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Zeit ist Geld

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Zeit ist Geld

Schnittstellen in einer Bürosoftware, die die Türen für die Übertragung von Daten, sowohl nach außen als auch nach innen öffnen, sind wichtigste Werkzeuge, Zeit zu sparen. Weil Artikel und Preise von Lieferanten nicht mehr händisch eingegeben werden müssen, sparen Malerhandwerker jede Menge Zeit.

Autorin: Meike Pruhs | Fotos: Blue Solution

Unterschieden wird bei Schnittstellen in Import- und Exportschnittstellen. Je nach Software und Zielgruppe bieten Hersteller unterschiedliche Arten an. Egal, welche Schnittstelle eine Software anbietet: Sie soll die Arbeit des Handwerkers vereinfachen. Schon bei einem Softwarewechsel kann eine Importschnittstelle eine perfekte Unterstützung sein: Alle Stammdaten werden fehlerfrei und in Windeseile von der alten in die neue Software transferiert, der Unternehmensalltag ist nicht gelähmt.

Daten sind fehlerfrei und aktuell

Über Datanorm-Importschnittstellen werden Daten in die Software importiert. Beispielsweise Artikel- und Preislisten von Zulieferern, die häufig 250 bis 500.000 Positionen beinhalten. Diese werden in der Regel per E-Mail via kundenindividueller Importdatei geliefert und können mit nur einem Klick in die Stammdaten eingelesen werden. „Würde ein Handwerker diese Datenmengen händisch einpflegen, wäre er möglicherweise zwei bis drei Wochen beschäftigt. Via Datenimport dauert es lediglich ein paar Minuten“, erklärt Rudolf Melching, Geschäftsführer der blue:solution software GmbH. „Und: Ein automatischer Import ist fehlerfrei.“ Regelmäßig ändern Zulieferer ihre Artikel oder Preise. Müsste ein Handwerker seine Stammdaten danach durchforsten und anpassen würde auch dabei wieder kostbare Zeit verloren gehen. Wer unterschiedliche Lieferanten zu den optimalen Preisvergleichen in seiner Datenbank führt, kann diese Daten außerdem sauber nach Lieferanten trennen und pflegen. Interessant ist für Maler auch die Möglichkeit, Aufmaße über mobile End- oder Laserdistanzgeräte unmittelbar sowie fehlerfrei an die Software TopKontor Handwerk übertragen. Hier werden sie dann zum Mittelpunkt von Angeboten.

Gewerkespezifische Leistungstexte

Andere Schnittstellen liefern gewerkespezifische Leistungstexte, die in die Stammdaten importiert werden können. „Gesetzeskonforme Leistungstexte in Angeboten oder Ausschreibungen zu verwenden, ist für die erfolgreiche Arbeit eines Handwerkers sehr wichtig. Praktisch, wenn diese automatisch in der Bürosoftware zur Verfügung stehen“, betont Rudolf Melching. Die Vorteile: Mit den Kalkulationsdaten bekommt er marktkonforme Preise für Material und Zeitvorgaben, die er für detaillierte Angebote verwenden kann. Gerade bei Ausschreibungen kann sich der Handwerker auf gesetzeskonforme Leistungstexte verlassen.

Ausschreibungskonform arbeiten

Apropos öffentliche Ausschreibungen: Auch diese kann sich ein Maler völlig automatisch über eine GAEB-Schnittstelle in seine Bürosoftware importieren. Ist die Datei eingelesen, kann ein Handwerksbetrieb die Preiskalkulationen manuell eintragen. Oder: Ganz praktisch und bequem ist es, dass ein Doppelklick in den angelegten Leistungsstamm führt und dort die entsprechende Leistung einfach ausgewählt werden kann, die dann automatisch in die Ausschreibung eingefügt wird. Anschließend wird die fertige Ausschreibung auf den Rechner exportiert und an die entsprechende Behörde übermittelt. Hier kann sich der Maler auf ausschreibungskonforme Dokumente verlassen und sich an Ausschreibungen auch außerhalb der Behördenöffnungszeiten beteiligen.

DATEV-Schnittstellen übertragen

Unternehmen können über Exportschnittstellen aber auch Daten aus ihrer Software nach außen versenden. Über die DATEV-Schnittstelle landen mit nur einem Kopfdruck wichtige Unterlagen beim Steuerberater. Darüber können Debitoren-/ Kreditorenstammdaten, Sachkonten (Kontobeschriftungen), Rechnungsausgangsbuch sowie Rechnungseingangsbuch, Kassenbuchungen und Zahlungsein- sowie Zahlungsausgänge übergeben werden. Banking-Schnittstellen ersparen den Weg zur Bank und übertragen Überweisungen fehlerfrei und zeitnah.

GoBD-konformes Arbeiten

Unter dem Stichwort GoBD stellen Softwarehersteller mit Exportschnittstellen außerdem die Weichen für GoBD-konformes Arbeiten. Um die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, wurde der sogenannte Beschreibungsstandard (GDPdU) entwickelt. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nun nicht nur die gespeicherten, steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben, sondern darüber hinaus auch die Strukturinformationen wie die Formatangabe, Dateiaufbau, Felddefinition und die Verknüpfungen zur Auswertung. Mit einer in der Software implementierten IDEA-Export-Schnittstelle können dem Betriebsprüfer steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach den GDPdU-Vorgaben übermittelt werden. Seit Juni 2014 gibt es für die elektronische Rechnung das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Eine Rechnung im ZUGFeRD Format sieht bei der ersten Betrachtung wie eine Rechnung im PDF-Format aus. Die Besonderheit: In der PDF wird die Rechnungsdatei im XML-Format zusätzlich eingebettet und erlaubt, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahrenquellen von Fehlern durch Mitarbeiter.

Weitere Informationen:
https://bluesolution.de

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