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Kontrolle ist besser

Betrieb & Markt
Kontrolle ist besser

Schon lange setzen Unternehmer auf Zeiterfassungssysteme als betriebswirtschaftliches Hilfsmittel. Moderne mobile Geräte sind jedoch viel handlicher als dieses antike Exemplar aus dem Textilmuseum Bocholt. Foto: wikipedia.de/Ziko van Dijk
Der Einführung einer mobilen Zeiterfassung stehen viele Mitarbeiter oft skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten kann der Unternehmer überzeugen?

Josef Schneider

Über den Sinn einer systematischen Arbeitszeiterfassung gibt es nichts zu diskutieren, stellt sie doch die wesentliche Basis für die Zwischen- und Nachkalkulation dar. Nur wer weiß, wie viel Zeit für eine Leistung benötigt wird, kann diese auch mit auskömmlichen – und doch konkurrenzfähigen Preisen – kalkulieren. Entsprechend leicht tun sich die Hersteller mobiler elektronischer Zeiterfassungssysteme bei der Argumentation für ihre Produkte:
  • Zeitnahe und genaue Zeiterfassung
  • Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen LV-Positionen, Tätigkeiten oder Arbeitsschritten
  • Erzielen praxisnaher Kalkulationsdaten
  • Zwischen- oder Nachkalkulation per Knopfdruck
  • Permanenter Überblick über alle laufenden Bauvorhaben
  • Effizientere Einsatzplanung
  • Nachvollziehbare Tätigkeitsnachweise für den Kunden
  • Ermitteln unproduktiver Arbeits- zeiten
  • Weniger Übertragungsfehler als bei handschriftlicher Erfassung
  • Weniger Erfassungsaufwand im Büro
Von diesen Vorteilen profitiert nicht nur der Unternehmer sondern der ganze Betrieb – und damit jeder Einzelne. Und trotzdem werden diese Argumente einen skeptischen Mitarbeiter wenig überzeugen. Zu einseitig zielen sie auf die Vorteile des Unternehmers ab. Was oft bleibt ist das Gefühl, dass „der Chef kein Vertrauen mehr hat“. Auch der Verlust des Privilegs, „nicht stempeln zu müssen“, hemmt die Begeisterung für die neue Technik.
Nun kann der Chef natürlich mit der Faust auf den Tisch hauen und die Einführung der mobilen Zeiterfassung schlicht und einfach befehlen: „Wer sich weigert, fliegt. Basta!“ Die Frage ist, ob solche Brechstangenargumentation zielführend ist. Denn Arbeitszeiterfassung ist Vertrauenssache und funktioniert nur mit den Mitarbeitern und nicht gegen sie. Ein Systemhersteller machte folgende Erfahrung: „Als ein Unternehmer die Einführung unseres mobilen Zeiterfassungssystems dazu nutzen wollte, gleichzeitig den Arbeitsbeginn von der Werkstatt auf die Baustelle zu verlagern, war das Projekt gestorben. Da konnten wir wieder einpacken, denn alle Mitarbeiter weigerten sich kategorisch das neue System zu akzeptieren.“ Zu solch einer Machtprobe muss es aber gar nicht erst kommen. Vor allem nicht, wenn der Unternehmer seine Mitarbeiter schon früh in seine Überlegungen mit einbezieht. Viele Systemhersteller sehen in der Mitarbeiterbeteiligung denn auch die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung der mobilen Zeiterfassung. Zudem raten sie zu folgenden Argumenten gegenüber Mitarbeitern:
  • Lästige Schreibarbeit entfällt
  • Weniger Papierkram
  • Vorteile für Mitarbeiter mit Rechtschreibschwächen oder geringen Deutschkenntnissen.
  • Imagegewinn durch Verwendung von „Hightech“ statt Papier und Stift
  • Smartphone oder Handy als Erfassungsgerät kann auch privat genutzt werden
  • Mehrleistung und Pünktlichkeit des einzelnen Mitarbeiters wird sicht- und messbar
  • Zeiterfassung als Voraussetzung für pünktliche Gehaltszahlung
  • Keine Diskussion mehr mit Kunden über tatsächlich geleistete Arbeitszeit bzw. An- und Abfahrtszeiten bei Regiearbeiten
Ein Hersteller berichtete von einem Workshop, den er für die Mitarbeiter eines Unternehmens durchführte. Die Skepsis gegenüber der elektronischen Zeiterfassung war anfangs groß. Doch als er, als neutrale Person, die Mitarbeiter über die Vorteile aufklärte stieg die Akzeptanz sehr schnell. „Als ich dann noch zeigte, wie man auch künftig seine Pause fünf Minuten überziehen kann, ohne dass das Gerät gleich Alarm schlägt, war das Eis gebrochen.“

praxisplus
Konkrete Lösungen für die mobile Zeiterfassung zeigten die folgenden EDV- Aussteller auf der Farbe – Ausbau & Fassade. In Klammern die bevorzugten Geräte.
  • 1 Spezielles Datenerfassungsgerät
  • 2 Handy
  • 3 Smartphone
  • 4 Pocket-PC
  • 5 Barcodescanner

Bewährt und innovativ
Neben bereits erprobter betriebswirtschaftlicher Software zeigten die EDV-Spezialisten auf der Branchenmesse auch neue Lösungen.
Wer sich als Handwerker über die neuesten EDV-Trends für Maler und Stuckateure informieren wollte, kam auf der Fachmesse Farbe – Ausbau & Fassade in München voll auf seine Kosten.
Stand an Stand, dicht gedrängt: so präsentierten sich die EDV-Gurus unserer Branche auf der Messe in München. Neben Altbewährtem und Detailverbesserungen boten sie den Besuchern viele Highlights. Eine Auswahl:
C.A.T.S.-Soft (www.cats-soft.de) präsentierte mit „VerA“ (Vernetztes Arbeiten) eine mobile Softwarelösung auf dem Smartphone. Damit kann der Handwerker von unterwegs auf Kundendaten zugreifen, Termine und Aufgaben pflegen oder sich Notizen machen. Integrierte Checklisten, in Verbindung mit der im Smartphone integrierten Kamera, unterstützen ihn bei der Baustellendokumentation.
Für Malerbetriebe, die ihren Kunden eine regelmäßige Wartung von Fassaden oder Fenstern anbieten, hat Moser (www.moser.de) seine betriebswirtschaftliche Software um eine neue Funktion erweitert. Das Programm errechnet auf Basis von Witterungsbelastung, geografischer Lage und Klima die optimalen Renovierungsintervalle. Der Handwerker braucht dann nur noch Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen um einen Instandhaltungstermin zu vereinbaren.
Neben der mobilen Zeiterfassung (siehe nebenstehenden Artikel) rückte Sander und Partner (www.winworker.de) das Thema „Lean Controlling“ in den Fokus. Dieser Begriff steht für eine detaillierte Nachkalkulation auf Basis verbuchter Arbeitsstunden und Materialrechnungen. Das Programm liefert darauf basierend eine Auswertung für den gesamten Betrieb oder Deckungsbeiträge, aufgeschlüsselt nach Hauptkostenstellen oder Kundenstruktur.
Mit am Stand von Sander und Partner präsentierte sich msd – malerstammdaten.de (www.malerstammdaten.de). Das Unternehmen erstellt neutrale Leistungsbeschreibungen als Grundlage für die Kalkulation von Malerleistungen. Derzeit lieferbar sind die Daten für die Verarbeitung von WDVS.
Hightech aus dem Koffer bot Bernhard Seifert (www.enacc.de). Die von ihm entwickelte Software läuft auf einem Tablet-PC. Mit diesem mobilen Büro kann der Handwerker direkt auf der Baustelle das Aufmaß und im gleichen Arbeitsschritt das dazu gehörige Angebot erstellen.
Doch nicht nur betriebswirtschaftliche Software stand im Mittelpunkt des Messegeschehens – auch die Farbgestaltung kam nicht zu kurz. Bonk Computersysteme (www.farbeplus.de) präsentierte eine Lösung, mit der sich Hausansichten oder Innenräume direkt im Internet kolorieren lassen.
Auch das Kompetenzzentrum für Ausbau und Fassade (www.stuck-komzet.de) präsentierte Lösungen für das Internet. Betriebe können die internetbasierte „Fix2Print“-Lösung nutzen und sich damit individuelle Werbemittel erstellen.
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