Die passende Branchensoftware ist unabdingbar, damit die Arbeitsabläufe nicht einem Blindflug durch den Betrieb gleichen.
Smartphones, Tablet-PC, Cloud, …
Neue Technologien definieren, ja diktieren die Anforderungen an Branchensoftware permanent neu. Gute Softwarehäuser wägen ab, was technisch machbar und gleichzeitig für den Anwender sinnvoll ist. Eine Marktübersicht.
Gehe mit der Zeit, sonst gehst Du mit der Zeit. – Bei neuen Materialien, Arbeitstechniken, Geräten und Maschinen wird dieser Spruch von Handwerkern gerne beherzigt. Die Investitionsbereitschaft ist groß. Anders jedoch bei Software. Da wird ungern investiert. 800 Euro für ein neues Smartphone? Kein Problem. Die gleiche Summe für ein Software-Update? Keine Chance. Warum eigentlich?
Im Blindflug durch den Betrieb
Für viele Handwerker ist die Software im Büro nur ein notwendiges Übel. Sie haben noch immer nicht verstanden, dass sie damit Geld verdienen – aber auch verlieren können. Stattdessen nutzen sie ausschließlich die Standardfunktionen: Angebote schreiben, Rechnungen schreiben, Kundendaten pflegen – vielleicht noch das Mahnwesen. Das wars dann auch schon. Als würden sie beim Autofahren nur Lenkrad, Gaspedal, Kupplung, Schalthebel und vielleicht noch die Bremse nutzen – nicht jedoch Licht, Scheibenwischer, Rückspiegel, Navi. Im Blindflug über die Autobahn – im Blindflug durch den Betrieb.
Umfangreiche Basis-Ausstattung
Dabei steht ihnen womöglich schon ein bestens ausgestattetes Vehikel zur Verfügung. Doch es fehlt die Lust, sich damit auseinander zu setzen. Ein Blick in unsere Marktübersicht zeigt, mit wie vielen sinnvollen Funktionen oft schon die Basisversionen ausgestattet sind. Nachfolgend einige Beispiele:
Dokumentenverwaltung
Bei vielen Herstellern sind ein Archiv sowie die Dokumentenverwaltung obligatorisch. Erstellte Dokumente lassen sich im System ablegen, mit Schlagworten versehen und Baustellen, Personen oder Vorgängen zuordnen. Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit, Fotos und andere digitale Daten zu verwalten und zu archivieren. Selbst Arbeitsabläufe lassen sich mit einigen Systemen organisieren und verwalten.
Aufmaß-Assistent
Aufmaße erstellen und diese auszuwerten ist eine alltägliche Aufgabe im Betrieb. Die meisten Programme sind daher mit Modulen ausgestattet, die dies ermöglichen. Formelassistenten erleichtern dabei das Erfassen der Daten. Einige Anbieter haben komplexe Formeln hinterlegt, die die Berechnung von Heizkörpern, Türen, Zargen und anderen genormten Bauelementen vereinfacht. Manches Programm unterstützt den Anwender mit grafischen Hilfsmitteln. Da kann beispielsweise ein unregelmäßiges Vieleck skizziert und die Seiten mit Maßen versehen werden, die Fläche wird per Tastendruck ermittelt. Auch Schnittstellen zu mobilen Aufmaßlösungen bieten viele Softwarehäuser an – das passende mobile Aufmaßprogramm – gegen Aufpreis – gleich mit.
Leistungskataloge
Eine der wichtigsten Funktionen ist die Integration von Leistungskatalogen in die Software. Wer auf vorformulierte Leistungstexte zurückgreifen kann, tut sich beim Verfassen eines Angebots leichter. Außerdem kann er sichergehen, keine Leistungen zu vergessen. Denn die Software denkt mit und liefert beispielsweise Hinweise auf zu kalkulierende Nebenleistungen. Insbesondere dann, wenn Material- und Zeitvorgaben hinterlegt sind, bekommt der Kalkulierende Hinweise zur Preisgestaltung. Das entbindet ihn zwar nicht von der Pflicht, die Preise individuell zu kalkulieren, verhindert jedoch grobe Fehleinschätzungen. Das schafft Sicherheit, vor allem für jene, die niemanden haben mit dem sie sich über ihre Preisgestaltung austauschen könnten.
Projektverwaltung
Zeiterfassung, Materialeinsatz, Fremdleistungen – wer auf Zwischen- und Nachkalkulation verzichtet ist wirklich im Blindflug unterwegs und darf sich nicht wundern, wenn er seinen Betrieb gegen die Wand fährt. Entsprechende Module setzen den Unternehmer jederzeit in die Lage zu überprüfen, wie es um seine Baustellen (und seine Finanzen) bestellt ist. Sie informieren, wie die Armaturentafel im Auto: Wie schnell bin ich unterwegs, wie lange reicht der Sprit – oder, mit anderen Worten: Ist meine Baustelle im Soll, wie ist meine Liquidität? Das ist nicht nur für Statistiker interessant sondern sorgt dafür, dass Unternehmer und Betrieb sicher ihre Ziele erreichen. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.
Umfangreiche Serviceleistungen
Insgesamt 23 unterschiedliche Kriterien haben wir in unserer Marktübersicht aufgelistet – von A wie Adressverwaltung bis Z wie Zeitvorgabelisten. Nicht jedes Kriterium mag von Interesse sein. Die Übersicht zeigt jedoch, wie umfangreich die Programme sind und in welchen Bereichen Kollege Computer mittlerweile den Unternehmer unterstützen kann.
Ebenso wichtig wie der Funktionsumfang der Programme sind die Serviceleistungen, die die Softwarehäuser rund um ihr Produkt anbieten: Fernwartung, Seminare oder Service-Hotline – unsere Tabelle listet all die Dinge auf, die es dem Anwender erleichtern, sich eingehender mit seiner Software zu befassen. Damit keiner mehr mit seinem Betrieb im Blindflug unterwegs sein muss.
Aktualisierte Marktübersicht
Hier finden Sie die aktualisierte Marktübersicht „Branchensoftware“ mit folgenden Herstellern:
Bernhard Seifert Dipl. Ing. (FH) GmbH, blue:solution Software GmbH, C.A.T.S.-Soft GmbH, HCS EDV-Systeme GmbH, KWP Informationssysteme GmbH, Lorey Computer, ma/soft e.K., MCDS GmbH, mexXsoft GmbH & Co. KG, Moser GmbH & Co KG, M-SOFT Organisationsberatung GmbH, OptiTime GmbH & Co. KG, pds GmbH, pik:Software, Sander & Doll AG, Sander + Partner GmbH, Staude Software GmbH, TAIFUN Software AG.
Aktualisierte Marktübersicht Branchensoftware
Pflichtenheft
Was muss die Software leisten? Die Anforderungen sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich und können nur individuell formuliert werden. Folgende Fragestellung bietet sich an:
• Welche und wie viele Mitarbeiter arbeiten mit der Software?
• Sind unterschiedliche Benutzerrechte erforderlich? Wenn ja, welche?
• Wie hoch sind die Lizenzkosten für Einzel- bzw. Mehrplatzversionen?
• Welche Anforderungen (Betriebssystem/Netzwerk/Hardware) stellt die Software an Arbeitsplatzrechner und Server?
• Umgekehrt: Welche Anforderung stellt die vorhandene Hardware an die Software, Beispiel: Tablet-PC mit Touch-Screen Bedienung?
• Welche Unterstützung leistet das Softwarehaus? Bietet es Schulungen an? Gibt es die Möglichkeit der Fernwartung und Fernschulung?
• Bietet das Softwareunternehmen einen Wartungsvertrag an? Welche Leistungen beinhaltet dieser? Kosten?
• Was kostet die Hotline?
• Gibt es eine Nutzer-Gemeinschaft in Form eines Forums und/oder regelmäßiger Treffen?
• Bei Anbieterwechsel: Ist eine Übernahme der Stammdatensätze möglich? Übernimmt dies das Softwareunternehmen?
• Kann ich mobil auf die Daten via VPN oder über das Internet zugreifen? Benötige ich das überhaupt?
• Wie erfolgt die Synchronisation der Daten von Mobilgeräten und Server?
• Wann und wie erstelle ich ein Aufmaß und wie werden diese Daten integriert und weiterverarbeitet? Gibt es Schnittstellen zu mobilen Aufmaßsystemen?
• Wie erfasse ich die Zeiten der Mitarbeiter und wie werden diese Daten integriert und weiterverarbeitet? Gibt es Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen?
• Lassen sich Kundendaten, Telefonnummern, Termine etc. mit Outlook und Mobiltelefonen abgleichen? Oder ist hier gar doppelte Datenhaltung notwendig?
• Welche Schnittstellen benötige ich (Ausschreibungen, Produkt-Datenbanken von Lieferanten, Online-Banking,…) und wie funktionieren diese?
• Ist ein Im- und Export von Daten in gängigen Formaten (CSV, Excel, etc.) möglich?
Tipps für ein Software-Update
Wie kann mir meine Software den Arbeitsalltag noch mehr erleichtern? Mit dieser Checkliste bereiten Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter vor.
• Bestandsaufnahme durchführen. Warum ist eine Erweiterung der IT sinnvoll? Was benötigen die Mitarbeiter, was benötigt der Kunde, was benötigen Geschäftspartner, Lieferanten, Banken…?
• Mitarbeiter informieren und in Vorüberlegungen mit einbeziehen. Welcher Bedarf besteht im Büro und auf der Baustelle?
• Welche Hardware kommt zum Einsatz: Tablet-PC, Notebook,…?
• Pflichtenheft erstellen. Was muss das EDV-System leisten?
Josef Schneider
