Firmenevents planen: Mit Events jeder Art lassen sich die Bekanntheit steigern, Profil zeigen und ein gutes Image aufbauen. Zur Planung einer Firmenveranstaltung gehört deshalb neben der eigentlichen Programmgestaltung und Organisation, die Veranstaltung sichtbar zu machen. Hier kommt der Merkzettel für eine präsente Firmenveranstaltung!
Ankündigen und gezielt einladen
Die Form der Einladung bestimmt mit, wie attraktiv die Angesprochenen die Veranstaltung wahrnehmen und zusagen werden. Bei Events für einen kleinen, geschlossenen Kreis oder die Stammkundenansprache bei offenen Veranstaltungen gibt es diese Möglichkeiten:
– Save-the-date-Ankündigung: Die Veranstaltung liegt zwar noch drei bis sechs Monate in der Zukunft. Doch es soll Spannung und Vorfreude erzeugt oder erreicht werden, dass sich die Eingeladenen diesen Termin sicher reservieren. Dann ist eine Vorankündigung („Save the date!“) das Mittel der Wahl. Am meisten fällt sie auf, wenn sie als Postkarte verschickt wird und natürlich plakativ gestaltet ist.
– Einladung: Bei der schriftlichen Einladung, die spätestens sechs Wochen vor der Veranstaltung verschickt wird, entscheidet das Format ebenfalls über die Attraktivität. Am wertigsten kommt eine Einladungskarte mit Umschlag bei den Geladenen an. Ein Einladungsbrief fällt dagegen schon ab, ist einer E-Mail jedoch noch deutlich überlegen.
Veranstaltung breit bekannt machen
Bei betrieblichen Events wie einem Tag der offenen Tür oder einer Messe, zu der möglichst viele Menschen auch unangekündigt kommen, wird breit gestreut geworben. Wenn Sie ein Firmenevent planen, sind diese analogen und digitalen Werbemedien für diese Zwecke geeignet:
– Anzeigen: Die Veranstaltungsanzeige wird klassisch in gedruckten regionalen Zeitungen oder lokalen Online-Plattformen geschaltet.
– Social-Media-Posts: Von der betrieblichen Veranstaltung erfahren Menschen auch über die Instagram- und Facebook-Kanäle des Unternehmens. Hier kann man ohne Schaltkosten regelmäßige Veranstaltungshinweise posten und dazu auch die Motive von Einladungskarten oder Anzeigen verwenden. Blicke hinter die Kulissen der Event-Vorbereitung oder ein Countdown bis zum Veranstaltungstag halten das Thema spannend.
– Website: Ein Veranstaltungshinweis – gern auch mit einem Countdown kombiniert – gehört direkt auf die Startseite der Website.
– Geschäftskorrespondenz: Ob E-Mail-Signatur oder die Fußzeilen von Rechnungen oder Angeboten: Auch hier ist ein Hinweis auf die Veranstaltung eine gute werbliche Idee.
– Veranstaltungs-/Anlasslogo: Ein tolles Wiedererkennungszeichen besonders für Firmenjubiläen ist ein eigens gestaltetes Markenzeichen für den Anlass. Es kann und sollte auf allen zur Verfügung stehenden Werbeträgern vor der Veranstaltung und auf dem Event selbst, z. B. in der Dekoration, auftauchen.
– Firmenfahrzeug: Als rollende Werbeflächen bestens geeignet, können auch Geschäftsfahrzeuge für die Veranstaltung werben. Ein wieder entfernbarer Aufkleber macht es möglich.
– Presseeinladung und Vorab-Pressemitteilung: Berichtet die Presse über die Firmenveranstaltung, wird sie aufgewertet und bringt den Firmennamen ins Gespräch. Voraussetzung ist, dass die Redaktion der örtlichen Tageszeitung eingeladen wird und eine Presseinformation zum geplanten Programm erhält.
Firmenevent planen: Präsentieren und informieren
Auf der Veranstaltung lässt sich mit den passenden Werbemitteln ein professioneller Eindruck vom Betrieb vermitteln und wichtige Informationen eindrücklich darstellen. Etwa mit diesen Formaten:
– Beachflags: Die Veranstaltung hat ein Motto oder ein Veranstaltungslogo? Der Firmenname soll groß präsentiert werden oder einzelne Event-Angebote ausgeschildert werden? Individuell bedruckte Beachflags, also mobile Fahnen, übernehmen diese Aufgabe. Sie sind zudem flexibel einsetzbar und sehen gut aus.
– Poster: Die Firmengeschichte bei Jubiläen, das Leistungsspektrum des Betriebs oder besondere Kompetenzen oder Referenzobjekte dürfen die Veranstaltungsbesucher keineswegs verpassen? Dann macht man sie attraktiv mit großen Postern sichtbar.
Überraschen und erinnern
– Werbegeschenke: Gute Erinnerungen sollen die Gäste in jedem Fall von der Firmenveranstaltung mitnehmen. Sie erinnern sich noch häufiger daran, wenn ein Werbeschenk die Freude verstärkt. Originelle Give-aways wie z. B. eine kleine Farbdose mit Veranstaltungsetikett und Bonbon-Befüllung sind dafür bestens geeignet.
– Extras: Bei exklusiven Veranstaltungen machen viele kleine Details die Hochwertigkeit aus. Wird beispielsweise zum Jubiläumsabend mit gesetztem Essen geladen, runden eigens erstellte Tischkärtchen und Menükarten das Bild ab. Soll der Dialog unter allen Gästen gefördert werden, gehören auch ansteckbare Namenskärtchen zum Repertoire.
Danken und zurückblicken
Eine Veranstaltung wirkt über den eigentlichen Festtag hinaus, wenn sie im Nachgang fein abgerundet wird – in der direkten wie der öffentlichen Kommunikation:
– Dank an persönlich bekannte Gäste: Mit einer Postkarte, einem Brief oder (notfalls) auch einer E-Mail geht ein Dankeschön fürs Kommen an die Gäste. Natürlich kann hier auch eine Unternehmens- oder Werbebotschaft mit verpackt werden.
– Online-Rückblicke: Auf den Social-Media-Kanälen des Betriebs und auf der Firmen-Website lässt sich das Dankeschön an die Gäste besonders attraktiv mit Fotos vom Event illustrieren.
– Redaktioneller Nachbericht: Hat die Redaktion der örtlichen Tageszeitung eine Journalistin oder einen Journalisten zum Event geschickt, wird der Bericht von der Zeitung selbst erstellt. Nachhelfen kann man, wenn man den Redaktionen eine eigene Pressemitteilung mit Fotos der Veranstaltung übermittelt.
Firmenevent frühzeitig planen
Kommunikations- und Werbemittel für Veranstaltungen machen neugierig, ziehen Gäste an und vermitteln einen guten Eindruck vom Betrieb. Sinnvoll ist es, alle passenden Medien spätestens sechs Monate vor der Veranstaltung zu planen, sie dann gestalten zu lassen und in die Produktion zu geben. Wer hierzu Beratung und eine Rundum-Dienstleistung für die Erstellung aller Werbemittel zu günstigen Konditionen benötigt, wendet sich an die Brillux Marketingunterstützung. Hier werden individuelle Medien für Betriebe konzipiert und produziert.
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