Alles drin, alles dran

Was ist bei der Auswahl einer kaufmännischen Branchensoftware zu beachten? Welche Funktionen sind wichtig? Wir befragten Softwareberater und Handwerker nach ihren Erfahrungen.

Josef Schneider

Vier Räder, Motor, Lenkrad, Sitze, Rückspiegel, … – wer ein Auto kauft darf davon ausgehen, dass bestimmte Elemente zur Grundausstattung gehören. Ähnlich verhält es sich bei einer Branchensoftware. Es gibt Funktionen, die laut unseren Befragten unverzichtbar sind. Auftragsabwicklung, Adressverwaltung, Aufmaßerfassung, Leistungskalkulation und das Mahnwesen gehören dazu. Auch die Möglichkeit, verschiedene Rechnungsarten zu generieren, ist vor allem aus Sicht der befragten Betriebe enorm wichtig. Am unteren Ende der Skala rangieren die beiden Schnittstellen STLB-Bau und Mareon, auf die offenbar viele Betriebe gerne verzichten. Auch was Mandantenfähigkeit und Benutzerverwaltung betrifft, herrscht wenig Interesse und wenn, dann fast ausnahmslos bei größeren Unternehmen. Das ergibt durchaus Sinn. Denn während bei den Kleinbetrieben meist nur eine Person mit dem Programm arbeitet, sind es bei den größeren Betrieben durchschnittlich drei Mitarbeiter. Da ist eine Benutzerverwaltung mit Rechtevergabe sinnvoll.

Grundsätzlich waren sich die befragten Betriebe und Softwareberater über die Bedeutung der einzelnen Funktionen relativ einig. Und doch gab es vereinzelte Ausreißer. So unterschätzen die Softwarehäuser offensichtlich das Bedürfnis der Handwerker zur Nachkalkulation. Rund 85 Prozent der Betriebe möchten auf diese Funktion nicht verzichten. Das bedeutet Platz 6 in der Rangliste. Bei den Softwarehäusern rangiert dieser Punkt hingegen auf Platz 23.

Die wichtigsten Funktionen

Welche Funktionen sind die wichtigsten? Hier die Top-Ten der befragten Betriebe. In Klammer die Platzierung aus Sicht der Softwareberater. Insgesamt standen 36 Funktionen zur Auswahl.1. Auftragsabwicklung (Angebot, Rechnung, …) (1.)

2. Verschiedene Rechnungsarten (7.)
3. Adressverwaltung (Stammdaten) (2.) 4. Leistungskalkulation (4.)
5. Rechnungsausgang und -eingang (12.)
6. Nachkalkulation (23.)
7. Offene Posten/Mahnwesen (5.)
8. Projektverwaltung (8.)
9. Aufmaß: Import der Angebotspositionen (18.)
10. Aufmaßerfassung (3.)

Umfrage

Die Malerblatt-EDV-Studie wird fortgesetzt. Wer an der Umfrage teilnehmen möchte, kann dies unter http://bit.ly/malerblatt-studie-edv auch jetzt noch und in Zukunft gerne tun.

Josef Schneider

Quelle: Malerblatt 10/2015

Eine kaufmännische Software sollte absolut flexibel sein, egal ob sie mobil, als Cloud-Software (serverbasierte Software), als hybride Anwendung oder stationär (klassische Nutzung) eingesetzt wird. Das heißt, egal auf welcher Plattform der Kunde arbeiten möchte, er bekommt seine passende Lösung. Zudem sollte sich eine Software durch ein Höchstmaß an Skalierbarkeit ausweisen. Wenn das Auftragsvolumen steigt und das Unternehmen wächst, dann muss man die Software ganz nach den Kundenbedürfnissen erweitern können.

Kerstin Moser, Moser GmbH Co. KG

Betriebe brauchen von Anfang an ein gut organisiertes Büro. Angebote und Rechnungen müssen schnell erstellt, gut formuliert und sicher kalkuliert werden können. Die Organisation der Kundendaten ist wichtig. Dafür reichen Excel Co. längst nicht mehr aus. Wenn der Betrieb wächst, muss auch die Software bei Bedarf mit perfekt verknüpften Modulen erweitert werden können: Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Dokumentenmanagement, mobile Anwendungen … Immer gilt: Software sollte Arbeit abnehmen und Zeit schaffen für eine optimale Betreuung der Kunden.

Dirk Sander, WinWorker Software, Sander + Partner GmbH

Neben den kaufmännischen Funktionalitäten muss eine Software alle wichtigen Büroprozesse integrieren und Informationen auf Knopfdruck liefern: Was hat mein Kollege letzte Woche mit dem Kunden abgesprochen …? Wo ist die E-Mail mit den wichtigen Auftragsänderungen …? Wer hat wann unsere Dienstleistung angefragt …? Fundiertes Wissen über Kunden und Interessenten bedeuten oft den entscheidenden Vorsprung.

Frank Machowski, shm software GmbH Co.KG

Wichtige Punkte sind: Einfache Bedienung, Abdeckung aller nötigen Funktionen und Bereiche sowie die flexible Anpassung an Kundenbedürfnisse. Die Software sollte auch die notwendige Reife haben, die erst erreicht wird durch den Einsatz über einen langen Zeitraum bei vielen Anwendern. Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung und Aktualisierung sind wichtig.

Nils Seidel, MCDS Nils Seidel GmbH

Der Unternehmer sollte ohne großen Zeitaufwand die Software installieren und einrichten können. Sie muss sich einfach und intuitiv bedienen lassen – ohne großen Schulungsaufwand. Ferner sollte sie sich der Betriebsgröße und deren Anforderungen anpassen. Die im Handwerk gebräuchlichen Schnittstellen sollten ohne Aufpreis verfügbar sein.

Ralf Rüschoff, blue:solution software GmbH

Alles aus einer Hand: Angebots-, Rechnungserstellung, Kunden- und Terminverwaltung, Material-, Artikel- und Stammdatenverwaltung, Schrift- und E-Mail-Verkehr bis hin zu komplexen Kalkulationen von Baustellen. Ein modularer Aufbau passt sich dabei exakt den Bedürfnissen der Betriebe an.

Marcel Uszkureit, mexXsoft GmbH Co. KG

Der eigentliche Zweck einer kaufmännischen Software ist der, Arbeitszeit einzu-sparen. Daher steht die Optimierung der täglichen Arbeiten im Vordergrund. Die häufigsten Fragen an unsere Hotline drehen sich um die Berücksichtigung teils unvollständig bezahlter Abschlagsrechnungen in Schlussrechnungen, die nachträgliche Berichtigung von Rechnungen, die Strukturierung von komplexen Aufmaßen und komplizierte Nachlassvereinbarungen. Dass sich solche Probleme unkompliziert lösen lassen, ist in meinen Augen eines der wichtigsten Entscheidungskriterien.

Klaus Lorey, Lorey Computer

Was Anbieter und Anwender oft unterschätzen, ist der Support: Hotline ohne Vertragsbindung, Softwarepflege inklusive Upgrade-Service, Schulungen ohne Wartezeit, Einweisungen vor Ort und Fernwartung, Fernschulung und Ferndiagnose – das gehört alles dazu.

Thorsten Helmerich, Helmerich-PCAS Software Service GmbH

Eine gute Software muss eine einfache und logische Bedienung für den Anwender bieten. Es ist nicht wichtig, dass es sich technisch um das beste Produkt handelt, sondern um das mit der größten Akzeptanz und dem größten Nutzen.

Daniela Honka, OptiTime GmbH Co. KG

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