Startseite » Betrieb & Markt »

Wenn die Hektik dirigiert

Betrieb & Markt
Wenn die Hektik dirigiert

Wenn die Hektik dirigiert
Thomas Scheld
Wenn die Zeit fehlt, muss man Freiräume schaffen.

Wo viel Arbeit ist, da ist auch viel Hektik, sagte unlängst ein gestandener Malermeister und genau in dem Moment klingelte sein Smartphone. Ein kleines Problem auf einer Baustelle. Ein Mitarbeiter, der lieber den Chef fragt, als selbst eine Entscheidung zu treffen. Das kommt vor. Täglich. In vielen Betrieben. Natürlich nimmt sich der Chef dieser Sache an. Schließlich soll ja alles bestens funktionieren. Also trifft er die Entscheidung aus der Ferne. Ohne sich jemals vor Ort ein Bild vom Problem gemacht zu haben. Er trifft seine Entscheidung aufgrund der Informationen, die er von seinem Mitarbeiter bekommt. „Fernbefehl“ nennt man das. Das Problem dabei ist, dass der Mitarbeiter schon eine Selektion der Informationen vorgenommen hat. Er hat dem Chef nur das erzählt, was er für wichtig erachtet. Hoffentlich sind seine Informationen auch die notwendigen. Denn sonst entscheidet unser Chef auf falscher Grundlage. Und dann geht die Sache schief. Weil der Chef einfach nicht die richtigen Infos hatte. Auch das passiert täglich. Im Ergebnis wird die Hektik noch größer.

Delegieren vermeidet Hektik
Sie merken es schon: Hektik hat etwas mit Organisation zu tun, mit der Verteilung von Aufgaben. Und hierbei gilt: Es kann nicht einer alles machen! Auch der Chef nicht. Jeder Malerunternehmer muss sich tagtäglich die Frage stellen, was er selbst tun muss und was er an seine Mitarbeiter abgeben kann. Das nennt man Delegieren und das hat viel mit Vertrauen in andere zu tun. Leider weigern sich viele Menschen, Aufgaben an andere zu delegieren. Sie sind der Meinung, nur sie selbst können alles am besten lösen. Und so behalten Sie alle Dinge – die wichtigen und die weniger wichtigen – in Ihrem direkten Zugriffsbereich.
Liegt es in unserem Beispiel am Mitarbeiter, dass er den Chef um eine Entscheidung aus der Ferne bittet? Oder legt der Chef Wert darauf, alles selbst zu entscheiden? Vielleicht hat der Mitarbeiter das Gefühl, es seinem Chef nie recht machen zu können? Die Folge davon ist, dass der Chef zu jeder kleinen Kleinigkeit befragt wird. Er soll immer entscheiden, damit er sich hinterher nicht beschweren kann. Auf die Dauer kann das nicht funktionieren, denn auch die Kapazitäten des Chefs sind beschränkt. Ein Malerunternehmer, der hingegen Aufgaben an fähige Mitarbeiter überträgt, der kann seine Energie für wichtigere Tätigkeiten einsetzen. Delegieren ist ganz einfach, wenn Sie die folgenden Dinge beachten:
  • Übertragen Sie eine Aufgabe an einen Mitarbeiter, der anhand seiner Fähigkeiten die Aufgabe auch ausführen kann.
  • Legen Sie verständlich fest, welches Ergebnis Sie erwarten.
  • Vereinbaren Sie einen verbindlichen Termin für die Erledigung.
  • Überlassen Sie die Erledigung und alle damit zusammenhängenden Entscheidungen dem Mitarbeiter. Mischen Sie sich nicht ein!
  • Notieren Sie sich in Ihrem Kalender den vereinbarten Termin und kontrollieren Sie das Ergebnis.
  • Ablenkung kanalisieren
  • Selbst bei bester Delegation wird es sich nicht vermeiden lassen, dass irgendwann dann doch der Chef gebraucht wird. Ein Mitarbeiter hat ein außergewöhnliches Problem, das er alleine nicht lösen kann. Natürlich muss er dann seinen Chef um Rat fragen können. Delegieren bedeutet nicht, sich aus allem rauszuhalten. Es bedeutet, den anderen etwas zuzutrauen und zu übertragen. Wenn dann jemand Probleme bei seinen Aufgaben hat, muss der Chef natürlich ein kompetenter Ansprechpartner sein. Schließlich ist es sein Unternehmen und schließlich wird er letztlich für jedes Problem geradestehen müssen. Der Malerunternehmer ist gerne Mentor und Coach seiner Mitarbeiter, wenn die mal wirklich nicht weiter wissen. Und auch Kunden fragen gelegentlich nach dem Chef. Deshalb braucht man Pufferzeiten für unerwartete wichtige Ereignisse. Vieles, was den Tagesablauf unterbricht, hat diese Wichtigkeit jedoch nicht. An manchen Tagen will jeder immer alles sofort, am besten schon gestern. Und schlimmer noch: Was häufig von anderen als ganz wichtig deklariert und deshalb gleich angepackt wird, liegt beim anderen dann tagelang unbearbeitet herum. In solchen Fällen hilft die Orientierung an den eigenen Prioritäten (siehe hierzu Malerblatt 10/2015, Seiten 46/47, Beitrag: „Wenn der Tag zuwenig Stunden hat“).
Zeitdiebe ausschalten
Das ist besonders im Zusammenhang mit Menschen wichtig, die das Gespräch mit anderen als interessante Abwechslung ihres Tagesgeschehens verstehen. Die Rede ist hier von „Zeitdieben“, die mit Ihnen sprechen und am Ende des Gespräches ist nichts herausgekommen als die sprichwörtliche „heiße Luft“. Gut, dass man mal darüber gesprochen hat. Gut, dass man mal die unterschiedlichen Meinungen zu einem mehr oder weniger aktuellen – aber keinesfalls für Ihr Malerunternehmen wichtigen – Thema ausgetauscht hat. Das kostet Zeit. Zeit die Sie nicht haben. Es macht wenig Sinn sich mit dem unangemeldeten Außendienstvertreter eines x-beliebigen Lieferanten über die neusten Produkte seines Hauses zu unterhalten, wenn Sie nicht gerade eine Anschaffung planen. Es macht auch keinen Sinn, jeden noch so unwichtigen Telefonanruf entgegenzunehmen. Und auch bei Mitarbeitern ist die Suche nach Geselligkeit manchmal ausgeprägter als die zielgerichtete Aufgabenerfüllung. Solche und ähnliche Unterbrechungen Ihres Tagesgeschäfts bringen Ihren Zeitplan gehörig durcheinander. Wenn Sie da mitmachen, laufen Sie Gefahr, wichtige Dinge auf die lange Bank zu schieben und schnell in Termindruck zu geraten. Das alles grenzt Ihre persönlichen Freiräume ein. Deshalb verhält sich der Malerunternehmer kritisch gegenüber Zeitdieben und vor allem bleibt er immer Herr seiner eigenen Zeit.
Smart und Mobil
Dazu passt eine wichtige Erkenntnis. Wer seine Zeit optimal ausnutzen möchte, der kann nicht immer und überall erreichbar sein. Die Erfindung des Mobiltelefons hat die Arbeitswelt innerhalb kurzer Zeit verändert. Musste man vor einigen Jahren dem Mitarbeiter auf die Baustelle hinterherfahren, um ihm eine wichtige Information zu geben, genügt heute ein kurzer Anruf. Gleiches gilt für eine Materialbestellung oder für technische Fragen beim Hersteller. Schnell wird das Mobiltelefon gezückt und schon sind die benötigten Informationen ausgetauscht. Da inzwischen einfache Handys in breiter Front durch intelligente Smartphones ausgetauscht wurden, ist man immer und überall vernetzt. Das bringt große Vorteile und genauso viele Gefahren mit sich. E-Mails können immer und überall empfangen werden, Kurznachrichten immer und überall geschrieben. Weil aber viele Menschen dauernd etwas Unterhaltung suchen, werden wir alle täglich mit vielen sinnlosen Informationen überschüttet. Wie oft am Tag oder vielleicht besser in der Stunde ziehen Sie Ihr Smartphone aus der Tasche, um eine dieser unwichtigen Informationen zu lesen oder sogar zu kommentieren? Auch das kostet Zeit, die Sie nicht haben. Zeit, die woanders fehlt. Deshalb lohnt es sich, sein eigenes Nutzungsverhalten kritisch zu hinterfragen: Wieviel Zeit investiere ich am Tag in mein Smartphone? Wieviel davon ist wirklich wichtig? Sie werden überrascht sein, wieviel Zeit Sie täglich sparen können.
Stille Stunde
Manche Dinge des Tages erfordern Ihre volle Aufmerksamkeit. Da gibt es Angebote, bei denen Sie an viele Kleinigkeiten denken müssen. Oder eine Abrechnung mit vielen Nachträgen, bei der Sie schon schnell mal etwas übersehen können. Solche Aufgaben gibt es viele. Und je häufiger Sie eine solche anspruchsvolle Aufgabe unterbrechen, desto mehr Energie müssen sie für die Erledigung aufwenden. Nicht selten führen häufige Störungen zum doppelten oder sogar dreifachen Zeitbedarf. Zeit, die woanders fehlt. Deshalb ist es eine gute Strategie, wenn Sie sich für aufwendige Aufgaben eine „stille Stunde“ einplanen. Sagen Sie einfach Ihren Mitarbeitern, daß Sie während dieser Zeit ungestört sein möchten, leiten Sie Ihre Anrufe um oder schalten Sie während dieser Zeit Ihren Anrufbeantworter ein. Sie gewinnen viel mehr als Sie verlieren können.
Aktuelle Ausgabe
Titelbild Malerblatt 3
Ausgabe
3.2024
ABO
Malerblatt Wissenstipp

Malerblatt Infoservice
Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Malerblatt-Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Medien GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Malerblatt-Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Malerblatt-Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de