Der digitale Stundenzettel

Eine Baustelle im nordrhein-westfälischen Castrop-Rauxel. Bei einem Kunden von Malermeister Johannes Hünnemeyer hat ein Wasserschaden eine große Verwüstung hinterlassen. Eine komplette Renovierung der Räumlichkeiten ist unabdingbar. Jetzt werden alte Tapeten abgerissen, Wände neu gespachtelt und Decken verputzt. Typische Malerarbeiten eben. Und doch ist es anders als auf vielen anderen Baustellen in Deutschland. Denn hier wird professioneller und moderner gearbeitet. Johannes Hünnemeyer ist weiter als viele seiner Kollegen. Damit er immer weiß, was wann auf seinen Baustellen läuft, setzt er die digitale Zeiterfassung CATSbauzeit von C.A.T.S.-Soft ein. Seine Mitarbeiter erfassen in ein Smartphone ihre Arbeiten dort, wo sie ausgeführt werden. Nämlich auf der Baustelle. Und das hat riesige Vorteile.

Johannes Hünnemeyer hatte das leidige Thema mit handgeschriebenen Stundenzetteln satt. Die permanente Hinterherlauferei nervte nicht nur ihn, sondern auch seine Mitarbeiter. Wenn die Zettel dann endlich ihren Weg ins Büro gefunden hatten, waren sie unleserlich und unvollständig. Statt detaillierter Auflistung, was geleistet wurde, fanden sich oft nur die Information „Malerarbeiten 8 Stunden“. Damit kann kein Unternehmer etwas anfangen. Ganz zu schweigen davon, dass die handgeschriebenen Stundenzettel am Ende in Hünnemeyers betriebswirtschaftlichen Software C.A.T.S.-WARICUM landen sollten. Diese „Doppelerfassung“ kostete alle Beteiligten Zeit und Nerven. Hünnemeyer wollte zu jeder Zeit den perfekten Überblick über die Kalkulation und die einzelnen Baustellen – und das ohne einen Finger krumm machen zu müssen.

Für Johannes Hünnemeyer war ziemlich schnell klar, daß er handeln musste. „Als ich meine Mitarbeiter darüber informierte, dass wir zukünftig unsere Zeiten digital und mit Smartphones erfassen würden, waren sie anfangs skeptisch“, sagt Hünnemeyer und fügt hinzu: „Was wohl auch an dem lag, was sie von anderen Betrieben und deren falscher Darstellung gehört hatten. Denn digitale Zeiterfassung hat nichts mit Überwachung zu tun“. Doch dann konnten die Mitarbeiter es wohl irgendwann selbst nicht mehr abwarten und „löcherten“ ihren Chef fortan ständig damit, wann es denn nun endlich losginge. Und es ging los.

Johannes Hünnemeyers Gesellen erfassen jetzt ihre Arbeitszeit und die geleisteten Tätigkeiten mit einem Smartphone – und das ganz nebenbei während sie ihre Arbeiten ausführen. Auf den Geräten sind bereits alle wichtigen Informationen hinterlegt. Niemand muss mehr etwas aufschreiben. Es genügt, mit dem Finger auf die auszuführende Tätigkeit zu tippen. Und schon läuft die Zeit.

Heute können sich die Mitarbeiter kaum noch vorstellen, dass sie früher mal Stundenzettel geschrieben haben. Geselle Dietmar Falk meint: „Heute ist das wirklich viel besser, geht viel schneller und viel einfacher und man vergisst nichts“. Und er sagt weiter: „Die Stundenzettel früher hat man ja nicht immer sofort geschrieben, sondern manchmal erst am Ende der Woche. Da konnte sich ja niemand mehr daran erinnern, was am Anfang der Woche war. Jetzt ist es perfekt. Der Chef hat die Daten auch immer gleich auf seinem PC. Es gibt nur Vorteile – für jeden von uns.“ Und während er das sagt, holt er das Smartphone aus seiner Hosentasche, wählt die Tätigkeit „Spachteln“ und beginnt mit einer großen Kelle die Risse in der Wand zu beseitigen. Der Wasserschaden hat eben doch ganze Arbeit geleistet. Johannes Hünnemeyer meint lächelnd: „CATSbauzeit ist den Mitarbeitern eben in Fleisch und Blut übergegangen.“

Für Johannes Hünnemeyer liegen die Vorteile, die der digitale Stundenzettel bringt, klar auf der Hand: „Meine persönlichen Erfahrungen sind, dass CATSbauzeit eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt“, und er meint weiter: „Ich habe die Organisation und die Abläufe in meinem Betrieb deutlich verbessert. Ich muss keine Stundenzettel mehr von Hand nacharbeiten.“ Denn die auf der Baustelle erfassten Daten der Mitarbeiter werden automatisch auf den Büro-PC übertragen und dem entsprechenden Projekt in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zugeordnet.

Besonders in Sachen Baustelle hat Hünnemeyer einen weitaus besseren Überblick als früher: „Ich merke die Vorteile deutlich bei der Projektüberwachung. Ich sehe noch während des Projektablaufs, ob eine Tätigkeit möglicherweise länger dauert als geplant und kann der Ursache auf den Grund gehen.“

Dann erzählt er die Geschichte seines Sommerurlaubs, in dem er auf einer Deutschland weit entfernten Insel weilte und trotzdem genau wusste, was seine Mitarbeiter so machten: „Ich konnte von der Ferne aus sehen, dass die Baustelle schneller zum Ende kommen würde, als von mir geplant und so eingreifen. Ohne CATSbauzeit hätte ich das nicht bemerkt.“

Auch die Urlaubsplanung erstellt Hünnemeyer mit dem System: „Das ist einfach perfekt. Ich habe per Knopfdruck auf einen Blick ganz detailliert und stundengenau die Urlaubstage der Mitarbeiter und kann diese dementsprechend korrekt abrechnen.“

Zurück zur alten Erfassung will in Hünnemeyers Malerbetrieb niemand mehr. Im Gegenteil: Der Malermeister und Kaufmann empfiehlt anderen Malerbetrieben eine Umstellung auf digitale Zeiterfassung lieber gleich als später anzugehen: „Man sollte versuchen, möglichst schnell in den Genuss der vielfältigen Vorteile zu kommen. Denn die Zeitersparnis und der Überblick im Büro sind absolut immens.“

Ich habe die Organisation und die Abläufe in meinem Betrieb deutlich verbessert.

Johannes Hünnemeyer hat die altmodischen Stundenzettel abgeschafft und seine Mitarbeiter auf digitale Erfassung eingeschworen. Die Organisation und die Abläufe in seinem Betrieb haben sich dadurch deutlich verbessert.

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