Die Auftragsbücher im Malerhandwerk sind voll, konstatieren die Consultants der Unternehmensberatung Dr. Wieselhuber und Partner (W & P), die das Bauhandwerk unter die Lupe genommen haben. Aber: Produkte, Handelsstrukturen, Auftraggeber und Endkunden sowie das gesamte Umfeld wandeln sich. Digitalisierung, sinkendes Qualifikationsniveau, Fachkräftemangel und steigendes Anspruchsniveau der Auftraggeber sind hier die Stichworte.
Kerstin Moser
Waren früher eine einwandfreie Leistung, ein fairer Preis und ein entsprechendes Auftreten ausreichend, um für volle Auftragsbücher und gute Geschäfte zu sorgen, so muss es heute mehr sein. Der Wettbewerb wächst, nicht zuletzt durch Betriebe, die sich etwa Social Media zu eigen machen und mit viel Engagement authentisches Marketing betreiben. Zudem kommt es gerade durch Internet, Facebook & Co. mit ihrer Transparenz dazu, dass sowohl zufriedene als auch unzufriedene Kunden mit ihrer Meinung mehr Gehör finden. Kurz und gut: Chef muss was tun.
Optimierungsbedarf
Aber wo ansetzen mit der Optimierung des Betriebs? Bemüht sich doch das Malerhandwerk – ebenso wie viele andere Gewerke – seit Jahren beispielsweise bereits sehr intensiv um qualifizierten Nachwuchs. Und auch die Servicequalität ist seit Jahren konstant, wie das Meinungsforschungsinstitut Forsa herausfand. Demnach erhielten die mehr als fünf Millionen Handwerker in Deutschland überwiegend gute Noten von den Verbrauchern. Dabei wurde die Qualität der Arbeitsleistung mit durchschnittlich 1,9 benotet. Die Freundlichkeit der Handwerker wurde sogar mit 1,8 besser bewertet.
Ansetzen lässt sich vielmehr in den betrieblichen Abläufen. Ganz klar: Modernste Digitaltechnik, wie sie der Handwerker auf der Baustelle einsetzt, sollte auch bei den vorangehenden und den nachgelagerten Prozessen eine Rolle spielen. Hier ist an erster Stelle eine ausreichende Ausstattung mit kaufmännischer Software zu nennen. Und zwar deshalb:
Sechs Fakten
- Fakt 1: Mehr Transparenz. Wie ist die Auftragslage? Und vor allem: Wie ist meine längerfristige Auftragsentwicklung? Wie hat sich der Umsatz gegenüber dem Vormonat entwickelt und wie im Vergleich zum selben Monat des vergangenen Jahres? Mache ich mehr Projektgeschäft als noch vor einem Jahr? Bei diesen Fragen sollte sich der Firmenchef nicht allein auf sein Bauchgefühl verlassen. Es ist immer hilfreich, auf eine solide Zahlenbasis zurückgreifen zu können. Auf diese Weise lassen sich „Alarmsignale“ frühzeitig erkennen, es lässt sich bei negativer Entwicklung gegensteuern.
- Fakt 2: Bessere Liquidität. Immerhin 83 Prozent der Firmen und Privatkunden hierzulande begleichen ihre Ausstände innerhalb der gesetzten Fristen, heißt es in der Studie von Deutschlands größtem Inkassoanbieter EOS. Das heißt aber auch, dass 17 Prozent verspätet oder gar nicht zahlen. Ein Umstand, der gerade für kleinere Malerbetriebe gefährlich sein kann. Deshalb sollten auch hier Unternehmer auf den Softwareeinsatz setzen. Hiermit sinkt der Aufwand bereits beim Erstellen der Rechnungen, sie gehen pünktlich raus. Zudem hat der Firmenchef seine Finanzen deutlich besser im Blick und kann auch hier – im Falle des Falles – zügig gegensteuern.
- Fakt 3: Fundament für die Digitalisierung. Auch in den kommenden Jahren werden Dachdecker weiterhin handgeschlagene Schindeln verarbeiten und Maler gewissenhaft von Hand tapezieren, aber gerade in der Betriebsorganisation ist die Digitalisierung im Handwerk bereits selbstverständlich. So ergab eine Umfrage der Handwerkskammer Münster: Für Service und betriebliche Abläufe, beispielsweise Zeiterfassung und Verwaltung, nutzen 59 Prozent der befragten Betriebe mobile Informations- und Kommunikationsmittel. Und das ist auch gut so: Das mobile Aufmaß gleich per Smartphone-App ins Büro funken. Oder die Farbenbestellung gleich vor Ort beim Kunden per Tablet aufnehmen und ins System fließen lassen – all das steigert den Service und macht die betrieblichen Abläufe schlanker. Diese Digitalisierung steht und fällt jedoch mit der kaufmännischen Software. Sie ist das Herzstück, die all diese Informationen bündelt und weiterverarbeitet. Eine durch Vodafone beauftragte Studie kam zu dem Ergebnis: „Unternehmen, die ihren Digitalisierungsgrad als gut oder sehr gut einschätzen, verzeichnen deutlich häufiger ein Umsatzwachstum. Insbesondere kleine Unternehmen profitieren von neuen Technologien.“
- Fakt 4: Vernetzung. Der Farbenhersteller, der seine Warenwirtschaft beispielsweise online bereitstellt und in der man in Echtzeit den Warenbestand prüfen und anschließend nahtlos bestellen kann. Oder der virtuelle Showroom, in dem man dem Kunden ein nahezu realistisches Bild seiner zukünftigen Wandgestaltung präsentieren kann. Auch hier steht die kaufmännische Lösung mit im Vordergrund. Mit ihren Schnittstellen sorgt sie dafür, dass sich eben diese Dienste darin integrieren lassen. Die „Manufactum“-Studie aus dem Jahr 2015 beschreibt, dass die zunehmende Vernetzung und Kooperation im Handwerk eine Rolle spielt. Circa zwei Drittel der befragten Unternehmen schreiben dieser Entwicklung einen spürbaren Beitrag am Unternehmenserfolg zu. Denn gerade im Fach- und Unternehmensübergreifenden Arbeiten sind schlanke Prozesse von Relevanz.
- Fakt 5: Tempo & Präzision. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen sind Word & Excel im Einsatz – und das ist auch völlig in Ordnung, so lange es sich um Tabellenkalkulation und Textverarbeitung handelt. Indes gibt es mittlerweile derart viele weitere Anforderungen an die Abläufe auch eines Malerbetriebs, bei denen diese Produkte einfach fehl am Platz sind. Beispielsweise Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung einem Kunden zuzuordnen und automatisiert diese bearbeiten zu können. Auch beherrscht der Chef damit Abläufe wie korrekte Nachkalkulation, Verwaltung offener Posten, Projekt- und Stammdatenverwaltung nur mit viel „Handarbeit“. Zudem birgt dieses Vorgehen Gefahren. Hier schleichen sich schnell Fehler ein, kommt es zu Unregelmäßigkeiten, kostet das händische Arbeiten einfach zu viel Zeit. Und das wiegt umso schwerer, da es immer mehr gesetzliche Vorgaben gibt wie etwa die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), denen auch das Malerhandwerk genügen muss. Das heißt, Korrektheit und Präzision durch qualifizierte Software sind inzwischen unabdingbar. Wie wichtig diese Funktionen sind, zeigt die Umfrage im Malerblatt http://wissen.malerblatt.de/software/grundlagen/3853-software-fuer-handwerker.html?start=10.
- Fakt 6: Alles aus einer Hand. Der Wunsch der Kunden nach einer Lösung, getreu nach dem Motto „Alles aus einer Hand“ verstärkt den Trend zur Vernetzung und Kooperation. Verschiedene Gewerke arbeiten zusammen an einem Projekt. Wie bei Zahnrädern müssen die Arbeiten ineinandergreifen, um das Projekt im Sinne des Kunden zufriedenstellend abzuwickeln.
Automatisierte Abläufe
Fazit: Eine kaufmännische Software ist auch für das Malerhandwerk – Digitalisierung hin oder her – unverzichtbar. Bei der Auswahl muss der Firmenchef dann noch darauf achten, dass die notwendigen Funktionen vorhanden sind und die Lösung die Erwartungen des Anwenders erfüllt. Darüber hinaus muss sie mit dem Unternehmen mitwachsen können, das heißt: hat der Betrieb heute fünf bis zehn Mitarbeiter, aber in drei, vier Jahren vielleicht schon zehn bis 20, so darf die Software hier nicht in die Knie gehen. Ebenso muss gewährleistet sein – wenn denn das Unternehmen weiterwächst – dass eine größere Software-Generation von eben demselben Hersteller zur Verfügung steht. Letztlich ist entscheidend, dass eine adäquate Technologiekompetenz seitens des Herstellers vorhanden ist, sodass beispielsweise ein Wechsel des Anwenders in die Cloud kein Hexenwerk ist. Derart ausgestattet, ist der Unternehmer für die Zukunft gut aufgestellt.
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