. Innerbetriebliche Abäufe verbessern

Geld sparen durch Prozessoptimierung im Handwerksbetrieb? Das klingt zunächst nach einer Doktorarbeit. Oft sind es Kleinigkeiten in den betrieblichen Abläufen, die unnötig Zeit und Geld verbrennen – und zu beheben sind. Ein Blick auf die typischen Prozessverlangsamer im Handwerksbetrieb und wie man sie strukturiert angeht.

Autor: David Recker

Ein Betrieb arbeitet mit allen Kapazitäten Woche für Woche unter Volllast – trotzdem stimmt der Gewinn nicht. Schleppende Abläufe kosten viel Zeit und Geld. Reibungsloser, somit schneller und mit besseren Margen arbeiten heißt im Umkehrschluss: Arbeitsabläufe müssen, im Kleinen und Großen, verbessert werden,eine Prozessoptimierung muss her. Wo setzt man an?

Schnittstellen entscheidend

Der Workflow im Malerbetrieb folgt im Wesentlichen diesem Ablauf: Ein Auftrag wird klargemacht, die Arbeiten geplant, im Anschluss ausgeführt, dokumentiert und die Leistung abgerechnet. Doch bei jedem Betrieb, der aus mehr als einem Mann oder einer Frau besteht, werden die dahinter stehenden Aufgaben von unterschiedlichen Teammitgliedern erledigt. Zwischen den einzelnen Schritten des Arbeitsablaufs gibt es also Schnittstellen. Genau an diesen entscheidet sich, ob der Workflow zäh oder flüssig weitergeht. Schnittstellen laufen wie geölt, wenn sie transparent strukturiert, gut organisiert und klar kommuniziert werden. Wo aber liegen die Fußangeln – und wie lassen sie sich entschärfen? Schauen wir in die Details des Workflows.

Anfrage bis Auftragsbestätigung

Der Kunde fragt eine Leistung an, es folgt eine Beratung, ein Angebot und, wenn der Auftraggeber einschlägt, eine Auftragsbestätigung. Hier werden bereits die Weichen für den effektiven Einsatz der Arbeitszeit des Kundenbetreuers (meist des Chefs) und seiner Büromitarbeiter gestellt.

Fragt die Bürokraft, die die Kundenanfrage entgegennimmt, alle wichtigen Details ab – oder vergisst sie einige, muss vom Chef darauf hingewiesen werden und noch einmal dem Kunden hinterhertelefonieren?

Werden alle Infos zur Kundenanfrage für den Beratungstermin sauber zusammengestellt oder fehlen regelmäßig Hinweise, z. B. auch zu Arbeiten, die man bereits für diesen Auftraggeber durchgeführt hat? Geht der Berater bestens vorbereitet in den Termin – oder muss er sich unter Zeitdruck selbst noch vieles zusammenstellen?

All diese einzelnen Aufgaben und ihre Übergabe gestalten sich reibungsloser, wenn standardisierte Checklisten und Vorgänge die Aufnahme der Kundenanfragen und die Zusammenstellung von Unterlagen für den Beratungstermin auf eine einheitliche Linie bringen.

Dasselbe gilt für die Dokumentation des Beratungstermins. Was will der Kunde genau? Welche weiteren Infos sollte man ihm mit dem Angebot zukommen lassen? Auch das sollte so schriftlich festgehalten werden, dass die Bürokraft oder auch der Berater selbst transparent und schnell weiterarbeiten und ein treffendes Angebot formulieren kann. Ist es verschickt, kommt ein neuralgischer Punkt: Viele Handwerksbetriebe erstellen mit großem Zeiteinsatz viele Angebote – und versäumen es, deren Trefferquote zu erhöhen – weil das Nachhaken nicht fest institutionalisiert ist. Diese Praxis sollte in jedem effektiv arbeitenden Betrieb zur Regel gemacht werden.

Vom nächsten Schritt, der Auftragsbestätigung, geht es weiter zu einer ganz entscheidenden Schnittstelle: Die Arbeiten müssen vorbereitet werden – von der Materialbestellung über die Zusammenstellung der Baustellenteams bis hin zu Terminabsprachen und genauen Anweisungen für die Mitarbeiter. Auch hier helfen festgelegte Abläufe und Informationsweitergaben: Sie halten die Arbeit auch dann im Fluss, wenn der nächste Wechsel zum verantwortlichen Mitarbeiter stattfindet.

Baustellenbeginn bis Ende

Sind die Baustellenteams am ersten und jedem weiteren Tag bestens präpariert mit konkreten Arbeitsvorgaben, vollständiger Material- und Werkzeugausstattung? Oder fehlt an jeder Stelle noch etwas, sodass Verzögerungen und Wartezeiten teuer zu Buche schlagen? Wird Material, das aus dem Lager entnommen wird, sofort erfasst und Verbrauchsmaterial nachbestellt? Jeder dieser reibungslosen Abläufe bringt Gewinn fürs Zeit- und Geschäftskonto.

Das gilt auch für den Informationsrückfluss von der Baustelle ins Büro. Gibt es klare Vorgaben, zu welchem Zeitpunkt Rapportzettel bei wem ohne Wenn und Aber abgegeben werden müssen? Werden auch Zusatzleistungen und abweichender Materialverbrauch erfasst?

Von Dokumentation bis Abrechnung

Ohne die Aufstellungen über geleistete Stunden und real eingesetzte Materialien, quittiert vom Kunden, und ihrer Zuordnung zu LV-Positionen lässt sich keine wasserdichte Rechnung stellen. Dagegen schaffen – Minimum wöchentliche – Dokumentationen der Baustellenfortschritte schon während der Arbeiten einen Überblick. Das ist besonders bei größeren Projekten wichtig, bei denen die Gefahr von Nachträgen eher Regel als Ausnahme ist. Stimmen hier die organisatorischen Voraussetzungen und der Informationsfluss von den gewerblichen zu den Büromitarbeitern, hakt es auch nicht bei der Rechnungstellung direkt nach Projektabschluss. Ein flüssiger Arbeitsablauf führt hier unmittelbar zu verlässlicher Liquidität.

Von Mensch zu Mensch

Für jeden der hier beschriebenen Arbeitsschritte im Workflow gibt es eine weitere Voraussetzung: klare Verantwortlichkeiten. Sie sind die Grundlage dafür, dass organisatorische Vorgaben überhaupt erst greifen können. An jeder Schnittstelle läuft es runder, wenn festgelegt ist: Wer führt die jeweiligen Arbeiten aus und trägt dafür die Verantwortung? Im Hinblick auf die Büro- und Baustellenteams: Wer verantwortet das jeweilige Gesamtergebnis am Ende als Führungskraft oder Vorarbeiter? Sind diese Rollen verteilt, wird sich die Effizienz zusehends steigern. Zeitfressern wie Aufgaben auf die lange Bank schieben oder auch doppelte Arbeit wird so der Zahn gezogen.

Jeder Arbeitsablauf wird effizienter, wenn konkret in den jeweiligen Details Verbesserungen durch Standardisierungen eingeführt werden. Doch wie geht man eine solche Prozessoptimierung unter realen Bedingungen an?

Von Anfang bis Ende

So viel ist klar: Jeder Arbeitsablauf von Anfrage bis Abrechnung in einem Handwerksbetrieb besteht aus vielen einzelnen Schritten und vielen Schnittstellen. Jeder Arbeitsablauf wird effizienter, wenn konkret in den jeweiligen Details Verbesserungen durch Standardisierungen eingeführt werden. Den Anfang machen immer die genaue Betrachtung und die Dokumentation von betrieblichen Prozessen. Laut einer amerikanischen Studie bringt bereits das – also das Bewusstmachen, wie der Workflow im eigenen Betrieb läuft –schon 15 Prozent Effizienzgewinn. Und weiter? Am besten startet man mit den Arbeitsabläufen, bei denen das Bauchgefühl des Chefs klar signalisiert: Hier hakt es derzeit enorm. Dann geht es weiter, in einem Bereich nach dem anderen. Sinnvoll ist es, sich als Unternehmer mit dem notwendigen organisatorischen Rüstzeug für diese gewinnbringende Aufgabe zu wappnen. Die Brillux Akademie bietet praxisnahen Input. In Seminaren wie „Zeit- und Selbstmanagement“ werden Grundlagen und viele praktische Hilfsmittel vermittelt.

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