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Vom Ordner zum iPad

Betrieb & Markt
Vom Ordner zum iPad

Der Malerbetrieb Kiwall spart in der Verwaltung Zeit und somit Geld, seit er auf mobile Zeiterfassung in Kombination mit einer App setzt.

Malermeister Michael Kiwall ist für seine vielseitigen Aktivitäten bekannt. „Heimliche Berührungen“, „Azubi-Akademie“, „Michael Kiwall Coachings“ – das sind einige Schlagworte, die mit dem rührigen Dortmunder in Verbindung stehen. Der Betrieb läuft auf Hochtouren. 2011 hat er beim Deutschen Fassadenpreis gewonnen, er setzt sich zudem noch für soziale Projekte ein. Bei all diesem Engagement muss sich Kiwall voll auf seine Leute und auch auf die Technik im Hintergrund verlassen können. Da stehen sie in langen Reihen im Regal, die roten und blauen Baustellenordner des Malerbetriebs Michael Kiwall. Sie sind ein bewährtes Hilfsmittel zur optimalen Organisation der vielen Baustellen des Dortmunder Betriebs. Darin ist alles Wichtige zum Projekt enthalten: Aufmaße, Materiallisten, technische Merkblätter und vieles mehr. Seit einiger Zeit kombiniert der Malermeister diese eher traditionellen Organisationsmittel mit innovativer Technik: Mobiltelefone und iPad sorgen in Kombination mit seinem Branchenprogramm für noch mehr Übersicht im betrieblichen Alltag.

So füllen sich die Baustellenordner: Nach dem ersten telefonischen Kontakt und ausführlichen Beratungsgesprächen bei den Kunden erstellt einer der beiden Betriebsleiter, Kai Schloemp oder Uwe Hölterhoff, zunächst die Angebote im Malerprogramm. Das geht bei WinWorker dank fertiger Leistungstexte mit vorkalkulierten Preisen ganz fix. Erteilt der Kunde den Auftrag, wird aus dem Angebot mit einem Klick die Auftragsbestätigung. Alle benötigten Daten gehen dann als Listen in den Baustellenordner ein. Dabei bedient sich der Betrieb bereits seit Jahren der Methode der Arbeitspaketierung. Das Verfahren hat sich schon vielfach bewährt. Anstelle der einzelnen Leistungen aus dem Angebot werden zur Baustellenvorbereitung alle Arbeiten in Arbeitspaketen zusammengefasst, die beispielsweise lauten: „Fahrbares Gerüst auf- und abbauen“, „Grundierung spritzen/streichen“… Diese Auflistung wird dann zum Leitfaden für die Arbeiten auf der Baustelle und auch für die Erfassung der Arbeitszeiten: Denn die Mitarbeiter schreiben später genau auf diese Arbeitspakete ihre Zeiten mit. Und zwar auf Mobiltelefonen, die zuvor mit den Daten der zum Projekt gehörenden Arbeitspakete „gefüttert“ worden sind.
Schnittstelle
Das „Füttern“ übernimmt der Assistent der Geschäftsführung, Paul Kroker. Er erhält die Angaben vom jeweiligen Betriebsleiter auf seinen Rechner, von dem aus er im sogenannten „Mobile Center“ die passenden Arbeitspakete per drag-and-drop den Handys der Mitarbeiter zuweist. Jeder Mitarbeiter hat nur die aktuell für ihn sinnvollen Projekte auf dem Handy. Damit bleiben die Datenmengen im Rahmen und der Maler vor Ort kann nicht versehentlich das falsche Projekt anwählen. Paul Kroker bildet die Schnittstelle zwischen Arbeitsvorbereitung und Controlling. Zwei- bis dreimal täglich prüft er kurz die eingegangenen Daten auf Plausibilität. „Wenn zum Beispiel auf dem Arbeitspaket „Fahrzeit“ sechs Stunden gebucht sind, rufe ich den Kollegen an und frage nach. Insgesamt dauert das am Tag nur rund eine knappe Stunde“, resümiert Paul Kroker.
Wir begeben uns auf eine Baustelle des Betriebs: ein typisches Dortmunder Siedlungshaus, das gerade von Kiwalls Leuten kernsaniert wird. Christoph Henke ist einer der Baustellenbewirtschafter bei Kiwall. Anhand der zum Projekt gehörenden Materialliste hat er schon alles vorbereitet: Er hat dafür gesorgt, dass das nötige Material zusammengestellt und auf die Baustelle gefahren wurde, ist für die Entsorgung des Mülls zuständig etc. Im Haus treffen wir den Malergesellen Alexander Basner mit seinem Team. Er zeigt uns das Handy mit den Zeitbuchungen von heute. Hier finden sich in einer Liste die Arbeitspakete von der ersten Seite des Baustellenordners wieder. Alexander Basner muss zu Beginn der Arbeit nur das passende Paket aus der Liste anwählen – schon läuft die Arbeitszeit mit. „Anfangs habe ich gedacht, dass es vielleicht Probleme geben würde, aber das war dank der einfachen Handhabung und der guten Vorbereitung unbegründet.“
Vor allem für große Projekte, die sich über einen Zeitraum von mehreren Monaten erstrecken, fehlte Michael Kiwall lange ein tagesaktuelles Reporting, denn dort ist seiner Erfahrung nach die Gefahr größer, dass sie einmal aus dem Ruder laufen. „Der einzelne Mitarbeiter vor Ort kann nicht den großen Überblick haben und wegen der Routine schwindet bisweilen bei lang andauernden Baustellen die Motivation“, hat Michael Kiwall festgestellt.
Im Herbst 2011 war es dann so weit. Er hat sich das WinWorker-Modul zur mobilen Zeiterfassung sowie zunächst drei baustellentaugliche Han-dys angeschafft und ist mit einem Projekt gestartet. „Für den Probelauf habe ich die kritischsten Köpfe hier ausgewählt, die Neuerungen generell sehr skeptisch gegenüberstehen“: Zunächst gab es eine umfangreiche Schulung im Haus, das war wegen der Aufnahme von Arbeitspaketen besonders wichtig. Anfänglich hat Michael Kiwall parallel noch auf Zetteln mitschreiben lassen. Aber schon nach zwei Wochen haben die Mitarbeiter gefragt, ob es wirklich noch sein müsse, die Erfassung per Handy würde so gut funktionieren … „Und das aus dem Mund meiner kritischsten Mitarbeiter, das hatte ich nicht erwartet“, gibt der Malermeister zu. Nachdem die kurze Testphase so erfolgreich war, hat er dann die restlichen Mitarbeiter innerhalb von zwei Monaten ausgestattet. Natürlich wieder inklusive Schulungen in Kleingruppen.
Perfekte Ergänzung
Kiwall nutzt die mobile Zeiterfassung in Kombination mit der WinWorker App. Auf seinem iPad kann er sehen, wer gerade mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist und wie die Baustellen im Zeitplan liegen. Die Daten kommen direkt von den Handys auf seinen Bildschirm und sind immer aktuell. So kann der Chef sehen, wer gerade vorzeitig mit seiner Arbeit fertig geworden ist, und ihn beispielsweise auf einer anderen Baustelle einsetzen.
Apropos Regiearbeiten: Hier können die Mitarbeiter auf eine praktische Funktion der Handys zurückgreifen. Wenn etwas zu dokumentieren ist, nutzen die Maler vor Ort auch schon einmal die Kamera im Handy, um Bilder von der Stelle zu machen, die zusätzlich bearbeitet werden soll. Die Bilder schicken sie dann an den Rechner im Büro. Sie können somit in der Software z.B. in Rechnungen eingefügt werden.
Ein weiterer Effekt der mobilen Zeiterfassung ist laut Kiwall die größere Genauigkeit und Transparenz bei der Abrechnung von Rapportarbeiten: „Früher wurde die Stunde, die für Zusatzarbeiten aufgewendet wurde, aufwendig verbucht. Mittlerweile werden die Regiearbeiten einfacher und vor allem genauer erfasst: Der Mitarbeiter beschreibt die Zusatzarbeit mit einer freien Texteingabe im Handy – sofort erscheint auf der Startseite des Programms ein Hinweis über diesen Eintrag, der dann zum Projekt passend gebucht werden kann.“
Malermeister Kiwall ist begeistert vom neuen Ablauf. Er fasst zusammen: „In die Geräte und die dazugehörige Software musste ich natürlich erst einmal investieren, aber es amortisierte sich schon nach vier Wochen: Wir sparen in der Verwaltung jede Menge Arbeit und Zeit. Und, was ganz wichtig ist: Die so gewonnenen Daten bieten die beste Basis für eine vernünftige Nachkalkulation.“

PRAXISPLUS
„Ganz wichtig bei einem Projekt wie der Einführung der mobilen Zeiterfassung: Man muss die Mitarbeiter mit ins Boot holen und schulen. Dann können Vorbehalte ausgeräumt werden – zum Beispiel die Angst, geortet und kontrolliert zu werden. Ich brauche die Ortung nicht, weil ich darauf vertrauen kann, dass der Mitarbeiter auf der vereinbarten Baustelle ist.“
Seit vielen Jahren organisiert Michael Kiwall seinen Betrieb mithilfe der WinWorker Software.
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