Gut organisiert

Marcus Villani sorgt mit seinem Team in Wuppertal für frische Farbe. Gute Beratung seiner Auftraggeber ist ihm wichtig. In der Organisation seines Betriebes lässt er sich unterstützen von seiner Software in Kombination mit mobilen Apps. Seine Kunden wissen das zu schätzen.

Nicole Sillekens

Fassaden aller Art, auch die von Gewerbeimmobilien, gehören zum Portfolio von Marcus Villani – nicht nur im Raum Wuppertal, auch im Bergischen Land und den angrenzenden Großstädten Essen und Düsseldorf. Das Team des Malerbetriebs Villani beherrscht überdies das gesamte Spektrum der Innenraumgestaltung – vom Verputzen, Tapezieren und Streichen über das Lackieren, Lasieren, verschiedene Spachtel- und Lasurtechniken bis hin zu Verlegung von Teppichböden, PVC, Laminat und vielem mehr.
Verlässliche Partner
Im vergangenen Jahr hatte der Malerbetrieb einen großen Wasserschaden zu verzeichnen. Nach dem ersten Schreck haben sie die Schadensbeseitigung auch zur Sanierung genutzt. Sämtliche Malerarbeiten hat der Betrieb selbst erledigt, Elektrik, Wasserinstallationen und Estrich wurden von Fachbetrieben ausgeführt – dorthin hat Marcus Villani durch ein enges Netz von Partnerbetrieben ohnehin einen guten Draht.
„Bei Projekten, bei denen unterschiedliche Gewerke zusammenarbeiten müssen, kommt es oft zu Fehlplanungen und unnötigen Verzögerungen“, erläutert der Malermeister. „Damit unseren Kunden dies erspart bleibt, übernehmen wir auf Wunsch die gesamte Terminplanung und Koordination der verschiedenen Gewerke. So haben sie nur einen Ansprechpartner und brauchen sich nicht selbst um alles kümmern.“
Über die jahrelange Zusammenarbeit ist ein partnerschaftliches Verhältnis entstanden, das viele Vorteile bringt.
Die Betriebe tauschen sich auch über spezielle Vorgehensweisen aus. So fragten einige Handwerkskollegen, warum Villanis Mitarbeiter so häufig ihre Handys auf der Baustelle nutzen. Die Antwort fiel nicht schwer: Sie erfassen ihre Arbeitszeiten mit ihren Smartphones, und zwar in der Regel nach den Positionen im Blankett. Diese werden vor Beginn der Arbeiten aus der Software im Büro auf die Handys übertragen, sodass stets zum passenden Projekt mitgeschrieben werden kann. Die Gesellen suchen das Projekt in der Liste, wählen die Position und starten die Zeiterfassung mit einem Fingertipp auf das Startsymbol – eine einfache Sache.
Buchen statt zocken
„Im Rahmen des Mindestlohnthemas sind wir im Baugewerbe ja vom Gesetzgeber verpflichtet, Zeiten detailliert zu dokumentieren, das scheint aber kaum jemand zu wissen. Wir erfüllen jedenfalls diese Vorgaben ohne großen Aufwand“, stellt Villani zufrieden fest.
Darüber hinaus hat die mobile Variante viele Vorteile. Neulich hatte der Malerbetrieb den Auftrag, an der Fassade einer Villa die detaillierten Stuckarbeiten instand zu setzen. Die umfangreichen Arbeiten sollten nach Stunden abgerechnet werden. Marcus Villani: „Auch hier war die digitale Zeiterfassung unentbehrlich.“ Die detaillierte Auswertung dazu kam mit wenigen Klicks aus dem Drucker und wurde der Kundin mitgeliefert. Rückfragen bezüglich der aufgewendeten Stunden kamen erst gar nicht auf.
Immer in Begleitung
Bereits mit dem Angebot hatte der Malermeister in einen Begleitbrief darüber informiert, dass seine Angestellten ihre Arbeitszeit mit den Handys buchen.
Ohnehin gehen kein Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung ohne Begleitschreiben raus. Villani führt darin zum Beispiel die Vor- und Nachteile von alternativen Anstrichsystemen und individuellen Empfehlungen auf.
Er hat eigene, für den Kunden leicht verständliche Texte vorgefertigt und in der Software hinterlegt. Trotzdem bleibt durch die namentliche Ansprache und die eigenen Empfehlungen der Charakter eines persönlichen Anschreibens erhalten. Das automatisch von der Malersoftware integrierte Firmenlogo sorgt zudem für einen professionellen Auftritt im Corporate Design.
Zeiterfassung: kein Hexenwerk
Zu der Zeit, in der Marcus Villani die Geschäftsführung vom Vater übernommen hatte, wurden die Arbeitszeiten noch via Stundenzettel erfasst. Nach einem langen Arbeitstag auf der Baustelle musste Villani die Daten abends mühsam abtippen. Ein Fortschritt war da die erste Lösung seiner Branchensoftware WinWorker, in der er die Mitarbeiter kolonnenweise per Tastenhandys erfassen konnte und die Daten an das Programm im Büro übertragen wurden.
Seit dem vergangenen Jahr wird im Malerbetrieb die Smartphone-Variante genutzt.
Villani selbst hat sein Team nach einer kurzen Einweisung durch den Kundenbetreuer der WinWorker-Software geschult. „Das ist ja kein Hexenwerk, man wird immer von der App geleitet, muss nur mit dem Finger tippen. Beide Gesellen hatten anfangs Bedenken, die sich bereits nach zwei, drei Tagen gelegt hatten. Nun empfinden sie die individuelle mobile Zeiterfassung als deutlich praktischer.“
Immer aktuell
Der Chef schaut einmal in der Woche, meist freitags, die Aktivitätsübersicht durch. So hat er eine Übersicht über die Arbeitszeiten und kann zum Beispiel sehen, wann die Mitarbeiter angefangen haben und ob die Pausen eingehalten wurden. Eventuelle Fehlbuchungen kann er noch korrigieren, sie sind so zeitnah einfacher nachzuvollziehen, als wenn er nach Wochen die Zeiten aus der Erinnerung rekonstruieren muss. Anhand der mobil erfassten Daten lässt sich genau sehen, wie lange die jeweiligen Mitarbeiter für die einzelne Position gebraucht haben. Alle drei bis sechs Monate pickt er sich Arbeiten heraus, die häufig ausgeführt werden, und kalkuliert sie in der WinWorker-Software mit den aktuellen Zeitwerten neu durch – so ist stets alles auf dem neuesten Stand.
Digitale Verknüpfung
Die digitalen Daten sind alle miteinander verknüpft und vielfältig auszuwerten. Dieses Prinzip zieht sich durch die neue Baustellendokumentation, die Marcus Villani seit einigen Wochen nutzt: Er macht vor Ort mit seinem iPad Fotos von der Baustelle, vor allem von Details wie zum Beispiel einem Spalt an der Gardinenleiste. Dazu schreibt er einen kurzen Hinweis, sodass er selbst sich nicht erinnern muss. Er leitet die Baustellendokumentation an die mobilen Geräte des Teams weiter, und die Mitarbeiter haben auf einen Schlag sämtliche Informationen zum Raum.
Aufgaben und Formulare
Seit Kurzem wird im Betrieb auch die WinWorker-Aufgaben-Funktion genutzt. „Denkt an den Kontrollgang“, heißt zum Beispiel eine Aufgabe gegen Ende des Projekts. Sie wird in der Software oder auch mobil via Smartphone erstellt und an alle beteiligten Personen geschickt. Die Mitarbeiter müssen mit einem Fingertipp bestätigen, dass sie die Aufgabe erledigt haben, sodass der Chef Bescheid weiß. Auf den Handys und Tablets der Mitarbeiter ist zu der Aufgabe zudem ein passendes mobiles Formular hinterlegt. Anhand dessen werden vor dem Ende der Baustelle die Stellen inspiziert, die früher oft vergessen wurden. Sind alle Ecken kontrolliert? Die Baustellenwege sauber und der Gesamteindruck okay? Die Mitarbeiter müssen die einzelnen Fragen nur Punkt für Punkt anklicken, das ist schnell erledigt. „Und man muss nicht immer selbst vor Ort an alle Einzelheiten denken“, fügt Villani hinzu.
Mobiles Aufmaß
Die ausgefüllten Formulare werden automatisch in der Projektsammelmappe der Malersoftware abgelegt. Villani bekommt sofort eine Meldung, wenn ein neues Formular eingegangen ist und kann es gleich aufrufen. Ist alles in Ordnung, kann er schnell die Rechnung schreiben.
Auch beim Aufmaß überlässt Marcus Villani nichts dem Zufall. Hier nutzt er ebenfalls mobile Apps. Mit dem mobilen Fotoaufmaß hat er schon diverse Fassaden komfortabel nur anhand eines Fotos und zwei Referenzmaßen aufgemessen. In Innenräumen kommt das iPad mit der Raumaufmaß-App zum Einsatz. „Wir messen mit dem Laser. Die Daten laufen via Bluetooth direkt in die App. Wir können den Kunden die aufgemessenen Räume beim Termin in der 3D-Ansicht zeigen und anhand der Bilder anschaulich erklären, dass nur das berechnet wird, was gestrichen ist– also z. B. mit allen üblichen Abzügen bei großen Bauteilen. Das gibt einen Pluspunkt gegenüber den Betrieben, die häufig einfach nur Länge, Breite und Höhe des Raumes messen.“
Seit über 30 Jahren ist der Betrieb organisatorisch immer auf Zack – von den Kunden wird das bei Qualitätsbefragungen regelmäßig mit der Note „sehr gut“ honoriert.