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Mehr als Zeiterfassung!

Betrieb & Markt
Mehr als Zeiterfassung!

Keine „Zettelwirtschaft“ mehr: bequem und sicher kann die Arbeitszeit mit einem mobilen System erfasst werden.

Der Malerbetrieb Anton Geiselhart zählt mit über 100 gewerblichen Arbeitnehmern zu den Großen dieser Branche im Raum Reutlingen. Neben den klassischen Malerarbeiten werden auch noch weiterer Bereiche abgedeckt, wie beispielsweise Stuckateur- und Trockenbauarbeiten.

Die Firma Bieber Computer Systeme GmbH (BCS) befasst sich mit der Entwicklung von Systemen für Betriebsdaten-Management und Zeitwirtschaft. Unter dem Namen Zebau wird eine mobile Arbeitszeiterfassung (Soft- und Hardware) für Handwerker, Service- und Dienstleistungsbetriebe angeboten.
Seit 1999 wird das System bei Geiselhart zur korrekten zeitlichen Erfassung und Abrechnung der Objekte eingesetzt. In der Software lässt sich der Betrieb des Anwenders individuell mit seinen unterschiedlichen Projekten, Kostenträgern, Zeit- und Abrechnungsmodellen abbilden. Zu den Hardwarekomponenten gehören Buttons für die Identifizierung von Kostenträgern, Kostenstellen und Tätigkeiten, Lesestifte für die Mitarbeiter sowie Stiftlesestationen (stationär oder mobil).
Einfache Handhabung
Bei diesem System kann jedem Gewerk, jedem Kostenträger bzw. jeder Kostenstelle, ein Button zugeordnet werden. Mittels der Kennung ist mit den Buttons eine eindeutige Identifikation möglich. Die Mitarbeiter sind mit Lesestiften ausgerüstet, die ihnen über die einprogrammierte PIN (personal identification number) fest zugeordnet sind. Die Zeit wird erfasst, indem der Lesestift auf den Button gedrückt wird. Dabei werden dessen Kennung zusammen mit Uhrzeit und Datum als Meldung abgespeichert. Um den Stift auszulesen, wird er in die Öffnung der Lesestation gedrückt. Beim Auslesen werden die Daten aus dem Stift in den PC übertragen. Die übertragenen Rohdaten werden mit der Software aufbereitet und ausgewertet. Falls Daten nicht einwandfrei interpretiert werden können, gibt die Software eine Fehlermeldung aus. Diese kann bequem und schnell am PC bearbeitet werden. Genauso komfortabel können Meldungen nachbearbeitet werden. So kann beispielsweise eine vergessene Stempelung vom zuständigen Sachbearbeiter entsprechend nachgetragen werden. Ob eine Meldung vom Stift kommt oder manuell vom Sachbearbeiter eingetragen wurde, ist später nachvollziehbar.
Anhand der hinterlegten Daten erfolgt eine mitarbeiter- und abrechnungsbezogene Zuordnung der Meldungen zu Projekten, Kostenträgern, Zeitkonten und Lohnarten. Daraus lassen sich Zeitnachweise für die Mitarbeiter und auf Kostenträger/Kostenstellen bezogene Zeitsummen ermitteln. In den Zeitnachweisen ist für den Mitarbeiter erkennbar, ob Daten manuell bearbeitet wurden. Diese Transparenz trägt auch zur Akzeptanz bei der Belegschaft bei.
Belege – Stichwort Zettelwirtschaft – sind hierbei nicht mehr erforderlich. Abweichungen vom Ablaufplan werden dank der tagesaktuellen Darstellung sofort bemerkt, wodurch rechtzeitig regulierend eingegriffen werden kann.
Schneller Überblick
Bei dieser Vorgehensweise stehen alle abzurechnenden Leistungen unmittelbar nach Abschluss der Arbeiten zur Verfügung. Die Daten werden dann durch die Software verarbeitet. Dabei werden Anwesenheitszeiten ermittelt, die bereits um Pausen oder sonstige Unterbrechungen bereinigt sowie mit eventuellen Zuschlägen für Mehrarbeit oder Erschwernis beaufschlagt sind. Diese Zeiten werden als Arbeitszeitsummen über eine Schnittstelle an ein Lohnprogramm übergeben. Bei Geiselhart ist dies das Lohnprogramm Navision. Damit trägt das Zeiterfassungs-Programm wesentlich zur übersichtlichen und schnellen Bearbeitung der Projekte in der Verwaltung bei.
Die anfängliche Skepsis einiger Mitarbeiter wich der Zustimmung und Akzeptanz, als klar wurde, dass hier nicht ein Kontrollsystem, sondern eine Arbeitshilfe für alle Beteiligten eingeführt worden war. Ein weiterer wichtiger Punkt war der dreimonatige Parallelbetrieb aus „Zettelwirtschaft“ und dem neuen Programm, während dem die Beschäftigten „gefahrlos“ Erfahrungen mit der neuen Methode sammeln konnten. Für den Betrieb ergab sich noch ein weiterer positiver Aspekt: Unter anderem mithilfe des Programms konnte schon im ersten Jahr des Betriebs die Produktivität auf den Baustellen zwischen 5 bis 7,5 Prozent gesteigert werden.
Kontakt: Bieber Computer Systeme GmbH Öhder Str. 4–4a 44283 Wuppertal Telefon: (0202) 60905–0 Telefax: (0202) 60905–33 kontakt@bieber-gruppe.de
Anton Geiselhart Marktstr. 195 72793 Pfullingen Telefon: (07121) 923 3 Telefax: (07121) 923 444 info@anton-geiselhart.de
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