Zeit- und Selbstmanagement - Fünf Tipps für Führungskräfte

Zeit- und Selbstmanagement ist derzeit eine Herausforderung. Fünf Tipps, wie Sie sich als Führungskraft effektiv organisieren – und Ihre Mitarbeiter dabei gleich mitnehmen!

Autor: David Recker

Debakel, Desaster, Chaos, Katastrophe – viel ist derzeit die Rede von Dingen, die anscheinend oder auch nur scheinbar nicht funktionieren. Lassen wir dahingestellt. Fakt ist jedoch, dass es in gefühlt unsicheren Zeiten umso wichtiger ist, für sich selbst Ordnung zu schaffen, um handlungsfähig zu bleiben. Das gilt in besonderem Maße für Führungskräfte und Unternehmer. Doch genauso wichtig ist es für kaufmännische Angestellte im Handwerksbetrieb, für die vieles anders ist als sonst und die sich – zumindest teilweise – im Homeoffice wiederfinden. Da braucht es eine gute Selbstorganisation – sprich: ein konsequentes Zeit- und Selbstmanagement. Es gibt eine Struktur für den Tag vor. Es hilft, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und konstruktiv in Aktion zu bleiben. Worauf kommt‘s an? Nehmen Sie folgende fünf Ansatzpunkte auf Ihre Agenda und geben Sie sie auch an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro weiter.

1. Wissen, was morgen wichtig ist

Was erwartet mich am nächsten Arbeitstag? Das sollte man schon auf dem Schirm haben, bevor man sich ans Tagwerk macht. Planen Sie also spätestens am Abend für den nächsten Morgen voraus. Diese Viertelstunde, die es Sie kostet, lohnt sich allemal. So fällt der Arbeitsbeginn am Folgetag leicht – und man schläft davor garantiert besser. Bei der Vorausplanung hat es sich bewährt, jeden Arbeitstag nicht maximal mit To-dos vollzustopfen. Lassen Sie Lücken für Unvorhergesehenes. Mit der 50:50-Regel – nur die Hälfte der Arbeitszeit wird an feste Aufgaben vergeben – fährt man für den Anfang gut. Je nach Art der Arbeit kann man mit der Zeit mehr oder weniger Puffer in die Vorausplanung einfließen lassen.

2. Der Tagesschwerpunkt hat Vorfahrt

Der Arbeitstag ist vorbei und Sie sind wieder nicht zu dem gekommen, was Sie eigentlich fertigstellen wollten? Ein klarer Fall von Verzettelung und schlechter Laune, der nicht sein muss. Legen Sie – ebenfalls am besten schon am Abend davor – Ihre wichtigste Tagesaufgabe fest, die definitiv zu erledigen ist und von der Sie nichts und niemand abhalten kann. Priorität hat, was für Sie und das Unternehmen wirklich wesentlich ist. Vorfahrt haben z. B. dringende und wichtige Aufgaben wie die Akquise eines lukrativen Projekts, Koordinationsarbeiten für eine laufende Baustelle oder auch mittelfristig entscheidende Betriebsführungsaufgaben. Fragen Sie sich bei der Vergabe Ihrer ersten Priorität stets: Was ist morgen die relevanteste Aufgabe, die in jeden Fall abends in trockenen Tüchern sein muss?

3. Sie haben Termine – mit sich selbst

Als Unternehmer ist man weitgehend geübt darin, sich selbst Vorgaben zu machen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tun sich da schon etwas schwerer – zumal, wenn sie davor nur auf Zuruf tätig waren. Eigenverantwortliches, gut organisiertes Arbeiten heißt aber in jedem Fall, sich die Arbeit zielführend einzuteilen. Fixe Termine, die man sich selbst auferlegt, sind dabei ein enorm wichtiges Werkzeug. Mit einem zeitlichen Ziel vor Augen, wann die Aufgabe fertiggestellt sein soll, arbeitet es sich nicht nur effektiver. Ein eingehaltener Termin mit sich selbst ist auch ein Erfolgserlebnis („Geschafft!“) und steigert so die Selbstmotivation.

4. Wer relaxt, ist schlagkräftiger

Durcharbeiten ohne Punkt und Komma ist nicht nur längst aus der Mode – es ist inzwischen sogar erwiesenermaßen als auf die Dauer ineffiziente Arbeitshaltung widerlegt. Pausen zwischen Arbeitseinheiten sind deshalb mehr als nur schön. Sie sind kleine Zwischenziele am Tag, geben Energie, heben die Stimmung und beugen somit physischer und psychischer Überlastung vor. Zum effektiven Zeit- und Selbstmanagement gehört also unbedingt auch das Einplanen von Entspannungsmomenten. Ob das der Zehn-Uhr-Kaffee, die Mittagspause, die Runde um den Block oder andere Auszeiten während des Arbeitstages sind, bleibt sich gleich. Entscheidend ist nur, dass es sie fix gibt. Gewarnt sei allerdings vor zu langen Pausen: Im schlimmsten Fall schieben sie das Arbeitsende zu weit nach hinten hinaus, sodass der Feierabend als Entspannungszeit fehlt.

5. Was Zeit frisst, wird aktiv dressiert

Vorausplanung, Aufgabenpriorisierung, eine klare Zeitstruktur und gutes Pausenmanagement sind umgesetzt – und trotzdem kommen Sie regelmäßig in zeitliche Schwierigkeiten? Dann lohnt der Blick auf die vielen kleinen Momente und Ereignisse, die am täglichen Zeitbudget knabbern. Solche Zeitfresser haben viele Gestalten. Es können Kunden sein, die zu gern eine halbe Stunde mit Ihnen telefonieren, obgleich die eigentliche Frage in fünf Minuten geklärt ist. Es kann der ständige Blick aufs Handy sein oder der Wechsel ins E-Mail-Postfach, sobald eine neue Nachricht eintrifft. Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser, indem Sie eine Woche lang Buch darüber führen. Haben Sie die hungrigsten Zeitfresser dingfest gemacht, üben Sie einen neuen Umgang mit ihnen ein. Steuern Sie beispielsweise Telefonate mit redseligen Kunden künftig bewusst: Führen Sie mit Fragen und Zusammenfassungen gezielt auf ein schnelleres Ende hin, ohne unhöflich zu wirken. Geben Sie sich ebenfalls feste Zeiten vor – z. B. stündlich –, in denen Sie Ihr Handy checken oder E-Mails lesen und beantworten. Mit solchen Verhaltensänderungen gewinnen Sie die Zeithoheit zurück – und nebenbei ein deutlich höheres Maß an Konzentration, Effizienz und Zufriedenheit mit Ihrem Tagwerk.

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