Arbeitszeiten per Handy auf der Baustelle erfassen und sofort ins betriebliche System eingeben – das macht der Malerbetrieb Streich in Berlin.
„Wir sind nicht unbedingt ‚technikbesessen’, aber wenn etwas nützlich ist, dann fackeln wir nicht lange,“ sagte uns Alexander Streich von der Malerfirma Hans Jürgen Streich aus Berlin-Charlottenburg. Deshalb gehörte die Firma vor einem Jahr auch zu den ersten Anwendern von time report®, der Lösung zur mobilen Arbeitszeiterfassung im Handwerk (siehe Malerblatt Heft 5/2004).
Das Unternehmen, das von Hans Jürgen Streich geführt wird, gibt es bereits seit 1963. Derzeit stehen hier insgesamt 20 Menschen in Lohn und Arbeit, neben dem Inhaber ein Meister, 14 Gesellen, eine Angestellte und drei Azubis. Die Schwerpunkte liegen zum einen im Privatkundenbereich, zum anderen arbeitet das Unternehmen für Hausverwaltungen und die Öffentliche Hand.
„Schon lange ist die Nachkalkulation von Aufträgen für uns ein wichtiges Instrument zur Betriebsführung, “ verrät Alexander Streich.
Penibel werden alle Material-, Lohn- und sonstigen Kosten auf die jeweiligen Baustellen gebucht und im Soll-Ist-Vergleich mit den Angebotswerten bzw. den aufgemessenen Massen verglichen.
„Einerseits können wir aus erkennbaren Abweichungen Rückschlüsse für zukünftige Kalkulationen ziehen, andererseits lässt sich feststellen, ob alle Positionen richtig abgerechnet worden sind,“ begründet Alexander Streich den Aufwand. „Gerade in der heutigen Zeit können wir uns keinen ‚Blindflug’ erlauben, dazu ist der Wettbewerb zu hart geworden.“
Richtig Sinn macht jedoch nur eine möglichst zeitnahe Kostenkontrolle. Und hier lag früher der Knackpunkt: „Ständig sind wir den Stundenzetteln hinterhergelaufen. Entweder waren sie unvollständig, unleserlich geschrieben oder wurden verspätet abgegeben. Die ständigen Ermahnungen waren wir irgendwann leid, selbst harte Sanktionen führten nicht zum Erfolg,“ beschreibt Alexander Streich die Situation in der Vergangenheit. „Dennoch standen wir dem Versprechen unseres EDV-Betreuers zur Abhilfe zunächst skeptisch gegenüber“.
Nachdem man sich jedoch time report® angesehen hatte, war der Chef begeistert: „Das ist es!“
Auf den Handys der Mitarbeiter ist jetzt eine SMS als Muster gespeichert, die Informationen wie Mitarbeiternummer, Zeit, Projektnummer und Tätigkeit enthält. Auf der Baustelle wird diese SMS innerhalb weniger Augenblicke aktualisiert und an die Zentrale gesendet.
Im Büro werden die eingehenden Nachrichten automatisch ausgewertet. „So können wir zum Beispiel sofort sehen, ob alle, wie eingeteilt, auf den Baustellen sind oder ob es durch Fehlzeiten zu Terminschwierigkeiten kommen könnte.“ „Die Kosten für die SMS halten sich in Grenzen, “ informiert uns Alexander Streich. „Wir nutzen die günstigen SMS-Paketpreise unseres Providers und sind damit bisher sehr gut gefahren.“
Zumal die Software durch eine ausgeklügelte Logik mit einem Minimum an Nachrichten auskommt. So kann z.B. bei Kolonnen ein Mitarbeiter mit einer einzigen SMS die Meldung für alle Kollegen erledigen. Oft reicht sogar eine SMS pro Tag für die korrekte Erfassung der Arbeitszeit eines Projekts aus.
Mitarbeiter, die ihre privaten Han-dys für die Firma benutzen, bekommen die Kosten über die Lohnabrechnung erstattet. „Auf unsere Anregung hin wird die Anzahl gesendeter SMS in einem Bericht mit ausgewiesen, “ berichtet Alexander Streich nicht ohne Stolz.
Auf Knopfdruck lassen sich in time report® verschiedene Auswertungen generieren: Stunden pro Projekt, Stunden pro Mitarbeiter, Sortierung nach verschiedenen Lohnarten, frei wählbare Zeiträume usw. Und damit eventuelle Unstimmigkeiten vor der Lohnabrechnung geklärt werden können, bekommt bei der Firma Streich jeder zum Wochenende eine Liste seiner erfassten Stunden zur Kontrolle vorgelegt.
„Eine große Vereinfachung ist für uns die automatische Übernahme der erfassten Stunden in unser Handwer-kerprogramm. Dadurch ist unser Soll-Ist-Vergleich absolut aktuell.“
Natürlich interessierten wir uns für die Erfahrungen der Firma Streich bei der Einführung von time report®.
„Anfänglich hatten wir schon Bedenken, ob alle mitziehen werden, “ berichtet Alexander Streich. „Die Jüngeren, die mit den Stundenzetteln ihre Probleme hatten, nahmen time report® natürlich gut an. Aber auch die alten Hasen wollten zum Glück nicht abseits stehen.“
Geholfen hat dabei sicherlich auch die Unterstützung durch das Team von time report®. Geduldig erklärte Supportleiter Frank Prein das Erzeugen und Versenden von SMS mit den vorhandenen Handys. Von Vorteil ist außerdem, dass Nachrichten auch zeitversetzt gesendet werden können: „Niemand wird sofort durch Fehlzeiten bestraft, wenn er seine SMS nicht pünktlich abgeschickt hat. Allerdings erkennen wir im Büro Differenzen zwischen angeblichem Arbeitsbeginn und tatsächlicher Sendezeit“ schmunzelt Alexander Streich. „Bei hartnäckigem ‚Vergessen’ könnten wir also ermahnend eingreifen.“
Die Bedienung der Software auf seinem Computer bereitet Alexander Streich keine Probleme. „Das Programm ist sehr übersichtlich und einfach zu verstehen. Nach kurzer Zeit hat man den Bogen raus.“
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