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Die Kosten für die Anschaffung von Software-Lizenzen, Anti-Viren-Programmen, Hardware, Updates, Betrieb sowie Pflege und Wartung, Strom, Datensicherung sowie die Investitionen in Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sind in der Wolke geringer als auf herkömmlichem Wege.
Foto: Moser

Flexibel, sicher, plattformunabhängig

Früher: Arbeitszettel, Schreibmaschine, Telefon. Heute: Smartphone, Notebook, Cloud. Die technischen Möglichkeiten haben sich grundlegend gewandelt – und mit ihnen die Arbeitsweisen in vielen Unternehmen. Mit diesen acht Schritten lassen sich innerbetriebliche Prozesse optimieren.

Dieser Wandel befindet sich in einem anhaltenden Fluss. So sind die Workflows heute orts- und zeitunabhängig, die Nutzer haben von überall Zugriff auf sämtliche Daten.

Die Angebotsvielfalt von Apps oder Softwarelösungen ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Geschäftsprozesse sind mit Unterstützung mobiler Anwendungen effektiver und effizienter zu steuern und abzuwickeln.

Will man die sich daraus ergebenden Möglichkeiten nutzen, muss das Unternehmen als Ganzes betrachtet werden: Welche Prozesse können wir besser und effizienter über mobile Endgeräte und entsprechende Softwarelösungen abdecken? Viele Handwerksunternehmen haben die ersten Schritte bereits getan: Teile der Büro- und Verwaltungsarbeiten werden digitalisiert. So kann zum Beispiel ein Kunde den Auftrag direkt vor Ort auf dem Tablet des Handwerkers unterschreiben. Die Flexibilität und Ortsungebundenheit der Datenverarbei-tung ist ein wesentlicher Vorteil.

Schluss mit dem Wirrwarr

Im Optimalfall haben Anwender eine zentrale Oberfläche, mit der alle kaufmännischen Tätigkeiten im Unternehmen erledigt werden können. Eine solche Plattform sollte sämtliche im Arbeitsalltag anfallende Aufgabenstellungen abdecken können – von der Planung über die Projektkalkulation bis hin zum Rechnungswesen.

Eine zentrale Datenhaltung bietet den Vorteil, dass sämtliche Firmen-, Kunden- und Stammdaten nach ihrer Erfassung für alle weiteren Vorgänge verfügbar sind. Auch zu einem späteren Zeitpunkt kann der Anwender jederzeit darauf zurückgreifen. Browser und eine Anbindung an das mobile Internet oder lokale Netzwerke genügen für den Zugriff.

Überall Zugriff auf alle Daten

Mobiles Arbeiten ermöglicht die effektive Zusammenarbeit in Echtzeit. Das gilt dann, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Durchgängige Prozesse fördern nicht zuletzt die Qualität und die Effizienz. Zudem reduziert eine smarte Arbeitsweise Übertragungsfehler und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Bedienung

Usability – so wird die Benutzer- oder Bedienerfreundlichkeit genannt. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass sich die Benutzer intuitiv zurechtfinden. Über ein Benutzer- und Rollenmodell sieht jeder Mitarbeiter gleichzeitig nur die Funktionen und Informationen, die für seine tägliche Arbeit erforderlich sind.

In der Wolke

Die Cloud ist noch viel mehr als ein Datenspeicher: Komplette Anwendungen, können gemietet und auf dem Rechner installiert werden. Bei einer Cloud werden gewisse Leistungen zu einem vereinbarten Preis pro Monat genutzt, ähnlich wie bei der Abnahme von Strom, Gas oder Wasser. Der Anwender braucht sich nicht mehr um Bezug, Betrieb und Wartung der Leistung kümmern. Das übernimmt der Lieferant. Die Anwendung ist immer up-to-date, gesetzliche Vorgaben werden stets erfüllt.

Übrigens: Software aus der Cloud lässt sich im Regelfall auch einfacher testen. Auf der Webseite registrieren, anmelden und los gehts.

Plattformunabhängigkeit

iOS, Windows, Mac oder Android? Notebook, Tablet oder Smartphone? Die Frage nach Endgeräten und Betriebssystemen ist eine Frage von gestern. Im besten Fall gibt es seitens des Herstellers hierzu keine Vorgaben – der Zugriff ist über jedes Betriebssystem möglich.

Der Anwender ist im Optimalfall flexibel in seiner Entscheidung über Endgeräte und Betriebssysteme. Das bedeutet umgekehrt, dass sich die Oberfläche der Anwendung durch ein responsives Design auszeichnen sollte. Das heißt, dass sich die Anwendung immer an die verfügbare Oberfläche anpasst.

Skalierbarkeit

In der IT spricht man von Skalierbarkeit, wenn die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Es muss gewährleistet sein, dass der Kunde zu einem adäquaten Preis auch langfristig Lizenzen dazukaufen kann.

Wenn das Anwenderunternehmen etwa wächst, muss die Software mitwachsen können. Es darf beispielsweise nicht die Situation eintreten, dass die Programme mit steigenden Auftragsvolumina an ihre Leistungsgrenze stoßen. Zudem sollte ein Cloud-Anbieter ein Mindestmaß an Investitionssicherheit bieten und bereits am Markt etabliert sein.

Sicherheit und Vertrauen

Die IT-Sicherheit ist auf mehreren Ebenen zu betrachten: Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr Vertragspartner deutsches Recht anwendet und sich dessen Rechenzentren in Deutschland befinden – nur so ist garantiert, dass der Zugriff auf ihre wertvollen Daten gut geschützt ist. Auch die technischen Hausaufgaben sollten erledigt werden, sprich: Firewalls, Virensoftware sowie die gesamte IT-Infrastruktur und die ihres Dienstleisters müssen stets auf dem neuesten Stand sein. Am wichtigesten ist aber die Sensibilisierung des Personals. Was nützt der Virenscanner, wenn er manuell deaktiviert wird?

Gute Planung

Veränderungsmanagement funktioniert nicht im Hauruck-Verfahren, Neues lässt sich nicht einfach über die vorhandenen Strukturen überstülpen. Diese müssen vielmehr neu gedacht werden.

Eine gute Planung, ein offener Dialog mit dem gesamten Team und dem IT-Partner sowie die Bereitschaft zur Investition in die neuen Technologien ist ein Muss. Die Planung und die Maßnahmen zur Umsetzung sollten schriftlich festgehalten werden, sodass sie für alle Beteiligten einsehbar und vor allem verbindlich sind. Ein regelmäßiger Austausch, die Prüfung des aktuellen Status sowie eine mögliche Anpassung der Maßnahmen sind wichtige Instrumente, um den Weg und das Ziel nicht aus dem Auge zu verlieren. Neue Denkweisen sind auch immer eine Chance, Prozesse und Arbeitsweisen komplett neu zu definieren und umzusetzen.