Die Vorteile eines modernen Malerprogramms erleichtern den betrieblichen Alltag.
Für den Malerbetrieb Gematec Color GmbH & Co KG in Gelsenkirchen war von Anfang an klar, dass im Büro ein PC-Programm die Routinearbeiten erledigen sollte. Das Malerprogramm, das zuerst angeschafft wurde, erwies sich jedoch als so kompliziert zu bedienen, dass es nie richtig eingesetzt wurde. Stattdessen wurden Rechnungen weiter in Excel erstellt und verschiedene neue Programme getestet. Diese waren dem Unternehmen jedoch immer zu teuer. In dieser Situation zahlte sich die Beratung durch das Kommunikations- und Medienzentrum der Handwerkskammer Münster aus. Im Rahmen eines kostenlosen Systemchecks der gesamten EDV stellte der Berater der regionalen Kammer Büro-Programme für Malerbetriebe vor. Die Wahl fiel auf das Programm TopKontor von blue:solution.
Auch Betriebsleiter Marc Lindenberg hat sofort die Vorteile erkannt: „Das Programm ist leicht zu bedienen, alle Masken sind gleich aufgebaut. Wer sich mit einem Bereich des Programms beschäftigt hat, kommt schnell mit den anderen Funktionen zurecht.“ Ein wesentlicher Faktor war auch der günstige Preis.
Anfang 2005 wurde das Programm installiert. Nach kurzer Einarbeitung wickelt der Malerbetrieb nun den gesamten kaufmännischen Bereich sowie alle Angebote, Rechnungen und Kalkulationen damit ab. Im Büro gehören Kassenbuch, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch dazu. Die direkte Übergabe aller Buchhaltungsdaten an den Steuerberater spart viel Zeit und Fehler. Hier müssen weder der Betrieb noch der Steuerberater etwas von Hand neu erfassen. Die Buchungen übergibt das Programm direkt. Da alle Angaben in einem Programm gespeichert sind, lassen sich z.B. auch Telefonanfragen schnell beantworten. Auf Tastendruck oder Mausklick sehen die Mitarbeiter alle bisherigen Vorgänge zu einem Kunden, den aktuellen Stand seiner Projekte und auch evtl. noch nicht bezahlte Rechnungen. Gerade die automatische Verwaltung der offenen Posten ist hier wichtig. Zudem spart das Programm besonders im Büro viel Zeit und Papier: Mussten bisher alle Rechungen mehrfach kopiert werden, ist das jetzt nicht mehr nötig. Mit der integrierten Textverarbeitung werden auch Briefe schnell geschrieben und sind dann auch für den Kunden oder Lieferanten jederzeit abrufbar. Dies zeigt einen weiteren großen Vorteil des Programms: Alle Aktionen, Briefe, Rechungen, Angebote etc. speichert das Programm automatisch unter dem jeweiligen Projekt. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ist damit schnell und umfassend informiert.
Die Arbeitserleichterung ist so groß, dass Gematec im Büro mit einem Mitarbeiter weniger auskommt. Mit dem Programm reiche eine halbe Stelle, und es sei für die Arbeit mit ihm keine (teure) steuerlich ausgebildete Fachkraft mehr nötig. Kaufmännische Grundkenntnisse reichten aus, die Arbeit gehe schneller, und es gäbe weniger Fehler.
Ähnliche Ergebnisse liefert das Programm der Rheiner Softwarespezialisten bei der Angebots- und Rechnungserstellung. Im Durchschnitt erstellt Gematec 10 bis 15 Angebote mit 10 bis 40 Positionen pro Woche und etwa 350 bis 400 Rechnungen pro Jahr. Dank fertiger Textblöcke und direkter Übergabe der Daten zwischen Lieferanten und Architekten spart das Unternehmen auch hier Zeit. Preis- und Artikeländerungen von Lieferanten und Großhändlern übernimmt das Programm direkt im Datanorm-Format von CD. Auch Ausschreibungen und Anfragen von Architekten können direkt im GAEB-Format eingelesen, ausgefüllt und zurückgeschickt werden. Wenn GAEB-Anfragen nur 10 Prozent aller Angebotsanfragen ausmachen, spart dies viel Zeit.
Nicht nur die Zeitersparnis steht bei der Aufmaß-, Angebots- und Rechnungserstellung im Vordergrund. Das neue Programm schließt viele Fehlerquellen aus, die bei der Arbeit mit Excel-Tabellen unvermeidlich waren. Komplette Leistungstexte und -positionen mit Kurz- und Langtext kommen ebenso hinzu wie eine schnelle und präzise Nachkalkulation. Eine weitere Erleichterung verspricht sich Gematec vom „mobilen Aufmaß“. Mit dieser neuen Leistung von TopKontor erfassen die Mitarbeiter das Aufmaß mit einem Laserdistanzmessgerät auf Baustellen, übertragen die Maße per Funk an einen Taschen-PC und im Büro von diesem direkt in das Malerprogramm.
Was rät Gematec den Kollegen, die vor einer Entscheidung für ein Malerprogramm stehen? Bei jedem Programm ist in der ersten Zeit eine gute Betreuung und Hilfestellung bei Fragen zu speziellen Leistungen nötig. Ein zweiter Punkt sind klare Vorstellungen darüber, welche Leistungen das Programm umfassen soll. Danach lässt sich das Preis-Leistungs-Verhältnis der unterschiedlichen Anbieter bewerten. Der dritte wichtige Punkt ist die leichte Bedienung.
Das 2000 gegründete Unternehmen Gematec hat sich mit 16 Mitarbeitern auf WDVS, Fassadenbeschichtungen und Betonsanierung spezialisiert. TopKontor speicherte dazu die Daten von ca. 150 Kunden, 10 000 Artikel- und Materialpositionen und etwa 200 Leistungstexte.
Kontakt: blue:solution software GmbH Tel.: (05971) 914 486-0/Fax: -90 www.bluesolution.de Gematec Color GmbH Tel.: (0209) 361685-0 www.bluesolution.de
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