Volle Schreibtische drücken aufs Gemüt.
Klaus Steinseifer
Wie viele Dinge liegen gerade im Moment auf Ihrem Schreibtisch? Was sehen Sie alles vor sich, das noch bearbeitet werden will? Merken Sie, wie diese Sachen Sie belasten, wie Sie den Stapel ansehen und Sie davon runtergezogen werden?
Räumen Sie auf. Auf Ihrem Arbeitsplatz darf maximal eine Aufgabe liegen. Die, die Sie gerade jetzt erledigen müssen oder wollen. Alle anderen Dinge sollten aus Ihrem Blickfeld verschwinden, weil Sie sonst immer wieder abgelenkt und auch deutlich irritiert werden. Schaffen Sie sich die nötigen Hilfsmittel an.
Wiedervorlage
Die Wiedervorlagemappe: Hier legen Sie am besten alle Vorgänge ab, die nicht unbedingt heute bearbeitet werden müssen. Es reicht, wenn Sie am Tag vorher die Unterlagen für den nächsten Tag sichten, mit Prioritäten versehen und in Ihrem Zeitplaner mit der dazu gehörigen Zeitvorgabe eintragen. Diese Unterlagen finden dann Platz in der obersten Schublade Ihres Schreibtisches. – und nur diese! Die Schublade öffnen Sie dann morgens, nehmen die oberste Aufgabe heraus, arbeiten sie ab, erst danach die nächste Aufgabe, die übernächste undsoweiter. Sie werden bei dieser Arbeitsweise sehr schnell feststellen, dass Sie so viel effektiver arbeiten können, Ihre Aufgaben schneller erledigt sind, weil Ihre Gedanken nicht mehr von einem riesigen Stapel unerledigter Vorgänge abgelenkt werden, auf den Sie sonst blicken müssten.
Eine Aufgabe, die von der einen Schreibtischseite auf die andere gelegt wird, ohne dass daran etwas gemacht wurde, ist ein unglaublicher Zeit- und Gedankendieb. Befreien Sie sich jetzt davon und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf.
Schubladen
Vor allem die Schubladen sollten systematisch organisiert werden:
- Schreibtischschublade 1: Tagesaufgaben, darunter die Wiedervorlagemappe.
- Schreibtischschublade 2: Aufgaben mit Priorität 2, die Sie sich aber erst dann vornehmen, wenn die Schublade 1 leer ist oder die Aufgaben dann vielleicht zur Priorität 1 geworden sind.
- Schreibtischschublade 3: Aufgaben mit Priorität 3 – also nicht so wichtig – müssen nicht heute, morgen oder übermorgen erledigt werden. Einmal in der Woche durchsehen, ob nicht eine Aufgabe eine andere Priorität bekommen muss oder die Sache inzwischen vielleicht erledigt ist, nicht mehr aufgehoben werden muss, abgelegt werden kann. Das genügt bei dieser Organisation vollkommen.
- Wenn Sie noch Schubladen frei haben, benennen Sie eine davon mit der Überschrift: Wartende Aufgaben, bei denen die Erledigung nicht von Ihnen abhängt, Sie auf Informationen warten müssen, die keinem bestimmten Fertigstellungstermin unterliegen.
Viel Spaß beim Platz schaffen, für Ihre Gedanken und für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen und in Ihrem Leben. Es ist ganz einfach, wenn Sie jetzt handeln.
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