Mobil und stationär

Im Familienunternehmen Gerald Hübner wird Wert auf effiziente Arbeitsabläufe, erstklassige Handwerksleistungen und zukunftsorientierte Technik gelegt. Eine Software, die sowohl im Büro wie auch mobil einsetzbar ist, unterstützt die Betriebsführung.

Autor: Nicole Sillekens | Fotos: Winworker

Das ehemalige, seit 2003 leerstehende Internat Aloysianum im nordfränkischen Lohr erstrahlt jetzt in neuem Glanz und wird als Wohnanlage genutzt. Malermeister Michael Hübner und sein Team waren einer von zwei Betrieben, die mit dem Umbau betraut waren. Jede zu sanierende Wohnung wurde als eigenes Projekt in der Software geführt. „Über die Projektliste war für uns immer klar, welche Materialien für welche Wohnung benötigt wurden“, so Hübner. Während der Sanierung galt es, rund 50 hochwertige Eigentumswohnungen zu erstellen. Dabei waren stets die Auflagen der Denkmalbehörde zu beachten.

Die Software von Winworker hat er schon vor geraumer Zeit zusammen mit den Modulen zur Stunden- und Materialmitschreibung, dem Dokumentenmanagement und der Ressourcenplanung angeschafft. Die Arbeitszeiten wurden anfangs noch händisch erfasst, dann haben sie aber zügig die mobile Zeiterfassung des Softwarehauses eingeführt. Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten werden genau erfasst. Die Handhabung via Smartphones ist unkompliziert und die Stundendaten können für verschiedene Zwecke digital ausgewertet und zusammengestellt werden. Hübner: „Auch wenn der Zoll eimal bei uns anklopft, kein Problem! Wir können mit wenigen Klicks vernünftig aufbereitete Dateien zum Beispiel als Nachweise im Rahmen des Mindestlohngesetzes liefern.“

Krankheit und Urlaubsanträge können von den Mitarbeitern mobil gemeldet werden. Dazu nutzen sie vorgefertigte digitale Formulare auf ihren mobilen Geräten, die online an die Software im Büro weitergeleitet werden. Dort fließen die Daten in die Stundenmitschreibung und auch in die Ressourcenplanung ein. Anstelle einer Stecktafel hängt ein Bildschirm in der Werkstatt, dort wird alles aktuell für die laufende Woche angezeigt: Projekte, Urlaube und Krankheitstage im Team.

Überblick auch unterwegs

„Software sollte sinnvollerweise die Prozesse so abbilden, dass es im Büro und mobil auf der Baustelle praxisnah umsetzbar ist.“ Das mobile Arbeiten nutzt Michael Hübner in mehrfacher Hinsicht: In der zum Programm gehörenden App ruft er sich Dokumente wie Aufmaße und Abschlagsrechnungen zu den Projekten auf. In der Mitarbeiterübersicht, die aus den Daten der mobilen Zeiterfassung gespeist wird, kann er sehen, ob die Mitarbeiter beispielsweise schon auf der nächsten Baustelle angekommen sind. Über die mobile Materialmitschreibung kann er nachschauen, welcher Farbton für ein Projekt schon einmal genutzt wurde. So ist vieles schon unterwegs geklärt, das spart Zeit.

GoBD- bestens vorbereitet

Der Malermeister hat sich schon früh mit dem Steuerthema GoBD beschäftigt. „Die meisten Unternehmen haben da immer noch eine Wissenslücke. Dabei ist wirklich jeder selbst zuständig und muss sich kümmern! Wir wollten von Anfang an auf der sicheren Seite sein und haben uns so viele Informationen wie möglich besorgt.“

Schließlich hat er das GoBD-Maßnahmenpaket seines Softwarepartners angeschafft. Es besteht unter anderem aus einem GoBD-Archiv: „Alle steuerlich relevanten Dokumente, vom Angebot bis zur Schlussrechnung, werden ins Archiv überführt. Sie sind dann unter anderem unveränderbar und maschinell auswertbar. Das passiert automatisch im Hintergrund, wir werden über den erfolgreichen Verlauf der Archivierung informiert, es ist für uns im Büro kein zusätzlicher Aufwand nötig.“

Weitere Anforderungen der GoBD sind die Punkte Internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation. Beides muss ebenfalls in jedem Betrieb vorliegen. Zusammen mit dem Mitarbeiter des Softwareherstellers Stefan Heißenbüttel hat Michael Hübner eine Muster-Verfahrensdokumentation unternehmensspezifisch angepasst. „Es war sehr hilfreich, hier Begleitung zu haben. Schließlich ist ein Dokument mit 44 Seiten mit Anhang dabei herausgekommen.“

Weitere Informationen:
www.winworker.de


PraxisPlus

Hintergrund

Michael Hübner leitet zusammen
mit seinen Eltern Gerald und Barbara das Familienunternehmen in der
vierten Generation. Sie betreuen Industrie- und Privatkunden in der Region Main-Spessart. Das Team, bestehend aus 15 Mitarbeitern, bietet die gesamte Bandbreite von Putz über Trockenbau bis zu hochwertigen Malerarbeiten innen und außen.
Vor kurzem erhielten sie das qih-Qualitätssiegel mit der Note
„sehr gut“.

ww.maler-huebner.de
www.qih.de