Zeitmaschinen

Die Erfassung der Arbeitszeiten kann zu einem heißen Thema im Betrieb werden. Schlampig festgehaltene Stunden verursachen doppelte Arbeit und schlechte Stimmung. Das Malerblatt zeigt, wie es effektiver geht.

Bärbel Bosch

Elektronische Zeiterfassung – wenn der Chef anfängt, sich mit dem Thema auseinander zu setzen, fangen viele Mitarbeiter an, mit den Augen zu rollen. Sie befürchten, dass dies nur Ärger und Stress bedeuten kann. Der Chef habe eine neue Spielerei gefunden, und wenn die nicht funktioniere, sei doch klar, wer das neue Spielzeug mit Wutaus- und Nervenzusammenbrüchen teuer bezahlen dürfe.

Eine moderne Zeiterfassung kann aber viel mehr sein als ein Spielzeug, das nach einiger Zeit in der Ecke landet. Ein gutes Zeiterfassungssystem vereinfacht Arbeitsabläufe und verringert den Verwaltungsaufwand. Vor allem die alten handschriftlichen Stundenzettel bieten die Möglichkeit für Fehlerquellen wie Übertragungsfehler, ungenaue oder fehlende Einträge. Bei einer mobilen oder stationären Zeiterfassung können Material und Lohnkosten zeitnah kalkuliert werden. Einige Systeme erfassen nicht nur die Arbeitszeiten, sondern bieten die Möglichkeiten einer kompletten Baustellenorganisation. Viele Systeme übertragen Daten direkt an den Rechner im Büro, manche sogar in Echtzeit, so ist keine doppelte Buchführung nötig und Übertragungsfehler sind so gut wie ausgeschlossen.

Anbieter

Wir stellen beispielhaft einige dieser Zeitmaschinen vor. Jeder Malerbetrieb kann dabei eine Lösung finden, die auf die verschiedenen Bedürfnisse des eigenen Betriebes passen. Manche Systeme bieten Module, die individuelle Wünsche erfüllen.

Bluesolution aus Rheine bietet die TopKontor Zeiterfassung an, die sowohl stationär mit Terminals als auch mobil mit Handys, PocketPCs sowie PDAs verwendbar ist. Mit der Software ist die Erfassung von Projektzeiten und deren Auswertung möglich. Maler und Trockenbauer Frank Foullois arbeitet auf den Baustellen mit der Zeiterfassung per Handy: „So sind wir jederzeit über den aktuellen Stand unserer laufenden Projekte informiert.“
Auch B Mobile & Time Systems aus Wuppertal bietet sowohl stationäre wie mobile Zeiterfassung mit dem System Zebau an. Peter W. Schmidt betont den Vorteil der Erfassung direkt vor Ort, dies erfolgt über einen robusten Berührungsleser. Alle Daten werden zur Weiterverarbeitung ins Büro übertragen. Die modular aufgebaute Software verwaltet unter anderem Kostenträger, Zeitkonten sowie Meldearten. Roman Geiselhart, Geschäftsfüher der Anton Geiselhart GmbH in Pfullingen, betont: „Die übliche Zettelwirtschaft mit den Problemen falscher Zeitangaben, nicht termingerechter Abgabe der Stunden, Stoßbelastung in der Buchhaltung, konnte ad acta gelegt werden. Schon im ersten Jahr konnte die Produktivität auf den Baustellen zwischen 5 und 7,5 Prozent gesteigert werden.“
Catsbauzeit von C.A.T.S.-Soft, Gladenbach, ist eine mobile Zeiterfassung. PocketPCs erfassen die Arbeitszeiten und Tätigkeiten auf der Baustelle. Auch hier werden die Daten ins Büro übertragen und dort automatisch ausgewertet. Zusammen mit der Software Waricum ist so eine komplette Baustellenplanung möglich. Thomas Scheld, geschäftsführender Gesellschafter, sieht neben der Zeiterfassung auch die Wichtigkeit der Arbeitsvorbereitung: „Kein Malerbetrieb kann es sich leisten, Zeit zu verlieren. Wer die optimalen Abläufe vorher festlegt, erlebt später auf der Baustelle keine Überraschungen und erzielt die optimale Produktivität.“
Mit dem Modul Capax der Zeiterfassung von Digi-Zeiterfassung in Leinfelden-Echterdingen kann der Anwender Aufträge und Kapazitäten planen. Maler Thomas Buban aus Gerlingen schätzt die Übersichtlichkeit sowie die einfache Handhabe der Geräte.
Die esb automation, Rheine, bietet eine Software zur auftrags- und tätigkeitsbezogenen Zeiterfassung. Mit OptiWap(Geo) wird das mobile Stempeln per Handy, PDA oder Blackberry bezeichnet. Es besteht die Möglichkeit der Ortung. „Ob ich bei einem Auftrag Geld verdiene oder verliere, kann ich ohne ein solches Programm nicht frühzeitig erkennen“, so Joachim Schledt von Treibs Bau aus Frankfurt. Er beschäftigt ca. 40 Mitarbeiter in seinem Unternehmen.
Das System von HCS EDV-System, Ötisheim, basiert auf Barcode-Geräten, welche in Verbindung mit HCS-Callico die Stundenzettel der Mitarbeiter ersetzen. Bereits ab fünf Mitarbeiter amortisiere sich das System innerhalb eines Jahres. Das Unternehmen Maler Müller, Lahr-Sulz, mit 15 Mitarbeitern ist so überzeugt, dass es sich eine Arbeit ohne digitale Zeiterfassung nicht mehr vorstellen kann.
Dieter Wulf von ma/soft aus Gref-rath bietet die Malersofware Malistor an. Ein Maler der bereits eine Zeiterfassung erfolgreich einsetzt, muss diese nicht wechseln, um mit der Software zu arbeiten. Die Schnittstelle passt sich externen Lösungen anderer Hersteller an. Bei der eigenen Lösung setzt das Unternehmen auf mobile Barcodeleser der Fa. Datafox. „Bereits ein Gerät reicht für die Erfassung aller Mitarbeiter auf der Baustelle aus“, ekläutert Dieter Wulf. Die mobile Zeiterfassung ergänze die Betriebskontrolle.
Das System T3 von Mobilzeit, Winsen, zeichnet alle Daten rund um ein Fahrzeug eigenständig auf. Zusätzlich werden über ein robustes Handterminal alle relevanten Daten erfasst. Die Auswertesoftware gibt eine Übersicht über alle Vorgänge. Das Unternehmen Thomas, Schopp, schätzt die Zeitersparnis: „Die Transparenz der Auswertungen sowie die automatische Weiterverarbeitung der erfassten Daten erhöhen die Effizienz der Projektabrechnung.“
Das Zeiterfassungsmodul von PDS, Rotenburg, ist integriert in deren Branchenlösung. Der Mitarbeiter führt eine Personalkarte mit sich, auf der biometrische Daten gespeichert sind. Das Erfassungsgerät vergleicht die Karte mit dem aufgelegten Finger – auf diese Weise ist die Identifizierung des Mitarbeiters eindeutig. Der Standort des Geräts wird per GPS einer Baustelle (Kostenträger) zugeordnet. Die Daten werden so per Funk ins Unternehmen übertragen. Für Franz Wessendorf, Geschäftsfüher des gleichnamigen Unternehmens in Emstek, ist die Sicherheit und Aktualität ein Pluspunkt: „Die integrierte Zeiterfassung ist für uns Datensicherheit von A bis Z. Nichts wird mehr doppelt erfasst, die geleisteten Arbeitszeiten sind exakt und wir können jede Baustelle tagaktuell bewerten.“
Sander & Doll aus Remscheid führen das System Mobilrapport, welches die erfassten Zeiten in die Software Chroma in das Baustellenkonto eines Projektes importiert. Innerhalb des Baustellenkontos verwaltet der Anwender die für ein Bauvorhaben geleistete Arbeitszeit und die verwendeten Materialien, die über die Angebotspositionen hinaus berechnet werden sollen. Das System erfasst die Arbeitszeit der Mitarbeiter zentral an einer Stelle und das Programm ordnet sie automatisch den jeweiligen Bauvorhaben zu.
Bei Winworker von Sander + Partner läuft der Datenaustausch zwischen Büro und Baustelle in Echtzeit: Die Daten werden sofort an den Chefrechner geschickt und im System verarbeitet. Dabei sind mehrere Mitarbeiter über ein Gerät erfassbar. Der Projektleiter kann sofort sehen, wie einzelne Projekte in der Kalkulation liegen und somit flexibel reagieren und notfalls zeitnah gegensteuern. Wolfram Beck, Farbgestaltung Beck in Dettingen, hat 17 PocketPCs im Einsatz: „Ich weiß sehr genau Bescheid, wer was wo tut. Dabei bin ich mir sicher, dass jeder die Informationen – wie Arbeitsanweisungen oder Verarbeitungshinweise – hat, die er benötigt.“ Zusätzlich können mit dem System Rapportleistungen, frei definierbare Zusatzleistungen oder Materialverbrauch erfasst werden.
„Mit der Einführung von time report hat sich die Arbeitsdisziplin in meiner Firma spürbar verbessert. Und meine Mitarbeiter haben mir gesagt, ich solle ihnen nie wieder mit den alten Stundenzetteln kommen“ berichtet Patrick Duske, Malermeister Duske in Bergisch-Gladbach. Bei time report erfolgt die projektbezogene Zeit- und Tätigkeitserfassung mit Standard-Handys direkt auf der Baustelle. Entweder wird eine Muster-SMS aufgerufen, modifiziert und sofort abgesendet oder die Informationen werden mit dem neuen Handyclient über Listen zusammengestellt, zunächst gesammelt und bei Ankunft auf einer neuen Baustelle oder zum Feierabend als eine einzige Nachricht gesendet. Bei beiden Verfahren bleibt die Möglichkeit zur Überprüfung der Mitarbeiterangaben durch die Handyortung erhalten. Time report besitzt eigene SMS-gateways und minimiert damit Kosten, zusätzliche Datenverträge für die Handys sind nicht erforderlich. Darüber hinaus sorgen Schnittstellen zu zahlreichen Lohn- und Branchenprogrammen für die reibungslose Weiterverarbeitung der Informationen.

Bevor ein Betrieb sich für ein elektronisches Zeiterfassungssystem entscheidet, sollte der Chef sich aber selbst erst mal Zeit nehmen: Zuerst sollte er festhalten, was er von dem Anbieter und seinen Geräten erwartet. Dabei sollte er auch mit seinen Mitarbeitern sprechen, um zu klären, welche Wünsche und eventuell auch Ängste bei ihnen vorhanden sind. So können Chef und Mitarbeiter gemeinsam eine Lösung finden, die alle Bedürfnisse erfüllt.

kompakt

Die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung gegenüber den handschriftlichen Zetteln liegen zum einen in der Übersichtlichkeit, aber auch in der zeitnahen Erfassung und den direkten Auswertungsmöglichkeiten. Viele Anbieter können darüber hinaus das System für individuelle Wünsche wie etwa einer Baustellenorganisation konfigurieren. Insgesamt werden die Kosten transparenter und das Unternehmen hat permanent einen Überblick über die Baustellensituation und kann notfalls bei Über- oder Unterkapazität rechtzeitig gegensteuern.

praxisplus

Folgende Softwareanbieter haben unter anderem Zeiterfassungsmodelle im Angebot:

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