Jeder sollte das tun, was er am besten kann! Beim Handwerker sind das Technik und Tagesgeschäft. Aufbereitung und Interpretation von betrieblichen Zahlen sind dagegen beim externen Fachmann besser aufgehoben.
Unternehmer Krischke erhielt eines Morgens im Juli einen Anruf seines Steuerberaters: „Herr Krischke, Sie haben aktuell ein großes Rentabilitätsproblem – ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) weist einen Verlust von 16 Prozent aus“. Irritiert fragte er, welche Maßnahmen notwendig wären. „So genau kann ich es Ihnen nicht sagen. Wenn ich mir die Zahlen anschaue, kann dies mehrere Ursachen haben: Ihre Personalkosten sind stark gestiegen, Ihre Materialkosten ebenso, obwohl der Umsatz identisch zum Vorjahr ist. Sie müssen sich von Mitarbeitern trennen.“ Als dann drei Tage später auch noch seine Bank anrief, dass die Kontokorrentlinien nicht mehr eingehalten werden können, war das Chaos perfekt.
Seine erste Handlung war die Entlassung von vier Mitarbeitern. Diese Maßnahme war mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine Woche später verweigerte seine Bank auf Grund der Überschreitung der Kontokorrentlinien und der vorgelegten Buchhaltungslisten die Überweisung der Löhne. Völlig ratlos holte er sich einen externen Controller. Es wurde begonnen, die verbuchten Daten zu überarbeiten und einen detaillierten Monatsabschluss durchzuführen. Danach wurden die Ursachen deutlich:
- Die Materialrechnungen waren als Aufwand verbucht und nicht bewertet worden (13.000 Euro): die Materialkosten waren überhaupt nicht gestiegen.
- Für abgerechnete Baustellen waren die Rechnungen noch nicht erfasst (6.400 Euro).
- Die Rückstellungskonten hatten noch den gleichen Stand wie zu Jahresbeginn! Das hieß: Die aufgelaufenen „Überstunden“ seiner Mitarbeiter zum 31. 12. des Vorjahres wurden im Frühjahr abgebaut, seine Mitarbeiter nahmen ihren Resturlaub. Nach Anpassung der Rückstellungskonten für Überstunden und Urlaub verbesserte sich sein Ergebnis um 21.500 Euro. Die Aussage: „Ihre Personalkosten sind gestiegen“ musste revidiert werden, er hatte sogar geringere Personalkosten als in seiner Planung und im Vorjahr!
- Die Einzelwertberichtigungen (ältere, noch nicht bezahlte Rechnungen seiner Kunden) wurden ebenfalls nicht angepasst, obwohl Geldeingänge von 3.700 Euro zu verzeichnen waren.
- Letztendlich wurden die nicht abgerechneten Baustellen zum Monatsende nicht bewertet. Dies ergab zusätzliche 37.000 Euro, die dem Umsatz zugeschlagen werden konnten.
- Nachdem alle Belege monatlich abgegrenzt wurden, ermittelte man das Ergebnis. Die zunächst ausgewiesenen 16 Prozent Verlust änderten sich in einen Gewinn von einem Prozent!!!
Liquidität schaffen
Nun hatte man noch das Problem der Liquidität zu lösen. Es wurden alle Liquiditätsflüsse überprüft – leider stimmte alles, die Kontokorrentlinien waren wirklich ausgeschöpft. Auf die Frage „Wie hat sich denn das Zahlungsverhalten der Kunden verändert?“ kam die Aussage: „Die zahlen so wie immer.“ Tatsache war, dass die Kunden im Durchschnitt 18 Tage später zahlten. Die Deckung der Kosten durch Abschlagszahlungen bei den laufenden, noch nicht abgerechneten Baustellen betrug aktuell 34 gegenüber früher 70 Prozent. Somit war dieses Problem auch zu erklären. Es wurde ein Forderungsmanagement eingeführt und die Liquiditätslage entspannte sich.
Die Bank war allerdings nicht so schnell zu überzeugen. „Wir bekommen seit Jahren die BWA und die Summen- und Saldenliste ihres Steuerberaters. Warum sollten wir diesen Listen nicht mehr vertrauen?“ Nach langwierigen Gesprächen konnten sie dann überzeugt werden, unterstützt durch das Einreichen eines monatlichen, umfangreichen Reportings (Berichtswesen). Dieses Reporting enthielt nicht nur aktuelle Daten zu Liquidität, Rentabilität und Umsatz sondern in diesen Segmenten Planungen, Prognosen und Szenarien. Weiter wurden Controllingmaßnahmen in den Bereichen Personal, Finanzen und Kosten umgesetzt.
Wachstum ermöglichen
Das Unternehmen ist nun auf Expansionskurs. Durch die Erstellung von Businessplänen wird jetzt das Wachstum durch die Bank finanziert. Das Rechnungswesen lässt man inzwischen nicht mehr von einem reinen Steuerberater durchführen, sondern von einem Unternehmen, das Kostenrechnung, Controlling, Personalmanagement und Unternehmenssteuerung als Paket anbietet.
Die häufigsten Ursachen für Liquiditätsengpässe sind, dass diese Unternehmen vergangenheitsbezogen geführt werden. Sind überhaupt aktuelle Daten vorhanden, bestehen diese aus einer Summen- und Saldenliste sowie einer BWA. Wie in diesem Fall gezeigt, gibt eine BWA die Lage ungenau wieder. Ein Unternehmen kann mit diesem Instrument nicht souverän geführt werden. Es muss täglich ein aktuelles und stimmiges Berichtswesen verfügbar sein, um Probleme frühzeitig erkennen zu können. Der Unternehmer muss so unterstützt werden, dass er mit wenig Zeitaufwand – unterstützt durch ein übersichtliches Zahlenwerk – sein Unternehmen zielgerichtet und risikolos führen kann. Er soll sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren können.
Das Hauptproblem kleiner und mittlerer Unternehmen (KMUs) besteht bei diesem Ansatz darin, dass sie sich nicht für jeden Bereich einen Spezialisten leisten können, wie dies bei Großunternehmen üblich ist.
Kalkulationen durchführen
Ein weiteres großes Problem der kleinen und mittleren Unternehmen ist das Fehlen einer Auftragsnachkalkulation. Sie können also nie genau sagen, bei welchen Aufträgen sie Geld verdienen und bei welchen sie Geld verlieren. Dies ist aber dringend erforderlich, damit sie im Detail analysieren können, weshalb sie bei Aufträgen Verluste schreiben. Diese Schwachstellen müssen beseitigt werden. Aus ohnehin vorhandenen Daten müssen entscheidungsrelevante Informationen geschaffen werden.
Eine richtige Nachkalkulation ist von Bedeutung für die Kalkulation. Verändern sich Werte, muss die Kalkulation angepasst werden. Verändern sich die Zahlen positiv, könnten durch eine abgestimmte Kalkulation zusätzlich Aufträge gewonnen werden. So kann zusätzlich ein Prämiensystem für die Mitarbeiter geschaffen werden.
Ein absolutes Muss ist die Erstellung einer detaillierten Jahresplanung. Ein Unternehmer sollte sich quantitative und qualitative Ziele stecken. Auf der Basis von Soll-Ist-Abweichungen kann er damit rechtzeitig reagieren und entsprechend gegensteuern. Mit diesem Instrument führt er sein Unternehmen zielgerichtet und kann Risiken im voraus erkennen.
Viele Leser werden sich jetzt die Frage stellen, ob sie zusätzlich zu ihrem Buchhalter-/Steuerberaterbüro einen externen Controller, Personalfachmann und einen Unternehmensplaner mit ins Boot nehmen sollen. Hier muss der Markt der verschiedenen Anbieter erst einmal gründlich sondiert werden. Die Entscheidung sollte auf ein Unternehmen fallen, zu dem man Vertrauen hat, und das mit Fachkompetenz und Erfahrung überzeugt.
Leider arbeiten sehr viele Betriebe ausschließlich mit Daten einer BWA, dem Girokonto oder mit einem um sechs Monate verspäteten Jahresabschluss. Diese Auswertungen sind nur bedingt aussagekräftig. Die auf diesen Grundlagen basierenden Entscheidungen ziehen oft gravierende wirtschaftliche Schäden nach sich.
Aus Sicht der Kosten und des Know-hows betrachtet, ist ein Zögern nachvollziehbar. „Ich mache maximal das, was der Gesetzgeber vorschreibt: eine Buchhaltung und eine Lohn- und Gehaltsabrechnung.“ Dabei kann für unwesentlich mehr Geld mehr Leistung erzielt werden. Perfiko-Geschäftsführer Frank Sulz zu diesem wunden Punkt: „Um die 98 Prozent der Unternehmer wissen nicht, wie wenig sie vom Steuerberater für ihr Geld bekommen.“ Und warum so wenig Unternehmer die Konsequenzen ziehen, wenn sie dieses Manko realisieren? „Persönliche Beziehungen vereiteln oft, dass ein neuer Berater gesucht wird. Lieber setzt man Betrieb oder Ergebnis aufs Spiel.“
Outsourcing kaufmännischer Leistungen gewinnt immer mehr an Bedeutung, genützt wird es aber noch viel zu selten. Die oft genannten Gründe:
- „Ich gebe doch nicht meine internen Zahlen und Daten an einen Außenstehenden weiter!“ (Eine völlig unbegründete Sorge: der Steuerberater hat die Daten ja auch schon jahrelang zur Verfügung gestellt bekommen. Diskretion ist eine Grundvoraussetzung beim Outsourcing.)
- „Ich führe mein Unternehmen schon Jahrzehnte auf diese Weise und mit dem Papierkram kann ich sowieso nichts anfangen.“ Hier trennt sich bei den Anbietern die Spreu vom Weizen. (Sind die Daten strukturiert aufgebaut, einfach zu deuten und wird man bei der Analyse begleitet? Oder muss man man umfangreiche Zahlenwerke wälzen?)
- Die räumliche Distanz stellt in der heutigen Zeit kein Problem mehr dar.
- Die Notwendigkeit von Spezialistenwissen wird erst erkannt, wenn Druck entsteht. Finanziell soliden Unternehmen kann ein gezieltes Outsourcing ebenfalls Vorteile verschaffen.
Sind die Bedenken gegenüber Outsourcing erst einmal ausgeräumt und ist die Umsetzung gelungen, dann will man sich den Nutzen durch die sich ergebenden Vorteile nicht mehr missen.
Vertrauen schaffen
Bei der Überlegung für ein Outsourcing sollte Folgendes beachtet werden:
- sich nach Referenzen der Anbieter erkundigen
- die gewünschte Leistung definieren
- die angebotenen Dienstleistungen aufzeigen lassen
- die zukünftigen Prozesse definieren, Schnittstellen erkennen
Kaufmännisches Outsourcing lohnt sich – es ist günstiger als der Einsatz eigener Angestellter. Durch die Spezialisierung ist eine höhere Qualifikation in den einzelnen Fachbereichen beim Outsourcing-Anbieter vorhanden.
Kontaktadresse: Perfiko Frank Sulz & Timo Eitel GbR Stuttgarter Strasse 9 72555 Metzingen Tel.: (07123) 973873 frank.sulz@perfiko.de
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