Nach einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 (1ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Während sich viele Unternehmer noch fragen, was dieses Urteil für sie bedeutet, sind die meisten Maler bei diesem Thema deutlich entspannter. Denn die Aufzeichnungspflicht von Arbeitsstunden gibt es im Maler- und Lackiererhandwerk schon seit vielen Jahren. Allerdings werden die Zeiten oft noch auf Stundenzetteln aus Papier dokumentiert. Aber das geht heute wesentlich smarter – und bringt dem Betrieb viele Vorteile, wenn die ermittelten Daten in einer Branchensoftware wie der von WINWORKER zur Verfügung stehen.
Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG) schreiben für Unternehmen des Baugewerbes vor, dass Arbeitszeiten festgehalten und aufbewahrt werden müssen– dies schließt das Malergewerk mit ein. Maler sind als Arbeitgeber also dazu verpflichtet, die erforderlichen Daten zur täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter exakt zu dokumentieren. Das betrifft neben Lohnempfängern auch Minijobber, Leih- und Zeitarbeitnehmer. Es müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit mitgeschrieben werden. Arbeitgeber sind allein dafür verantwortlich, dass alle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen berücksichtigt und alle Angaben korrekt sind. Eine Branchensoftware kann hier eine smarte und wertvolle Unterstützung liefern.
Nachteile beim Papierzettel
Stundenzettel aus Papier sind in der Regel wenig baustellentauglich. Farben, Feuchtigkeit, Schmutz und viele andere Einflüsse können normalem Papier ordentlich zusetzen. Lose Blätter können schnell verloren gehen oder werden im Baustellenalltag nicht pfleglich behandelt. Außerdem sind viele eilig geschriebene Einträge so unleserlich, dass sie später kaum entziffert werden können. Oft genug werden die Zettel zudem erst nach der Arbeit ausgefüllt – dabei werden die geleisteten Stunden aber meist nur grob überschlagen, sodass die Zeiten schließlich selten plausibel sind. Oder es sind nicht alle Angaben vorhanden, da schlichtweg die Sorgfalt fehlt. Bei jeder nicht notierten Stunde geht bares Geld verloren. Da außerdem der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, dass den Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nachgekommen wird, gehören Rückfragen immer wieder zur Tagesordnung. Das kostet unnötig Zeit, die besser investiert werden könnte. Ein weiteres Manko: Die Stundenzettel müssen irgendwo gelagert werden. Mit der Zeit häuft sich viel Papier an, das geordnet abgelegt werden muss und einfach Platz kostet.
Zeiterfassung auf der Baustelle
Wesentlich komfortabler funktioniert eine Arbeitszeiterfassung mittels Smartphone-App unmittelbar vor Ort auf der Baustelle. Mit der „Mobilen Zeiterfassung“ von WINWORKER können Mitarbeiter etwa mit wenigen Fingertipps live und projektbezogen die Zeiten mitschreiben. Das geht entweder allgemein, z. B. mit simplen Start- / Stopp-Buchungen, oder auf Positionen, Zusatzleistungen sowie Arbeitspakete. Als Alternative bietet WINWORKER den „Digitalen Stundenzettel“ an: Hier wird auf eine Live-Mitschreibung verzichtet, stattdessen wird per App ein digitaler Stundenzettel im Nachgang ausgefüllt. Dies kann auch ein einzelner, verantwortlicher Mitarbeiter für seine Kollegen bzw. den kompletten Baustellentrupp übernehmen. Egal, welche Methode gewählt wird, zum Tagesabschluss werden die erfassten Daten direkt an die WINWORKER Software im Büro gesendet.
Elektronische Geräte müssen zwar ähnlich wie bei der Papierform der Witterung, Staub, Verschmutzung etc. standhalten, jedoch ist dies heutzutage keine große Herausforderung: Es können entweder besonders robuste Geräte angeschafft oder herkömmliche Smartphones bzw. Tablets durch Schutzhüllen baustellentauglich gemacht werden. So steht dem Außeneinsatz nichts im Wege.
Praktisch an den mobilen Lösungen ist, dass die Arbeitsstunden nicht nur schnell und bequem erfasst werden, sondern dass auch die Gesamtarbeitszeit automatisch berechnet wird. Fehlen Angaben, ist das für den Anwender sofort ersichtlich. Notfalls können noch Korrekturen vorgenommen werden. Durch die Übermittlung an die Branchensoftware entfällt das händische Übertragen der erfassten Daten. Das reduziert Fehler, etwa durch Zahlendreher. Zudem wird eine falsche Mitarbeiterzuordnung verhindert. Dank der automatisierten Abläufe gewinnen sowohl die Mitarbeiter auf der Baustelle als auch im Büro wertvolle Zeit.
Digitale Möglichkeiten
Das digitale Mitschreiben von Arbeitszeiten in der WINWORKER Software hat für Unternehmer neben der Erfüllung der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten aber noch weitere, entscheidende Vorteile. Zum Beispiel liefern die reell ermittelten Zeiten für die Leistungserbringung eine perfekte Basis für die Nachkalkulation. Mit den festgehaltenen Arbeitsstunden können Projekte überhaupt erst richtig bewertet werden. Nur auf diese Weise kann festgestellt werden, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich war und welche Prozesse beim nächsten Mal geändert werde sollten. Die Kosten für einzelne Positionen können mittels der Zeitansätze aus der Praxis in der Leistungskalkulation nachfolgender Projekte genau berücksichtigt werden, um diese realistischer und detaillierter zu planen.
Die Stundendaten helfen bereits während des Projekts dabei, die Wirtschaftlichkeit zu überwachen. Eine Auswertung der digitalen Datenlage zeigt jedem Unternehmer sofort, ob im Malerbetrieb alles nach Plan läuft oder ob kurzfristig eingegriffen werden muss und Fehlentwicklungen verhindert werden können.
Apropos Auswertungen: Aufgrund der erfassten Stunden sind die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand, denn der Abgleich der Soll- und Ist-Stunden passiert direkt und ganz automatisch. Mit Berichten wie der Monatszeitkarte können Mitarbeiter zusätzlich über ihre geleistete Arbeit informiert werden.
Mehr unter:
www.winworker.de/zeiterfassung
