Wochenzettel digital

Abends schreibt keiner seine Wochenzettel. Die schreibt er drei Tage später. Da musst Du ständig hinterherlaufen. Walter Knoth, Inhaber von Malerteam Knoth aus Hemsbach, bringt das leidige Thema mit den Wochenzetteln auf den Punkt. Irgendwann hatte er keine Lust mehr seinen Leuten hinterherzulaufen. Und die Zettel, die er dann bekam, waren ihm einfach zu ungenau. Deshalb hat er einen großen Schritt nach vorne getan und in seinem Malerbetrieb eine moderne Zeiterfassungslösung angeschafft: „Meine Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit jetzt auf der Baustelle. Die Daten werden automatisch in mein Büro übertragen und landen dort automatisch in der Maler-Software. Ich muss nichts mehr eintippen und sehe immer sofort, was wie läuft.“ Als Erfassungsgeräte kommen Smartphones zum Einsatz. Das sind moderne Mobiltelefone, die mit einem leistungsfähigen Betriebssystem ausgestattet sind und dadurch eine echte Programmierung ermöglichen. Die Datenübertragung erfolgt automatisch über Mobilfunk, wobei nur Kosten anfallen, während die Geräte Daten senden.

Für den Betrieb war das Neuland, denn Knoth hat nicht nur eine Zeiterfassungslösung neu angeschafft, sondern gleich die gesamte EDV erneuert. Vorher hatte er viele Jahre mit der kaufmännischen Software eines kleineren Anbieters gearbeitet, die auch gut funktionierte. „Irgendwann tat sich da nichts mehr. Ich dachte mir, die verschlafen ja den Markt und habe mich umgeschaut“, erinnert er sich. Fündig wurde er bei der hessischen Softwareschmiede C.A.T.S.-Soft. Hier schaute er sich intensiv die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM an und kaufte die Zeiterfassung CATSbauzeit gleich dazu. „Mir war sofort klar, dass wir das brauchen“, sagt er kurz und knapp dazu. Dass er das genauso meint, wie er es sagt, spiegelt die Firmengeschichte wider.

Walter Knoth hat seinen Malerbetrieb im Jahre 1990 gegründet. Vorher hatte er seinen Meister gemacht und den Betriebswirt des Handwerks gleich hinterher geschoben. Weil Knoth einerseits der Meinung war, dass ein Unternehmen einen professionellen Standort braucht und andererseits die Kosten klein halten wollte, hat er ein Grundstück angemietet und darauf einen zweistöckigen Bürocontainer gestellt. Das ging schnell und war mit überschaubaren Kosten verbunden. Der Container wurde perfekt ausgebaut und inzwischen natürlich auch mit einer Wärmedämmung versehen. Im Firmenprospekt findet sich der Satz „eine professionelle Planung sichert nicht nur das gute Endergebnis, sondern spart auch manche Mark für überflüssige Arbeiten.“ Das ist Firmenphilosophie. Das passt.

Das Malerteam Knoth, das sind aktuell drei Mitarbeiter und drei Auszubildende. Und Walter Knoth arbeitet selbst auch noch produktiv mit. Entsprechend hat er vier Erfassungsgeräte für die Zeiterfassung angeschafft. „Für jeden Mitarbeiter eines. Die Auszubildenden bucht derjenige, der sie jeweils mitnimmt, auf seinem Gerät einfach mit.“ Auf die Frage, ob er bei seiner Betriebsgröße denn wirklich eine Zeiterfassungslösung braucht, antwortet Walter Knoth mit einem klaren „Ja.“ Und dann berichtet der Malermeister und Betriebswirt von einer Baustelle in Ludwigshafen, bei der es einen kleinen Zusatzauftrag gab und erklärt: „Die Auswertung zeigte, dass dreiundzwanzig Prozent Fahrtzeit angefallen sind. Das ist unproduktive Zeit. Die muss in der Kalkulation berücksichtigt werden, sonst wird kein Geld verdient. Ohne detaillierte Zeiterfassung sieht man das nie so genau.“

Natürlich waren die Mitarbeiter anfangs etwas skeptisch, als der Chef ihnen eröffnete, dass nun keine Wochenzettel mehr geschrieben, sondern die Arbeitszeit digital erfasst wird. „Ich habe meinen Mitarbeitern erklärt, dass ich einfach genauer wissen muss, was auf den Baustellen läuft. Das ist für die Zukunftssicherung des Betriebs und der Arbeitsplätze unverzichtbar“, so Knoth. Dann hat er den Mitarbeitern das System erklärt und stellt fest: „CATSbauzeit ist so einfach, da kann man eigentlich nichts falsch machen. Ich fülle das System im Büro mit den Grunddaten und meine Mitarbeiter müssen auf der Baustelle nur mit dem Daumen anklicken.“ Als sein ältester Mitarbeiter nach knapp einer Woche sagte: „Mit dem Tagesabschluss ist Feierabend“, wusste Knoth, dass das System bei den Mitarbeitern angekommen ist. „Die Erfassung der Tätigkeiten auf der Baustelle ist innerhalb weniger Tage zur Routine geworden und meine Mitarbeiter sind inzwischen froh, dass sie keine Wochenzettel mehr schreiben müssen. Diese Zeit fällt einfach weg. Und ich muss nicht mehr nach den Zetteln fragen“, resümiert Knoth und hat gleich noch eine Anekdote auf Lager: Einer der Mitarbeiter hatte morgens verschlafen und hat dann – damit es keiner merkt – schon auf dem Weg zur Baustelle gebucht. „Ich habe ihn dann gefragt, was er im Feld gestrichen hat. Wir haben alle gelacht und es kam kein zweites Mal vor“, erzählt Knoth und beschreibt damit die in der Software integrierte Geopositionierung.

Walter Knoth sieht den Sinn seiner Softwarelösung darin, seine Zeit im Büro zu reduzieren und gleichzeitig mehr Überblick zu haben. Er versteht das als Zukunftssicherung und sagt: „Viele Maler beschweren sich, dass sie zu wenig verdienen. Aber wir müssen uns auch so verhalten, dass wir viel verdienen können.“

Weil Malermeister Walter Knoth mehr Überblick über seine Baustellen haben möchte und keine Lust mehr hat den ganzen Wochenzetteln hinterherzulaufen, hat er für seinen Betrieb eine digitale Zeiterfassung angeschafft.

Malerteam Knoth

Carl-Benz-Straße 7

69502 Hemsbach

Tel.: (06201) 42699/Fax: 477411

C.A.T.S.-Soft GmbH

Tel.: (06462) 9374-0, Fax: -30

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