. Wenn der Tag zu wenig Stunden hat

Zeitmanagement ist gar nicht so schwer.

Es läuft richtig gut im Maler- und Stuckateurhandwerk. Die Betriebe haben Arbeit ohne Ende. Und die Chefs vor allem eines nicht: Zeit. Auf den Baustellen überschlagen sich die Termine. Die Kunden wollen persönlich bedient werden. Keiner soll warten, wenn er mit dem Chef sprechen möchte. Jeder soll eine perfekte Beratung bekommen. Und das gewünschte Angebot natürlich auch. Und ein Privatleben hat so mancher Malerunternehmer ja auch noch. Hier ein Geburtstag, bei dem man nicht fehlen will oder kann. Dort diverse private Verpflichtungen mit der Familie. Und natürlich die privaten sozialen Kontakte und vielleicht auch noch verschiedene ehrenamtliche Aufgaben. Das alles will erledigt sein. Das alles braucht Zeit. Und genau die fehlt.

Das Hamsterrad

So mancher Unternehmer hat den Schreibtisch immer randvoll. Und im Kalender überschlagen sich die Termine. Der Chef ist morgens der erste und abends der letzte. Immer steht er voll unter Strom. Bei ihm laufen ständig mehrere Projekte parallel. Er entscheidet, reguliert, löst. Und trotzdem hat er abends oft das Gefühl mit seiner Arbeit nicht richtig fertig geworden zu sein. Irgendwas bleibt immer liegen. Und manchmal bleibt sogar etwas Wichtiges liegen. „Mist, das Angebot hätte ich vor dem Wochenende noch fertig machen müssen. Das hatte ich dem Kunden versprochen. Das habe ich heute verpennt“, so oder so ähnlich hört es sich dann an. Die Folge ist eine Nachtsitzung oder ein Wochenendeinsatz. Und trotzdem liegt danach immer noch etwas anderes unerledigt herum. Wieder nicht fertig. Zufrieden ist der Chef damit nicht. Immer mehr macht sich das Gefühl breit, im Hamsterrad zu laufen. Wer aber im Hamsterrad läuft, kommt nie an, egal wie sehr er rennt.

Stehen bleiben

Wer sich so fühlt, der sollte über sein Tun nachdenken. Wer immer nur hinter seinen Aufgaben herläuft und dabei dem eigenen Anspruch nicht gerecht werden kann, der wird vor allem eines: unzufrieden. Wer aber langfristig unzufrieden ist, der wird krank. Deshalb ist eine Änderung notwendig.

Laufen Sie nicht mehr, bleiben Sie stehen! Zugegebenermaßen ist diese Aussage provokant. Aber sie ist richtig. Andere schlaue Menschen nennen das „Zeitmanagement“ und wieder andere nennen es „Work-Life-Balance“. Und alle meinen letztlich das gleiche damit: Die Aufgaben dürfen nicht den Ausführenden terminieren, sondern der Ausführende terminiert seine Aufgaben. Deshalb ändern Sie Ihren Blickwinkel. Starten Sie ganz neu.

Ziele, Ziele, Ziele!

Wer bewusst mit dem kostbaren Gut seiner Zeit umgehen will, der muss sich zunächst einmal darüber im Klaren sein, was ihm wirklich wichtig ist. Zeit ist Lebenszeit. Und wir Menschen haben nun mal nur ein Leben. Deshalb sollten wir dieses Leben nach unseren Vorstellungen – nach den Dingen die uns wichtig sind – gestalten und es nicht gestalten lassen. Also fragen Sie sich:

Welche Ziele und Aufgaben stellen Sie in den Mittelpunkt Ihres Lebens?
Wie viel Ihrer Lebenszeit sind Sie bereit dafür einzusetzen?

Es geht hier darum, dass Sie entscheiden, was in Ihrem Leben Priorität hat. Wer das erkannt hat, der wird den Schwerpunkt seiner Zeit genau darauf verwenden.

Wichtig und dringlich

Das führt uns zu einem anderen Punkt. Es gibt wichtige Dinge und es gibt dringliche Dinge. Wo liegt der Unterschied? Dinge werden dadurch wichtig, dass man ihnen eine Bedeutung beimisst. Es könnte beispielsweise sein, dass ein Vollblutunternehmer, also einer, der mit seinem Malerbetrieb Geld verdienen will, es für wichtig hält, dass er fertiggestellte Arbeiten zeitnah abrechnet. Und da hat unser Unternehmer absolut recht. Wenn eine Malerarbeit fertiggestellt ist und der Kunde sich über die gelungene Renovierung freut, dann sollte er schnellstens die Rechnung bekommen. Denn wer sich freut, der zahlt auch schnell. So bekommt unser Malerbetrieb schnell Geld aufs Konto und braucht sich nicht um seine Liquidität zu sorgen. Schnelle Abrechnung ist vernünftig, -genauso wie eine Zwischenabrechnung von erbrachten Teilleistungen. Malerunternehmer, die das beherzigen, stehen finanziell meist besser da. Konsequente Rechnungsstellung ist wichtig – sehr sogar! Aber manchmal kommt da etwas Dringliches dazwischen. Da kommt beispielsweise eine Angebotsanfrage rein. Die muss schnellstens ausgefüllt werden. Der Architekt macht Druck, er braucht den Preis schnell zum Vergleich. Das ist dringlich und schon wird es vorgezogen. Die Rechnungsstellung bleibt liegen, weil alles andere dringlicher ist. Nur das Wichtige macht in der Regel – anders als das Dringliche – nicht auf sich aufmerksam. Deshalb gerät es leichter in Vergessenheit und wird dann vernachlässigt. Aber keine Angst: Das Wichtige bleibt wichtig. Das wird unser Malerunternehmer merken, wenn das Geld auf seinem Bankkonto aufgebraucht ist. Und dann geht das Hamsterradlaufen von neuem los.

Das Wichtige zuerst

Deshalb sollte man sich darüber im Klaren sein, welche Dinge vor dem Hintergrund der eigenen Ziele die wichtigen sind. Und diese wichtigen Dinge gehen vor. Wer immer versucht alles gleichzeitig und vor allem parallel zu erledigen, der wird abends mit dem unbefriedigenden Gefühl nach Hause gehen, mit keiner Sache so richtig weitergekommen zu sein. Andere hingegen erledigen in ihrer verfügbaren Zeit ein Vielfaches mehr und haben Freiräume für Kreatives und Privates. Der Schlüssel liegt in der Fokussierung:

Die 20/80-RegelSicherlich haben Sie schon einmal gehört, daß man oft mit 20 Prozent des Aufwandes schon 80 Prozent des Ergebnisses erreicht. Die dann noch fehlenden 20 Prozent haben es allerdings in sich und brauchen ein Vielfaches an Energie. Genau diese Erkenntnis sollten Sie nutzen. Gehen Sie die wichtigsten Dinge von Ihrer Liste zuerst an. Und schon haben Sie mit wenig Zeiteinsatz ein großes Ergebnis eingefahren.
Schluss mit „immer und überall“Wer seine Zeit effizient einsetzen will, der muss sich beschränken. Räumen Sie den wirklich wichtigen Aufgaben Vorrang ein und haben Sie bloß keine Angst irgendwas zu verpassen. Sie können nicht immer und überall dabei sein. Das geht nicht. Dafür haben Sie keine Zeit. Überlassen Sie manche Dinge anderen und konzentrieren Sie Ihre eigene Energie anhand Ihrer Ziele.
Nicht „verzetteln“Es gibt Menschen, die sind ständig auf der Suche nach Neuem. Und dabei vertiefen sich diese Planlosen zeitweise in belanglose Tätigkeiten. Gleichzeitig werden die wichtigen Aufgaben vor sich hergeschoben. Und die darin enthaltenen Chancen vollends vertan. Es ist eine bessere Strategie, die wichtigen Dinge anzupacken, als möglichst viele Dinge erledigen zu wollen. Deshalb nehmen Sie sich lieber weniger und dafür Wichtiges vor.
„Lust“ gibt es nichtKlar macht im Tagesgeschäft nicht alles die gleiche Freude. Oder kennen Sie beispielsweise einen Maler und Stuckateur, der gerne Aufmaße zusammenstellt? Da haben viele keine Lust zu und deshalb bleibt die – allgemein als wichtig eingeschätzte – Abrechnung dann liegen. Das Lustprinzip ist wichtig im Leben. Man sollte Dinge tun, die einem Spaß machen und die unlustigen Sachen vermeiden. Schließlich ist das Leben viel zu kurz um sich zu ärgern. Allerdings müssen die Dinge, die als „wichtig“ eingestuft werden, auch erledigt werden. Der Lustfaktor zählt hier nicht! Es gilt vielmehr, dass wichtige Dinge, zu denen man keine Lust hat, zuerst erledigt werden.

Unser kleiner Einblick in das „Zeitmanagement“ zeigt, dass alles gar nicht so schwer ist. Wer meint, von seinen Aufgaben überrollt zu werden, der sollte zunächst einmal über sein Tun nachdenken. Treten Sie einen Schritt zurück und machen Sie sich klar, was Sie wirklich wollen. Und dann schauen Sie sich die ganzen vielen Aufgaben an, die vor Ihnen liegen und bewerten diese. Sie werden sehen, alles halb so schlimm. Vieles ist gar nicht so wichtig und um manches Ungeliebte werden Sie in Zukunft nicht herumkommen. Es sei denn, Sie können diese ungeliebten Aufgaben an eine andere Person abgeben. Das setzt natürlich voraus, dass diese Person zur Erledigung in der Lage ist. Dann haben Sie doppelt gewonnen.

Es ist eine bessere Strategie, die wichtigen Dinge anzupacken, als immer und überall dabeisein zu wollen.