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Zeit digital erfassen

Betrieb & Markt
Zeit digital erfassen

Die Entwicklung neuer Zeiterfassungs-Techniken läuft rasant – für jeden Bedarf gibt es eine maßgeschneiderte Lösung.

Wer kennt sie nicht, die Sage von den Heinzelmännchen, die den Kölner Bürgern einst alle lästigen Arbeiten abnahmen. Heutzutage greift man zu modernster Technik – gern auch im Mini-Format – um den immer dichter getakteten Arbeitsalltag zu meistern. Auch Heino Klug, Vorarbeiter beim Malerbetrieb Mensing im münsterländischen Schöppingen, startet morgens niemals ohne sein Smartphone. Der Clou: Eine spezielle Zeiterfassungs-App, die „Digi-Web-App“ der Firma Digi-Zeiterfassung aus Filderstadt, erlaubt dem 43-Jährigen, sämtliche Arbeitszeiten exakt zu speichern – nach Auftrag, Posi-tion und Tätigkeit getrennt erfasst. Bei Ankunft auf der Baustelle startet Klug die App, was dem Einstempeln an einer Stechuhr entspricht. Anschließend wählt er aus dem Menü Auftrag, Position und Tätigkeit aus, bestätigt seine Auswahl, und die Zeitaufzeichnung läuft automatisch – bis er eine neue Tätigkeit beginnt, sich in die Pause oder in den Feierabend verabschiedet. Nach Buchung werden die Zeitdaten innerhalb weniger Minuten per GPRS (UMTS) übertragen und automatisch mit der Auswertungs-Software Digi-Time-Control abgeglichen. In Sekundenschnelle kann Firmenchef Ralf Mensing Auswertungen per Knopfdruck machen und behält jederzeit die Übersicht darüber, ob irgendwo Arbeitszeiten oder Kosten aus dem Ruder laufen. Auch für die Lohnbuchhaltung bedarf es nicht mehr als ein paar Klicks. Neben Tages-, Wochen- und Monatsauswertungen bietet das System auch Klarheit darüber, wie viel Lohnzeit jede Tätigkeit kostet – ein großes Plus für die Nachkalkulation. Und bei der Lohnabrechnung spart die Firma mehrere Stunden pro Woche. „Für uns haben sich durch das System die Arbeitsabläufe im Büro enorm vereinfacht“, lobt Mensing.

Standort-Nachweis
Dass die acht Smartphones seiner Gesellinnen und Gesellen mit GPS-Ortung ausgestattet sind und der Chef über eine spezielle Funktion der App theoretisch jederzeit sehen kann, wo sich der Einzelne gerade befindet, „das hat hier keinen weiter gestört“, erklärt Ralf Mensing. Dies dürfte zum einen an dem guten Arbeitsklima in dem Familienbetrieb liegen, den der 46-Jährige gemeinsam mit seiner Ehefrau Beate führt, hat aber auch eine praktische Seite: Dank der neuen Technik kann der Chef sein Team gegen unberechtigte Kundenkritik in Schutz nehmen. „Früher hieß es manchmal: ‚Der war ja gar nicht auf der Baustelle‘“, erinnert sich Mensing. Diese Zeiten sind nun vorbei: Per Knopfdruck wird zu den Arbeitszeiten der jeweilige Standort angezeigt.
Neue Funktionen
Wie rasant die Entwicklung neuer Zeiterfassungs-Techniken läuft, lässt sich übrigens recht gut an der Geschichte der Web-App ablesen: Erst Anfang 2012 brachte Digi-Zeiterfassung die ursprünglich nur für iPhones konzipierte App als Neuauflage für Android-Geräte und andere Smartphones auf den Markt. Ein knappes Jahr später präsentierte die Filderstädter Firma bereits neue Funktionalitäten: Zum Beispiel eine Foto-Funktion für die Baudokumentation – die Bilder landen anschließend direkt in der Auftragsmappe. Oder eine Unterschriften-Funktion, über die Kunden geleistete Regiearbeiten gleich auf dem Smart- phone quittieren können.
Zeiterfassungs-Pioniere
Über 500 Kilometer weiter südlich und in Sachen Zeiterfassung eine ganze Ära weit entfernt, schaut Hans Lehmann auf das Display seines „Digi-Raport“. Der 65-Jährige ist Chef des Designmalerbetriebs Lehmann in Birkach nahe Stuttgart und Vorsitzender des Vereins Designmaler e.V. In Sachen Zeiterfassung gehört sein alteingesessener Familienbetrieb zu den Pionieren: Vor etwa 15 Jahren verabschiedete sich Lehmann von den Stundenzetteln – für den Firmenchef schon damals eine mehr als überfällige Entscheidung. „Wenn es gut lief, trugen unsere Mitarbeiter die Arbeitszeiten am selben Abend nach. Wenn es ganz schlecht lief, erst am Freitag. Da hätte man ebenso würfeln können“, lacht Lehmann. Daran, dass er für die Nachkalkulation jeden Zettel durchgehen und die jeweiligen Arbeitszeiten einzeln herausrechnen musste, mag er sich heute gar nicht mehr erinnern.
Zeiten im Blick
Nach jahrelanger Suche kam Hans Lehmann über den Tipp eines befreundeten Handwerkers auf die digitalen Geräte von Digi-Zeiterfassung. Vom reinen Grundprinzip funktioniert Digi-Raport genauso wie sein online vernetzter Nachfolger, die Digi-Web-App: Auch hier werden die Arbeitszeiten nach Auftrag, Position und Tätigkeit gespeichert. Allerdings hat Digi-Raport keinen Online-Zugang. Daher läuft auch die Datenübertragung nicht online, sondern dann, wenn die Mitarbeiter nach Feierabend die Geräte in die Ladestation der Firma stellen. Doch während Internet-basierte Funktionen wie die GPS-Ortung bei dem Basis- Modell von Digi-Zeiterfassung logischerweise wegfallen, funktioniert die Auswertung der Arbeitszeiten wie bei der App. „Baustellenauswertungen, Jahresauswertungen, ein Fünf-Jahres-Vergleich – alles kein Problem“, sagt Hans Lehmann. „Auch die Entwicklung von produktiven und unproduktiven Zeiten habe ich immer im Blick.“
Mit seinen acht Tasten und seinem stabilen Gehäuse ist Digi-Raport nicht nur handlich und einfach zu bedienen, sondern auch überaus robust: Hans Lehmann hat noch immer dieselben Geräte im Einsatz wie vor 15 Jahren. Dies sind wohl weitere Gründe für die große Beliebtheit des Modells bei vielen Malerbetrieben. Ob die Birkacher Designmaler bei der Zeiterfassung auch irgendwann zur App greifen? Hans Lehmann hat es jedenfalls nicht vor: Der 65-Jährige verabschiedet sich in absehbarer Zeit in den wohlverdienten Ruhestand und übergibt die Geschäfte an seine Tochter Tanja. Und die neue Chefin in spe bringt – laut Firmenflyer – bereits jetzt „jede Menge frischen Wind“ in den Betrieb.
80 % der Kosten sind Lohnkosten. An dieser Schraube kann man eher drehen als an den Materialkosten.

Die Welt wird immer mobiler

Dieter Kutschus, Geschäftsführer der Firma Digi-Zeiterfassung aus Filderstadt, über die Chancen und die Zukunft digitaler Zeiterfassung via Smartphone.
Herr Kutschus, worin liegen Ihrer Meinung nach die größten Vorteile der digitalen Zeiterfassung per Web-App?
Die Welt wird immer mobiler. Der Impuls zur Entwicklung unserer Web-App kam ursprünglich von unseren Kunden, die für die Zeiterfassung kein separates Gerät mit sich herumtragen, sondern ihre Handys besser nutzen wollten.
Wie war die Resonanz auf die Einführung der App? Sehr gut! Einer der wesentlichen Vorteile ist, dass die gebuchten Daten sofort online übermittelt werden und die Infos der Mitarbeiter auf der Baustelle dem Chef zwei Minuten später vorliegen. The world goes online!
Wie sieht die Zukunft der mobilen Zeiterfassung Ihrer Meinung nach aus? Das The-ma Mobilität wird immer wichtiger. Die Funktionalitäten werden sich verdoppeln – irgendwann wird es sicherlich möglich sein, das der Chef Skizzen und Aufmaße mit einer App erstellt und an seine Mitarbeiter vor Ort übermittelt.
Und inwiefern profitieren Unternehmen finanziell von digitaler Zeiterfassung? Achtzig Prozent der Kosten in Malerbetrieben sind Lohnkosten. An dieser Schraube kann man definitiv eher drehen als an den Materialkosten. Gesetzt den Fall, ein Betrieb spart durch digitale Zeiterfassung 80 Cent pro Mitarbeiter und Stunde, dann sind das bei 100 Arbeitsstunden 80 Euro und bei fünf Mitarbeitern 400 Euro pro Monat. Da amortisiert sich die Investition, die die Anschaffung der Web-App bedeutet, schnell.

PRAXISPLUS

Digi-Zeiterfassung GmbH
Raiffeisenstr. 30 70794 Filderstadt Tel.: (0711) 70960-0/Fax: -60 kontakt@digi-zeiterfassung.de
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