Dass die Betriebsorganisation erhebliche Auswirkungen auf die Höhe der unproduktiven Zeiten hat, wurde im letzten Beitrag gezeigt. Welche Aspekte gilt es nun während der Planung und der Ausführung konkreter Aufträge zu berücksichtigen?
Auftragsplanung
- Kommunikation zwischen Unternehmer und Mitarbeitern Der innerbetriebliche Informationsfluss zwischen dem Unternehmer bzw. der Führungskraft und den Mitarbeitern ist als Erstes zu nennen. Gemeint ist hier vor allem, dass die Mitarbeiter die notwendigen Baustelleninformationen auch rechtzeitig erhalten. Je nach Kunde und Auftrag bedarf es dabei eines mehr oder weniger hohen Aufwandes. Bei größeren Baustellen sollte die Führungskraft mit dem Baustellenleiter (Vorarbeiter) vorab die Baustelle besuchen, um alle Problemfelder vor Ort zu besprechen. Es gibt kaum einen größeren „Produktivitätskiller“, als wenn wichtige Fragen erst bei Arbeitsbeginn auf der Baustelle geklärt werden. Viele Betriebe haben für diese Informationen eigene Formblätter entwickelt, auf denen alle wichtigen Informationen zur Baustelle und zum Kunden festgehalten werden. Diese erleichtern zugleich die Planung des Auftrages selbst, da sie als Checkliste dienen. Natürlich müssen auch alle notwenigen Informationen von der Baustelle zurück zur Führungskraft rechtzeitig erfolgen.
- Personaleinsatzplanung und Teambildung Wie kann aus einem Auftrag mit „guten“ Preisen ein schlechter Auftrag werden? Bestimmt dann, wenn folgende Grundsätze nicht beachtet werden: – Mitarbeiter sind entsprechend ihren Fähigkeiten einzusetzen – Baustellen sind mit der richtigen Mitarbeiterzahl zu besetzen – Die Teams sollten sich hinsichtlich fachlicher und sozialer Kompetenzen ergänzen. Teambildungen müssen geplant werden – Ad-hoc-Teams sind selten erfolgreich. Am besten ist es, wenn man auf „eingespielte“ Arbeitsgruppen zurückgreifen kann, die die gestellte Aufgabe in ähnlicher Form schon häufiger bewältigt haben. Zur Personaleinsatzplanung gehört auch das Thema Baustellenwechsel. Bei zahlreichen Kleinaufträgen wird sich zwar ein Baustellenwechsel nicht immer vermeiden lassen. Eine vorausschauende Planung durch den Unternehmer kann aber deren Zahl minimieren.
- Planung des Maschineneinsatzes Dass der Maschineneinsatz zur Reduktion von Kosten beitragen kann, wurde bereits ausführlich dargestellt (vgl. Heft 5/2007). Ergänzend ist hier zu erwähnen, dass der Maschineneinsatz i. d. R. auch die Ausführungszeiten verkürzt, so dass in der gleichen Zeit mehr Umsatz möglich ist. Klare Verantwortlichkeiten für die entsprechenden Maschinen minimieren zudem die Ausfallzeiten der Geräte und vermeiden so unproduktive Zeiten von Mitarbeitern.
- Planung des Materialflusses Unproduktive Zeiten entstehen insbesondere beim Be- und Entladen von Transportmitteln. Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, kann durch die direkte Lieferung des Materials an den Ort der Verarbeitung (Just-in-time) ein Teil der unproduktiven Zeiten auf den Lieferanten verlagert werden. Dennoch besteht bei vielen Betriebe aufgrund ihrer Kunden- und Auftragsstruktur noch ein erheblicher Materialfluss von der Werkstatt auf die Baustelle und zurück. Außerdem müssen auch Geräte und Hilfsmittel bereitgestellt werden. Zahlreiche Betriebe erwarten deshalb von ihren Vorarbeitern, dass die Fahrzeuge entweder morgens vor der eigentlichen Arbeitszeit oder bereits am Vorabend beladen werden, um unproduktive Zeiten zu reduzieren. Natürlich muss der Meister (in bestimmten Fällen auch die Vorarbeiter selbst) die benötigte Materialmenge richtig planen und vorausschauend beschaffen, damit keine „Leerzeiten“ entstehen.
- Vorgabezeiten bzw. Leistungsvorgaben Das Thema Vorgabezeiten ist eines der umstrittensten Themen im Malerhandwerk überhaupt. Es gibt viele Befürworter von Vorgabezeiten aber mindestens genauso viele Gegner. Der Nutzen ist natürlich abhängig von der jeweiligen Kunden- und Auftragsstruktur. Dort wo aber die Preise vom Markt diktiert werden, wird man um eine wie auch immer geartete Vorgabe für Mitarbeiter nicht herumkommen. Betriebe, die mit Leistungs- oder Zeitvorgaben arbeiten, haben jedenfalls die Erfahrung gemacht, dass sich die vom Mitarbeiter beeinflussbaren unproduktiven Zeiten erheblich reduzieren ließen.
- Arbeitspaketierung Die in einem Leistungsverzeichnis vorgesehenen Arbeiten entsprechen oft nicht dem realen Bauablauf. Deshalb werden im Rahmen der Arbeitspaketierung die auszuführenden Leistungen prozessorientiert und chronologisch in sinnvollen Arbeitspaketen neu strukturiert. Enthält beispielsweise ein Angebot gleichartige Grundierarbeiten in mehreren Positionen ist es sicher sinnvoll, diese möglichst in einem Arbeitsgang auszuführen. Für die meisten Mitarbeiter sind diese Arbeitspakete ein wichtiger Leitfaden bei der Baustellenabwicklung. Diese bilden gleichzeitig die Grundlage für die Baustellen-Mitschreibung. Dabei werden für jedes Leistungspaket die geleisteten Arbeitsstunden und das verbrauchte Material erfasst. Bei Bedarf können sogar täglich Abweichungen vom geplanten Soll festgestellt und analysiert werden.
Auftragsausführung
Während der Auftragsausführung ist die Organisation der Baustelle vor Ort der entscheidende Einflussfaktor für die Höhe der unproduktiven Zeiten.
- Zeiten der Betriebsordnung einhalten Alle Bemühungen um die Reduktion von unproduktiven Zeiten laufen ins Leere, wenn die Pausenzeiten überzogen und das Arbeitsende vorverlegt wird. Sicher muss es auch möglich sein, die eine oder andere 5-Minuten-Pause einzulegen, denn Menschen sind keine Maschinen und haben individuelle Bedürfnisse. Grundsätzlich sind aber die vorgegebenen Zeiten einzuhalten. Nach § 10 RTV gehören Umkleiden und Waschen i. d. R. nicht zur Arbeitszeit.
- Materialbeschaffung während der Arbeitszeit minimieren Wer von den Mitarbeitern fährt nicht gerne zu einem Materiallieferanten, besorgt zwei Lackdosen – weil man kurzfristig bemerkt hat, dass die vorhandenen für den Tag nicht mehr reichen -, lässt sich dann noch einen Kaffee servieren und fährt dann wieder zur Baustelle. Am Schönsten ist das zu zweit oder zu dritt und der Nachmittag ist „gerettet“. Was für den Mitarbeiter eine willkommene Abwechslung darstellt, ist für das Unternehmen ein hoher Kostenfaktor. Wer hat hier seine Aufgaben nicht richtig erledigt? Eigentlich ist diese (Schuld)Frage gar nicht so wichtig. Natürlich muss der Chef oder Meister die Materialplanung richtig durchführen oder im Zweifel 2 Lackdosen mehr bestellen. Aber ehrlich – man kann nicht jedes Material im Detail richtig vorplanen. Dafür gibt es zu viele Unwägbarkeiten auf einer Baustelle. Also muss der Mitarbeiter vor Ort auch mitdenken oder besser vorausdenken. Nur will er das denn auch immer, wo doch die Materialbeschaffung während der Arbeitszeit so „schön“ sein kann? Und trifft man da nicht auch eine ganze Reihe von Unternehmern und Kollegen, die auch gerne mal ein „Schwätzle“ halten. Um Mitarbeiter zu Mitdenkern zu machen ist Führungsqualität gefordert ist, durch Überzeugung und geeignete Instrumente.
- Flexible Arbeitszeiten Schließlich ist eine flexible Arbeitszeitgestaltung ein Mittel, um unproduktive Zeiten innerhalb des Arbeitsprozesses zu verringern. Zwar sind zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern der Beginn und das Ende der Arbeitszeit, sowie die Pausen geregelt. Gerade im Malerhandwerk mit seinen vielfältigen Vorarbeiten und Trocknungszeiten würde die minutengenaue Einhaltung oft erhebliche unproduktiven Zeiten verursachen. Häufig ist es ökonomischer, Vorleistungen fertig zu stellen, um beispielsweise nach der Mittagspause oder am nächsten Tag mit der Hauptleistung beginnen zu können. Sinnvoll erscheint es auch, Leistungen innerhalb eines Zeitabschnittes (z. B. Tag oder Woche) abzuschließen, so dass keine zusätzlichen Fahr- oder Rüstzeiten entstehen. Dies erfordert wieder den flexiblen und voraus denkenden Mitarbeiter, der bei Bedarf auch bereit ist, betriebliche Notwendigkeiten seinen eigenen Bedürfnissen unterzuordnen.
- Absprachen mit der Bauleitung und anderen Gewerken Ein guter Kontakt zwischen dem Meister bzw. dem Vorarbeiter und dem Bauherrn bzw. dem bauleitenden Architekten ist ein entscheidender Faktor für die Produktivität auf der Baustelle. Die Möglichkeiten der Kommunikation sind heute sehr vielfältig. Dennoch sind Baustellengespräche unverzichtbar, nicht nur weil bestimmte Sachverhalte nur vor Ort besprochen werden können, sondern weil man dabei meist auch zusätzliche Informationen erhält. Je mehr Gewerke an einer Baustelle tätig sind, umso größer sind auch die Abstimmungsprobleme. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Gewerke gleichzeitig arbeiten. Frühzeitige und regelmäßige Absprachen mit anderen Gewerken vor Ort sind daher unerlässlich.
- Zusatzaufträge erkennen und abrechnen (Rapporte schreiben)1) Zusatzaufträge, sog. Nachträge, sind Arbeiten, die in der Regel vor Beginn der Arbeiten noch nicht bekannt sind und erst während der Auftragsausführung entstehen. Gerade für notwendige Zusatzaufträge wird vom Auftraggeber normalerweise kein weiteres Angebot eingeholt, so dass der Auftragnehmer hier „konkurrenzlos“ (aber auch nicht überzogen) kalkulieren kann. Die Gefahr besteht allerdings, dass vergütungspflichtige Zusatzleistungen von den Mitarbeitern vor Ort nicht immer als solche erkannt werden. Die Ausführung von Besonderen Leistungen ohne entsprechende Vergütung vermindert nämlich die Produktivität des Gesamtauftrages. Eine Sensibilisierung der Mitarbeiter hinsichtlich der Unterscheidung von einkalkulierten Nebenleistungen und zu vergütenden Besonderen Leistungen ist daher sehr wichtig. Da diese Zusatzaufträge häufig als Rapportarbeiten vergeben werden, sind auch die rechtlichen Voraussetzungen nach § 15 VOB/B zu beachten.
- Nacharbeiten minimieren Bauhandwerkliche Leistungen finden unter anderen Bedingungen statt als industrielle Fertigung. Ein gewisser Umfang an Nacharbeiten bzw. Ausbesserungen lässt sich gerade bei größeren Aufträgen kaum vermeiden. Allerdings erhöht jede Nacharbeit die unproduktive Zeit der Baustelle. Es ist daher wichtig, dass bereits während der Arbeiten am Objekt Instrumente zur Qualitätssicherung vorhanden sind.
- Reklamationen vermeiden Reklamationen verärgern nicht nur den Kunden, sondern führen auch zu erheblichen Folgekosten. Gewiss – nicht alle Reklamationen lassen sich im Vorfeld vermeiden und durch ein modernes Beschwerdemanagement kann die Zahl der unzufriedenen Kunden erheblich reduziert werden. Dennoch erfordern Reklamationen oft unnötige Reparaturarbeiten und meist ein Vielfaches an Folgekosten.
Dokumentation
Jedes Unternehmen ist ein sich selbst organisierender Organismus. Dabei hat gerade im Handwerk der Unternehmer die Möglichkeit, in hohem Maße die Organisation zu steuern. Die Optimierung der betrieblichen Strukturen ist die Voraussetzung zur Minimierung von unproduktiven Zeiten. Ein Element für eine effiziente Struktur ist die Dokumentation der Vorgänge auf der Baustelle. Es ist daher wichtig, für jeden Auftrag eine sogenannte Auftragsmappe zu führen, in der alle relevanten Sachverhalte erfasst werden. Da diese Mappe auch alle notwendigen baustellenbezogenen Leerformulare enthält, ist sie für den Vorarbeiter eine erhebliche Erleichterung für die kaufmännisch und rechtlich ordnungsgemäße Baustellenabwicklung.
Eberhard Schilling, Akademie für Betriebsmanagement und Meisterschule in Stuttgart
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