochen parallel laufen lassen. Es hat sich jedoch schnell abgezeichnet, dass die Korrekturbuchungen immer weniger wurden.
Aufwand, der sich lohnt
Die Umstellung auf die WinWorker Software erfordert einiges an Disziplin. Die Stammdaten müssen gewissenhaft eingepflegt werden. Auch die Struktur des Suchbaums zum Finden einzelner Leistungen und Materialien will genau überlegt sein. Jochen Honikel: „Es müssen außerdem Formulare angelegt werden, die wir unterwegs mobil nutzen möchten. Wir denken beispielsweise darüber nach, eine Gefährdungsbeurteilung auf diese Weise vorzunehmen.“ Die Zeit, die im Vorfeld investiert werden muss, ist wichtig, um langfristig das System auf die Anforderungen des Betriebs anzupassen und alle Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen. „So können wir in Zukunft noch effizienter arbeiten und den Anforderungen des Marktes und unserer Kunden gerecht werden.“
Fragen schnell geklärt
„Dabei bietet die Hotline wirklich eine schnelle und unkomplizierte Hilfe“, stellt Honikel heraus. „Selbst wenn alle Leitungen belegt sind, wird man in kürzester Zeit zurückgerufen. Ein Service, der wichtig ist. Denn eine nicht funktionierende EDV kann ein ganzes Unternehmen blockieren.“ Umgekehrt hilft die Umstellung von der Zettelwirtschaft auf die „digitale Welt“ Zeit und Aufwand zu sparen. „Das wiederum erlaubt es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Kunden.“
Die mobile Zeiterfassung ermöglicht eine zeitnahe Dokumentation aller Baustellen.

Praxisplus

Maler Honikel
63628 Bad Soden-Salmünster
Tel.: (06056) 1700
Fax: (06056) 901544
WinWorker Software
47574 Goch
Tel.: (02823) 4256-0
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